Kernunterschiede auf einen Blick
| Aspekt | Besprechungsnotizen | Besprechungszusammenfassung |
|---|---|---|
| Timing | Während des Meetings erstellt | Nach dem Meeting erstellt |
| Detailgrad | Umfassend und detailliert | Kondensiert und kurz |
| Format | • Aufzählungspunkte • Chronologisch | Strukturierte Abschnitte, Hervorhebungen |
| Länge | Mehrere Seiten möglich | Normalerweise 1–2 Absätze |
| Förmlichkeit | Kann ruhig informell/persönlich sein | Ausgereifter für die Weitergabe |
| Hauptverwendung | Referenz und Kontext | Schnelle Updates und Follow-ups |
Was sind Meeting-Notizen?
Besprechungsnotizen sind eine ausführliche Dokumentation, die in Echtzeit während einer Besprechung erfasst wird. Sie dienen als umfassendes Protokoll der Diskussionen, indem sie den Verlauf des Gesprächs, die von den Teilnehmern angesprochenen spezifischen Punkte, gestellte Fragen und gegebene Antworten festhalten.
Das Format von Meeting-Notizen kann sehr individuell sein – jede Form, die dir am besten hilft, Informationen festzuhalten und wieder abzurufen. Sie sind in der Regel weniger formell als offizielle Sitzungsprotokolle und können persönliche Beobachtungen, Randnotizen und Erinnerungen enthalten.
Besprechungsnotizen enthalten typischerweise:
- • Diskussionsthemen und Gesprächspunkte
- • Wichtige vorgebrachte Argumente und Perspektiven
- • Aufgeworfene Fragen und gegebene Antworten
- • Aktionspunkte mit zugewiesenen Verantwortlichen
- • Wichtige erwähnte Fristen
- • Kontext- und Hintergrundinformationen
- • Persönliche Beobachtungen und Erinnerungen für Nachfassaktionen
Beste Anwendungsfälle für Meeting-Notizen
Persönliche Referenz
Wenn du dich an bestimmte besprochene Details oder getroffene Entscheidungen erinnern musst
Komplexe Projekte
Nachverfolgung sich entwickelnder Anforderungen, technischer Details und Stakeholder-Feedback
Team-Zusammenarbeit
Weitergabe von Kontext an Kolleg:innen, die vollständige Transparenz über Diskussionen benötigen
Schulung & Onboarding
Dokumentation von Prozessen und Entscheidungen für neue Teammitglieder
Was sind Meeting-Zusammenfassungen?
Eine Meeting-Zusammenfassung ist ein prägnantes Dokument, das nach dem Ende eines Meetings erstellt wird und den Beteiligten eine schnelle Möglichkeit bietet zu verstehen, was passiert ist, ohne ein vollständiges Transkript lesen oder an dem Gespräch teilnehmen zu müssen. Sie verdichtet das gesamte Meeting auf die wichtigsten Punkte, die am meisten zählen.
Besprechungszusammenfassungen werden typischerweise als Follow-up-E-Mails, Slack-Nachrichten oder kurze Dokumente geteilt. Sie konzentrieren sich auf die Ergebnisse statt auf den Prozess – was entschieden wurde, was als Nächstes passieren muss und wer verantwortlich ist. Das Ziel ist, jemanden in weniger als zwei Minuten auf den neuesten Stand zu bringen.
Besprechungszusammenfassungen enthalten typischerweise:
- • Meeting-Übersicht (Datum, Teilnehmende, Zweck)
- • Wichtige getroffene Entscheidungen
- • Aktionspunkte mit Verantwortlichen und Fristen
- • Ungeklärte Fragen oder offene Punkte
- • Nächste Schritte und Folgepläne
Beste Anwendungsfälle für Meeting-Zusammenfassungen
Updates der Geschäftsführung
Kurz die Führung über Ergebnisse informieren, ohne dass sie die vollständigen Notizen durchgehen muss
Abwesende Stakeholder
Informiere diejenigen, die nicht teilnehmen konnten, schnell über die wichtigsten Erkenntnisse
E-Mail-Nachfassaktionen
Teile Entscheidungen und Maßnahmen mit dem erweiterten Team
Projektdokumentation
Erstelle durchsuchbare Aufzeichnungen wichtiger Entscheidungen und Meilensteine
Was ist mit Sitzungsprotokollen?
Protokolle von Besprechungen sind formelle, offizielle Aufzeichnungen, die typischerweise für Vorstandssitzungen, Gerichtsverfahren oder Compliance-Anforderungen benötigt werden. Anders als Notizen oder Zusammenfassungen dienen Protokolle als Rechtsdokumente, die belegen, was geschehen ist.
Notizen
Informell, flexibel, persönlich
Zusammenfassungen
Prägnant, umsetzbar, teilbar
Protokoll
Formelles, detailliertes, offizielles Protokoll
Wie KI-Tools mit Notizen vs. Zusammenfassungen umgehen
Moderne KI-Meeting-Tools wie Fireflies, Otter und Notta erstellen automatisch sowohl Notizen als auch Zusammenfassungen. Sie zeichnen Ihre Anrufe auf, transkribieren das Audio und nutzen dann KI, um sowohl ausführliche Notizen als auch komprimierte Zusammenfassungen zu erzeugen – so erhalten Sie das Beste aus beiden Welten.
KI-generierte Besprechungsnotizen
- • Echtzeit-Transkription mit Sprechererkennung
- • Automatische Organisation nach Thema oder Sprecher
- • Hervorhebung von Schlüsselmomenten und Entscheidungen
- • Durchsuchbarer Text, um bestimmte Diskussionen zu finden
- • Zeitgestempelte Einträge, die mit der Aufnahme verknüpft sind
KI-generierte Meeting-Zusammenfassungen
- • Kompakte Übersicht, die nach dem Ende des Meetings erstellt wird
- • Automatische Extraktion von Aktionspunkten
- • Wichtige Entscheidungen und Ergebnisse hervorgehoben
- • Anpassbare Zusammenfassungsformate und -längen
- • Einfaches Teilen per E-Mail oder Messaging-Apps
Top KI-Tools für Notizen & Zusammenfassungen
Wann man Notizen vs. Zusammenfassungen verwendet
Verwende Besprechungsnotizen, wenn:
- • Du musst dich später an genaue Details erinnern
- • Die Diskussion umfasst komplexe technische Themen
- • Du verfolgst sich ändernde Anforderungen
- • Mehrere Perspektiven müssen erfasst werden
- • Du möchtest persönliches Referenzmaterial
- • Kontext und Nuancen sind für Entscheidungen wichtig
Verwende Meeting-Zusammenfassungen, wenn:
- • Stakeholder benötigen schnelle Updates
- • Du verschickst Follow-up-E-Mails
- • Die Zeit für die Überprüfung ist begrenzt
- • Der Fokus liegt auf Ergebnissen, nicht auf dem Prozess
- • Du brauchst Verantwortlichkeit für Aktionspunkte
- • Abwesende Kollegen müssen schnell aufholen
Profitipp: Verwende beides!
Der effektivste Ansatz ist, Notizen und Zusammenfassungen gemeinsam zu verwenden. Führe detaillierte Notizen für deine persönliche Referenz und Projektarchive, während du prägnante Zusammenfassungen mit Stakeholdern teilst, die schnelle Updates benötigen. Moderne KI-Tools erstellen beides automatisch, sodass du dich nicht entscheiden musst.