How to Take Better Meeting Notes

Taking great notes isn't about writing everything down. It’s a three-part skill: prepare before the meeting, capture the important stuff during it, and organize everything so it’s actually useful afterward. Once you stop trying to transcribe every word and start using this approach, your notes will go from a messy record to a real tool that creates clarity and keeps everyone accountable.

Warum Ihre Besprechungsnotizen nicht funktionieren

Seien wir ehrlich – die meisten Meeting-Notizen sind ein Chaos. Wir alle kennen das: Man verlässt ein Meeting mit Seiten voller hektischer Notizen, hat aber eigentlich keine Ahnung, was man als Nächstes tun soll. Das passiert meistens, weil wir in die Falle tappen, nur aufzuzeichnen, was gesagt wird, statt aktiv zuzuhören, was wirklich wichtig ist.

Das Problem ist nicht, dass du nicht genug schreibst; es ist, dass du die falschen Informationen festhältst. Zu versuchen, das gesamte Gespräch wortwörtlich zu dokumentieren, ist ein todsicherer Weg, auszubrennen, und es hinterlässt dir eine Textwand, die später unmöglich zu nutzen ist. Noch wichtiger ist, dass es deine Aufmerksamkeit vom Zuhören und der aktiven Teilnahme an der eigentlichen Diskussion ablenkt.

Vom Gerichtsstenografen zum Strategen

Um dein Notizenmachen wirklich auf das nächste Level zu bringen, brauchst du einen mentalen Wandel. Deine Aufgabe ist es nicht, das Gespräch zu protokollieren, sondern die umsetzbaren Erkenntnisse daraus herauszufiltern. Denk an die Ergebnisse. Studien haben gezeigt, dass unproduktive Meetings ein enormes Problem für Führungskräfte sind, und fast immer liegt es daran, dass es keinen klaren Zweck oder keine Nachverfolgung gab. Deine Notizen sind das, was die Diskussion mit konkretem Handeln verbindet.

Worauf solltest du dich also konzentrieren? Im Grunde läuft es auf ein paar wichtige Dinge hinaus:

Dieses einfache Framework hilft dir, das Wesentliche zu erfassen, um voranzukommen.

Die drei Säulen des umsetzbaren Notizenmachens

Um das noch klarer zu machen, habe ich diesen strategischen Ansatz in drei unterschiedliche Phasen unterteilt. Jede Phase hat ein spezifisches Ziel, das auf der vorherigen aufbaut und eine einfache Aufgabe in einen leistungsstarken Prozess verwandelt.

Wenn du diese drei Säulen beherrschst, stellst du sicher, dass die in Meetings verbrachte Zeit sich direkt in Fortschritt übersetzt.

Bereite die Bühne, bevor das Meeting beginnt

Believe it or not, the secret to great meeting notes has almost nothing to do with what happens during the meeting. It’s all about what you do in the few minutes beforehand.

Unvorbereitet in ein Meeting zu gehen, ist wie zu versuchen, ein neues Rezept zu kochen, ohne vorher einen Blick auf die Zutaten zu werfen. Vielleicht kommt am Ende etwas Essbares heraus, aber der Prozess wird chaotisch und stressig sein. Die eigentliche Arbeit passiert, bevor es heiß hergeht.

So, what’s the biggest culprit behind unproductive meetings? A lack of a clear agenda. It’s a shockingly common problem. Research shows that only 37% of meetings come with an agenda, and 61% of C-suite execs point to that as the main reason meetings go off the rails. You can dig into more meeting productivity statistics to see just how deep this issue runs. When you do get an agenda, use it.

Figure Out What

Bevor du dem Anruf beitrittst oder den Raum betrittst, nimm dir fünf Minuten Zeit. Sieh dir die Agenda an und stell dir eine einfache Frage: „Was muss ich persönlich aus diesem Gespräch mitnehmen?“

Deine Antwort wird sich von der aller anderen unterscheiden. Vielleicht brauchst du eine endgültige Entscheidung zu einem Projekt, das ins Stocken geraten ist. Vielleicht muss eine technische Spezifikation geklärt werden oder du musst einfach wissen, wer für den nächsten Schritt verantwortlich ist und bis wann.

Diese persönlichen Ziele aufzuschreiben ist, als würdest du deinem Gehirn einen Spickzettel geben. Es bereitet dich darauf vor, dich auf die Informationen zu konzentrieren, die für dich wirklich wichtig sind. Diese kleine Gewohnheit legt einen Schalter um und macht dich von einem passiven Zuhörer zu einem aktiven Teilnehmer mit einer Mission.

Hier ist eine schnelle Möglichkeit, deine Gedanken zu strukturieren:

This isn't about creating more work; it's about making the meeting work for you. You stop just reacting to the conversation and start steering it toward what you need.

Mach deinen Notizbereich bereit

Never, ever start with a blank page. Whether you're using a tool like Notion or a classic paper notebook, set up a simple template before the meeting starts. This little bit of structure saves you from the frantic scramble of trying to organize your thoughts while three people are talking at once.

Deine Vorlage muss nicht ausgefallen sein. Allein ein paar vorbereitete, feste Bereiche zu erstellen, macht einen riesigen Unterschied.

Versuchen Sie, diese grundlegenden Abschnitte einzubauen:

Mit einer vorbereiteten Vorlage gehst du ruhig und souverän in das Meeting. Du bist nicht mehr nur ein Protokollant, der versucht, hinterherzukommen – du bist ein Stratege, bereit, von der ersten Minute an das Wesentliche festzuhalten.

Erfassung dessen, was im Meeting wirklich wichtig ist

Gut, die Besprechung läuft und die Ideen fliegen nur so. Das ist der Moment, in dem die meisten ins Straucheln geraten. Sie versuchen, sich wie ein/e Gerichtsschreiber:in zu verhalten und fieberhaft jedes einzelne Wort mitzuschreiben. Das ist ein Rezept für Burnout und, ehrlich gesagt, nicht besonders hilfreich. Deine Aufgabe ist es nicht, ein perfektes Transkript zu erstellen, sondern als Filter zu fungieren und das Gold aus dem Gespräch herauszuziehen.

Um das gut zu machen, musst du dein Ohr für bestimmte Trigger-Phrasen schärfen. Denk an sie wie an Wegweiser, die schreien: „Hey, das ist wichtig – schreib das auf!“ Wenn du dich auf diese Hinweise konzentrierst, geht es bei deinen Notizen weniger um Quantität und mehr um Qualität.

Auf Handeln und Verantwortung achten

The most critical information in any meeting is about what happens next. So, instead of getting lost in the weeds of the general discussion, laser-focus on commitments. You're hunting for moments when a decision is made or a task is handed out.

Hier sind die Arten von Aussagen, bei denen du hellhörig werden solltest:

When you hear one of these, your only job is to capture the "who, what, and when" with absolute clarity. A vague note like "talked about marketing budget" is useless. A great note is "Sarah to send the final Q3 budget proposal to the team by Wednesday." One is noise; the other is an instruction.

Diese Art von strukturiertem Ansatz mit klaren Symbolen und einer guten Organisation stellt sicher, dass nichts Wichtiges untergeht.

Finde eine Notizmethode, die für dich funktioniert

Jedes Gehirn ist anders verdrahtet, daher funktioniert das, was für Ihre Kollegin oder Ihren Kollegen gut ist, möglicherweise nicht für Sie. Entscheidend ist, ein System zu finden, mit dem Sie Informationen schnell erfassen können, ohne den Faden des Gesprächs zu verlieren.

Hier ist eine kurze Übersicht über ein paar beliebte Methoden, um zu sehen, welche bei dir am ehesten zündet.

Vergleich von Notizmethode

Experimentiere mit diesen und finde heraus, was sich natürlich anfühlt. Vielleicht entwickelst du sogar ein Hybridsystem, das ganz dein eigenes ist. Das Ziel ist Klarheit und Schnelligkeit, nicht das Befolgen einer starren Formel.

Entwickle deine eigene Kurzschrift

Seien wir ehrlich, Gespräche laufen schnell. Zu versuchen, Schritt zu halten, indem man alles ausführlich von Hand mitschreibt, ist ein aussichtsloser Kampf. Hier wird ein persönliches Kurzschriftsystem zu deiner Geheimwaffe. Du musst keine komplett neue Sprache lernen – ein paar konsistente Symbole reichen völlig aus.

Mach es intuitiv und persönlich. Zum Beispiel:

Using simple shortcuts like these helps you keep pace with the discussion, so you can stay engaged instead of having your head buried in your notebook. And staying engaged is crucial. Research shows that 52% of employees lose focus within the first 30 minutes of a meeting. According to meeting engagement statistics from Flowtrace, effective note-taking is one of the best ways to stay locked in.

Wenn du aktives Zuhören mit einem einfachen Kurznotizensystem kombinierst, veränderst du das Spiel komplett. Du verlässt jede Besprechung mit einer klaren, prägnanten Aufzeichnung darüber, was entschieden wurde, wer was macht und bis wann es fällig ist.

Rohnotizen in umsetzbare Schritte verwandeln

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Die Besprechung ist vorbei, aber deine Arbeit ist noch nicht erledigt. Im Moment hast du wahrscheinlich ein Notizbuch voller Kritzeleien, Abkürzungen und halbfertiger Gedanken. Das ist nur der Ausgangspunkt. Der wichtigste Teil beim besseren Mitschreiben passiert direkt, nachdem du auf „Meeting verlassen“ geklickt hast – wenn du dieses Rohmaterial in einen klaren Plan verwandelst.

Don't let your notes get cold. All the context and nuance of the conversation are fresh in your mind for only a short window of time. I always make it a rule to process my notes within 15-20 minutes of the meeting ending. If I wait until the end of the day, I'm almost guaranteed to misinterpret my own shorthand or forget a crucial detail someone mentioned offhand.

Der schnelle Überprüfungs- und Verfeinerungsprozess

Okay, zuerst einmal: Bring Ordnung ins Chaos. Es geht nicht darum, alles von Grund auf neu zu schreiben. Es geht darum, die wertvollen Teile herauszuziehen und sie so verständlich zu machen, dass jemand, der nicht im Raum war (was in zwei Wochen auch du selbst sein könntest), sie nachvollziehen kann.

Gehe deine Notizen mit einem Ziel durch: Wert herauszuziehen. Nach meiner Erfahrung bringen wirklich produktive Meetings im Grunde nur zwei Dinge hervor, die zählen.

Sobald du diese destillierte Version hast, ist es an der Zeit, diese Klarheit mit dem Rest des Teams zu teilen. So stellst du sicher, dass alle auf dem gleichen Stand sind und, mindestens genauso wichtig, schaffst du öffentliche Verantwortlichkeit.

Verteile eine einfache Nachverfolgung

You don't need to draft a formal, multi-page report. Honestly, no one will read it. A quick summary sent in an email or a shared Slack channel is almost always more effective. By doing this, you become the person who ensures things actually get done.

Halte die Nachbereitung extrem einfach und schnell erfassbar. Hier ist eine Struktur, die ich seit Jahren verwende und die wunderbar funktioniert:

Zum Beispiel könnte dein Abschnitt mit den To-dos so aussehen:

Dieses kurze Ritual nach dem Meeting verwandelt deine Notizen von persönlichen Erinnerungen in ein leistungsstarkes Werkzeug für Team-Alignment und Umsetzung. Es ist der letzte, entscheidende Schritt, um Notizen zu machen, die tatsächlich Handlungen vorantreiben.

Häufige Fehler beim Notizenmachen, die du vermeiden solltest

Selbst die gewissenhaftesten Notizenschreiber können in ein paar Fallen tappen. Diese typischen Fehler zu erkennen, ist der erste Schritt, um deine Notizen nach dem Meeting wirklich nützlich zu machen.

The biggest mistake I see people make is trying to act like a court stenographer. You can't—and shouldn't—write down every single word. When you're frantically typing or scribbling, you stop listening to understand and start listening just to transcribe. You'll capture the words but completely miss the meaning behind them.

Ein weiterer klassischer Fehler ist, bei deiner Kurzschrift zu clever werden zu wollen. Das abgefahrene Symbol, das du spontan erfunden hast, mag sich im Moment genial anfühlen, wird aber zu einer nutzlosen Kritzelei, wenn du dich einen Tag später nicht mehr daran erinnerst, was es bedeutet. Halte es einfach und bleib bei einem System, das du kennst.

Vage Ideen vs. konkrete Handlungen

Genau hier geht oft der eigentliche Wert eines Meetings verloren. Deine Notizen werden zu einem Durcheinander aus interessanten Gedanken und Brainstorming-Punkten, aber es ist nicht klar, was tatsächlich entschieden wurde oder wer was tun soll.

Es ist ein Rezept für ins Stocken geratene Projekte und verpasste Fristen.

Die Lösung ist überraschend einfach: Schaffe in deinen Notizen eine klare visuelle Trennung für zwei Dinge: