Hör auf, bei jedem Meeting von vorne anzufangen. Diese 8 kostenlosen Notion-Agenda-Vorlagen decken jede Meeting-Art ab – von täglichen Standups bis hin zu Vorstandssitzungen.
Warum Notion-Vorlagen generische Agenden schlagen
Notion-Vorlagen passen sich an deinen Workflow an und behalten dabei die Struktur bei. Anders als statische Dokumente enthalten diese Vorlagen Datenbanken, Automatisierungen und Kollaborationsfunktionen, die sich mit den Bedürfnissen deines Teams weiterentwickeln.
Vorteile des Vorlagenpakets
Jede Vorlage enthält vorgefertigte Abschnitte, Datenbankverbindungen und anpassbare Elemente:
- Nachverfolgung von Aufgaben mit Verantwortlichen und Fälligkeitsterminen
- Besprechungsverlauf-Datenbank für einfachen Zugriff
- Teilnehmerverwaltung und Rollenvergabe
- Zeiterfassungs- und Agenda-Einhaltungstools
- Automatisierung von Nachfassaktionen und Erinnerungssysteme
Vorlage 1: Tägliche Standup-Agenda
Perfekt für agile Teams und tägliche Check-ins. Diese Vorlage hält Stand-ups fokussiert und produktiv mit zeitlich begrenzten Abschnitten.
Standup-Struktur
Sieben-Minuten-Format mit integrierter Zeitplanung:
- Eröffnung (1 Minute): Kurze Team-Runde und Fokussierung
- Leistungen von gestern (2 Minuten): Was wurde abgeschlossen
- Prioritäten für heute (2 Minuten): Woran gearbeitet wird
- Blocker und benötigte Hilfe (1 Minute): Probleme, die Unterstützung erfordern
- Nächste Schritte (1 Minute): Maßnahmen und Follow-ups
Standup-Funktionen
Integrierte Tracking- und Verantwortlichkeits-Tools
- Verfolgung des Fortschritts beim Sprint-Ziel
- Blocker-Eskalationssystem
- Indikatoren für die Teamkapazität
- Verfolgung der Meetingdauer
Vorlage 2: Eins-zu-eins-Meeting
Strukturiertes Rahmenwerk für regelmäßige Gespräche zwischen Führungskraft und Mitarbeiter mit Schwerpunkt auf Karriereentwicklung und Beziehungsaufbau.
Abschnitte für Einzelgespräche
Umfassender Diskussionsrahmen:
- Persönlicher Check-in und Wohlbefindensgespräch
- Aktuelle Projektupdates und Fortschrittsüberprüfung
- Identifizierung von Herausforderungen und Unterstützungsbedarfen
- Karriereentwicklung und Wachstumsmöglichkeiten
- Austausch von Feedback und Zielsetzung
- Aktionspunkte und Vorbereitung des nächsten Meetings
Vorlage 3: Projekt-Kickoff-Meeting
Starten Sie Projekte erfolgreich mit umfassender Planung und Abstimmung der Stakeholder vom ersten Tag an.
Kickoff-Komponenten
Wesentliche Elemente der Projektgrundlage:
- Definition von Projektvision und Erfolgskriterien
- Rollen und Verantwortlichkeitsmatrix der Stakeholder
- Zeitplan-Meilensteine und Lieferterminplan
- Ressourcenzuteilung und Budgetübersicht
- Risikobewertung und Strategien zur Risikominderung
- Kommunikationsplan und Berichtsstruktur
Vorlage 4: Sprint Review Agenda
Präsentieren Sie abgeschlossene Arbeiten und sammeln Sie Stakeholder-Feedback in strukturierten Sprint-Demonstrationen.
Rezensionsformat
Stakeholderorientierte Demonstrationsstruktur:
- Zusammenfassung zur Erreichung des Sprintziels
- Abgeschlossene User-Story-Demonstrationen
- Sammlung von Stakeholder-Feedback
- Aktualisierungen und Priorisierung des Product Backlogs
- Vorschau auf die nächste Sprint-Planung
Vorlage 5: Tagesordnung für Vorstandssitzung
Governance-Meetings auf Führungsebene mit formeller Struktur für strategische Entscheidungsfindung und organisatorische Aufsicht.
Elemente einer Vorstandssitzung
Formale Governance-Struktur
- Aufruf zur Sitzungseröffnung und Anwesenheitskontrolle
- Genehmigung des Protokolls der vorherigen Sitzung
- Berichte für die Geschäftsführung und finanzielle Aktualisierungen
- Berichte und Empfehlungen des Ausschusses
- Strategische Entscheidungen und Abstimmungspunkte
- Exekutivsitzung und Vertagung der Sitzung
Vorlage 6: Wöchentliches Teammeeting
Regelmäßige Team-Synchronisation mit einer ausgewogenen Fokussierung auf aktuelle Arbeit, kommende Prioritäten und Teamentwicklung.
Wöchentliche Struktur
Einheitliches Kommunikationsformat für das Team:
- Teamankündigungen und organisatorische Updates
- Projektstatusberichte und Meilensteinfortschritt
- Planung der kommenden Woche und Prioritätensetzung
- Bereichsübergreifende Zusammenarbeit und Abhängigkeiten
- Möglichkeiten zum Wissensaustausch und Lernen
- Teamfeedback und Prozessverbesserungen
Vorlage 7: Retrospektive Besprechung
Kontinuierliche Verbesserungsbesprechungen für Teamreflexion und Prozessoptimierung.
Retrospektiv-Framework
Strukturiertes Verbesserungsgespräch:
- Sprint- oder Periodenrückblick und zentrale Kennzahlen
- Was gut gelaufen ist – Feier und Verstärkung
- Was könnte an der Identifizierung verbessert werden
- Aktionspunkte für Prozessänderungen
- Versuchsplanung und Erfolgsmessgrößen
Vorlage 8: Tagesordnung für Kundentermin
Professionelle Struktur für externe Meetings zu Kundenbeziehungen, Projekt-Updates und Stakeholder-Management.
Struktur von Kundengesprächen
Professionelle externe Kommunikation
- Willkommen und Beziehungsaufbau
- Überprüfung des Projektfortschritts und der Ergebnisse
- Kundenfeedback und Anforderungsänderungen
- Aktualisierungen des Zeitplans und Meilensteinplanung
- Budgetdiskussion und Ressourcenallokation
- Nächste Schritte und Zuweisung von Action Items
So richtest du dein Vorlagenpaket ein
Damit diese Vorlagen in deinem Notion-Workspace funktionieren, sind eine korrekte Datenbankeinrichtung und eine passende Vorlagenkonfiguration erforderlich.
Ersteinrichtung des Arbeitsbereichs
Erstelle die Grundlage für alle Meeting-Vorlagen:
- Erstelle die Hauptseite des Meeting-Hubs zur Navigation
- Meeting-Datenbank mit Vorlagenverknüpfungen einrichten
