📋 Verständnis der DSGVO für Meeting-Aufzeichnungen
Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) gilt für jede Organisation, die personenbezogene Daten von EU-Bürgern verarbeitet, unabhängig davon, wo sich die Organisation befindet. Meetingaufzeichnungen, die Sprache, Video und identifizierende Informationen enthalten, gelten als personenbezogene Daten im Sinne der DSGVO und müssen mit entsprechender Sorgfalt und unter Einhaltung geeigneter Compliance-Maßnahmen verarbeitet werden.
Warum Meeting-Aufzeichnungen unter der DSGVO sensibel sind
- •Sprachaufnahmen kann in bestimmten Kontexten als biometrische Daten betrachtet werden
- •Videoaufnahmen enthalten identifizierbare visuelle Informationen der Teilnehmenden
- •Besprechungsinhalt kann sensible persönliche oder vertrauliche geschäftliche Informationen enthalten
- •KI-Transkriptionen durchsuchbare Archive persönlicher Daten erstellen
✅ Einwilligungsanforderungen für Aufzeichnungen
Gültige Einwilligung nach der DSGVO
Nach der DSGVO muss die Einwilligung zur Aufzeichnung von Meetings bestimmte Kriterien erfüllen. Stillschweigende oder konkludente Zustimmung ist nicht mehr ausreichend – Organisationen benötigen eine ausdrückliche, nachweisbare Einwilligung.
- Freiwillig gegeben - Teilnehmende müssen ohne negative Konsequenzen ablehnen können
- Spezifisch - Die Einwilligung muss sich auf den spezifischen Zweck der Aufzeichnung beziehen
- Informiert - Die Teilnehmenden müssen wissen, was aufgezeichnet wird und warum
- Eindeutig - erfordert eine eindeutige aktive Zustimmung (keine vorab angekreuzten Kästchen)
- Auszahlbar - Teilnehmende können ihre Einwilligung jederzeit widerrufen
Checkliste für Benachrichtigungen vor der Aufzeichnung
- ☐Hinweis zur Aufzeichnung in Besprechungseinladungen einfügen
- ☐Gib eine klare Erklärung, warum die Aufzeichnung benötigt wird.
- ☐Geben Sie an, wie lange Aufzeichnungen aufbewahrt werden.
- ☐Link zur vollständigen Datenschutzerklärung mit Aufzeichnungsdetails
- ☐Gib eine mündliche Erinnerung, bevor die Aufzeichnung beginnt
- ☐Option anbieten, ohne Aufzeichnung zu gehen oder teilzunehmen
Alternative Rechtsgrundlagen für Aufzeichnungen
Während die Einwilligung die gebräuchlichste Grundlage ist, können in bestimmten Situationen andere rechtliche Grundlagen anwendbar sein:
- Berechtigtes Interesse - für interne Besprechungen mit dokumentierten geschäftlichen Anforderungen und ordnungsgemäßem Abwägungstest
- Vertragliche Erforderlichkeit - wenn die Aufzeichnung erforderlich ist, um einen Vertrag mit der teilnehmenden Person zu erfüllen
- Gesetzliche Verpflichtung - für regulierte Branchen, in denen die Anrufaufzeichnung gesetzlich vorgeschrieben ist
🔒 Anforderungen an Datenspeicherung und -sicherheit
Erforderliche Sicherheitsmaßnahmen
Die DSGVO verlangt angemessene technische und organisatorische Maßnahmen zum Schutz aufgezeichneter Besprechungsdaten.
- Ende-zu-Ende-Verschlüsselung - für Daten während der Übertragung in Meetings
- Verschlüsselung im Ruhezustand - für gespeicherte Aufnahmen und Transkriptionen
- Zugriffssteuerungen - Zugriff nur für befugtes Personal vorbehalten
- Prüfprotokollierung - Verfolgung, wer auf Aufnahmen zugreift und wann
- Multi-Faktor-Authentifizierung - für administrativen Zugriff auf Aufzeichnungen
- Warteräume und Passwörter - um unbefugten Zugriff auf Meetings zu verhindern
Überlegungen zum Speicherort
- EU-Rechenzentren - werden bevorzugt, um Komplikationen bei grenzüberschreitenden Übertragungen zu vermeiden
- EU-US Datenschutzrahmen - kann Übertragungen an zertifizierte US-Organisationen zulassen
- Standardvertragsklauseln - erforderlich für Übermittlungen in nicht angemessene Länder
- Bewertungen der Auswirkungen von Datenübermittlungen - muss für internationale Übermittlungen dokumentiert werden
👤 Rechte der Teilnehmer nach der DSGVO
Besprechungsteilnehmer haben umfangreiche Rechte in Bezug auf ihre aufgezeichneten Daten. Organisationen müssen darauf vorbereitet sein, Anfragen innerhalb von 30 Tagen zu erfüllen.
📋 Recht auf Auskunft (Artikel 15)
Teilnehmende können Kopien von Aufnahmen anfordern, die ihre Stimme oder ihr Bild enthalten, sowie Informationen darüber, wie die Daten verarbeitet werden, wer Zugriff darauf hat und wie lange sie aufbewahrt werden.
✏️ Recht auf Berichtigung (Artikel 16)
Wenn Transkriptionen Fehler oder Ungenauigkeiten enthalten, können die Teilnehmenden Korrekturen anfordern, damit der Inhalt das während der Besprechung Gesagte korrekt wiedergibt.
🗑️ Recht auf Löschung (Artikel 17)
Das Recht auf Vergessenwerden ermöglicht es Teilnehmenden, die Löschung von Aufzeichnungen zu verlangen, die ihre personenbezogenen Daten enthalten, es sei denn, die Aufbewahrung ist gesetzlich vorgeschrieben oder für die Geltendmachung rechtlicher Ansprüche erforderlich.
📦 Recht auf Datenübertragbarkeit (Artikel 20)
Teilnehmende können ihre Daten in einem maschinenlesbaren Format, wie etwa Audiodateien oder Transkriptdokumenten, für die Übertragung an einen anderen Dienst erhalten.
🚫 Widerspruchsrecht (Artikel 21)
Teilnehmer können der Aufzeichnung widersprechen, insbesondere wenn die Verarbeitung auf berechtigten Interessen statt auf ausdrücklicher Einwilligung beruht.
📊 Empfohlene Aufbewahrungszeiträume für Daten
Die DSGVO verlangt, dass Daten nur so lange gespeichert werden, wie es zur Erfüllung ihres Zwecks erforderlich ist. Legen Sie klare Aufbewahrungsrichtlinien für verschiedene Aufzeichnungsarten fest.
| Aufnahmeart | Vorgeschlagene Aufbewahrung | Rechtfertigung |
|---|---|---|
| Interne Teammeetings | 30–90 Tage | Nur zur operativen Verwendung |
| Kunden-/Klientengespräche | Vertragsdauer + 1 Jahr | Vertragsstreitigkeiten |
| Verkaufsgespräche | 6-12 Monate | Schulungs- und Qualitätszwecke |
| Compliance-/Rechtsbesprechungen | Wie gesetzlich vorgeschrieben | Regulatorische Anforderungen |
🛡️ Auswahl DSGVO-konformer Meeting-Tools
🇪🇺 Lösungen mit Sitz in der EU oder Hosting in der EU
- Jamie KI - In Deutschland ansässig, von Grund auf DSGVO-konform, kein Bot erforderlich
- MeetGeek - Verfügbare EU-Rechenzentrumsoptionen
- Sembly KI - Europäische Hosting-Optionen mit starker Compliance
- Fathom - Starker Fokus auf Datenschutz und Compliance-Funktionen
✅ Wichtige Funktionen, auf die Sie achten sollten
- Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) - leicht verfügbar und umfassend
- EU-Datenresidenz - Optionen für die Speicherung innerhalb der EU
- Automatisches Löschen - basierend auf konfigurierbaren Aufbewahrungsrichtlinien
- Einholung von Einwilligungen - in den Aufnahmeprozess integrierte Mechanismen
- Datenexport - Fähigkeiten für Portabilitätsanfragen
- SOC 2 Typ II oder ISO 27001 - Sicherheitszertifizierungen
📝 Checkliste zur DSGVO-Compliance
Vor der Aufzeichnung
- ☐Fügen Sie den Hinweis auf die Aufzeichnung im Voraus in die Meeting-Einladungen ein
- ☐Link zur Datenschutzerklärung mit Details zur Aufzeichnung
- ☐Skript für die mündliche Einwilligung zu Beginn des Meetings „Bevor wir beginnen, möchte ich kurz um Ihre mündliche Einwilligung bitten. 1. Dieses Meeting wird aufgezeichnet, um [z. B. Protokolle zu erstellen / Inhalte zu dokumentieren / die Qualität zu verbessern]. 2. Die Aufzeichnung kann Ton, ggf. Video und geteilte Bildschirminhalte umfassen. 3. Die Aufzeichnung wird von [Name des Unternehmens/der Organisation] gespeichert und kann von berechtigten Personen intern eingesehen werden. 4. Sie können die Einwilligung jederzeit verweigern oder widerrufen. In diesem Fall werden wir die Aufzeichnung beenden bzw. Ihre Beiträge nachträglich aus der Aufzeichnung entfernen, soweit möglich. Wenn Sie mit der Aufzeichnung unter diesen Bedingungen einverstanden sind, sagen Sie bitte jetzt deutlich: ‚Ja, ich stimme zu.‘ [Pause für Antworten] Für das Protokoll: Ich bestätige, dass die Teilnehmenden, die ‚Ja‘ gesagt haben, der Aufzeichnung zugestimmt haben. Teilnehmende, die nicht zustimmen oder nichts sagen, werden nicht aktiv einbezogen oder auf Wunsch aus der Aufzeichnung entfernt.“
- ☐Tool so konfigurieren, dass die Aufzeichnung automatisch angekündigt wird
- ☐Dokumentieren Sie die Rechtsgrundlage für die Aufzeichnung
Während der Aufzeichnung
- ☐Informiere alle Teilnehmer vor Beginn mündlich
- ☐Gib die Möglichkeit, abzulehnen oder zu gehen
- ☐Sicherstellen, dass die Aufnahmeanzeige für alle sichtbar ist
- ☐Aufzeichnung für vertrauliche Gespräche stoppen
- ☐Notiere alle sensiblen Themen, die geschwärzt werden sollten
Nach der Aufzeichnung
- ☐Speichere Aufnahmen an einem genehmigten, sicheren Ort
- ☐Zugang nur für autorisiertes Personal beschränkt
- ☐Aufbewahrungsplan anwenden und automatische Löschung durchführen
- ☐Zugriff protokollieren und Prüfpfad beibehalten
- ☐Seien Sie darauf vorbereitet, Anfragen von betroffenen Personen zu erfüllen
⚠️ Strafen bei Nichteinhaltung
Verstöße gegen die DSGVO können zu erheblichen Strafen führen. Aufsichtsbehörden setzen diese Vorschriften aktiv durch.
Bis zu 20 Millionen Euro
für schwerwiegende Verstöße gegen grundlegende Prinzipien
Bis zu 4 % des weltweiten Jahresumsatzes
je nachdem, welcher Betrag höher ist
- Vollstreckungsbescheide - sofortige Einstellung der Verarbeitung erforderlich
- Reputationsschaden - vor öffentlicher Offenlegung von Verstößen
Aufzeichnungen ohne Einwilligung sind in Deutschland besonders schwerwiegend, da sie gemäß § 201 des Strafgesetzbuches (StGB) eine Straftat darstellen können. Auch Frankreich hat durch die CNIL strenge Anforderungen, einschließlich spezifischer Richtlinien zur Einhaltung von Vorschriften bei Videokonferenzen.