Effektive Meetings passieren nicht einfach – sie werden gestaltet – mit klar strukturierten Meeting-Agenden.
Only 30% of meetings are actually productive. Yet 83% of employees spend a third of their time stuck in them — proof that a clear agenda is key to keeping things on track. Moreover, studies have shown that while 67% of employees believe a clear agenda is key to making a meeting productive, only 37% of meetings actually use one.
In this article, you’ll find 15 meeting agenda examples and templates you can adapt for nearly any business scenario in 2025.
Schnelle Agendatipps für effektive Meetings
- An alle Teilnehmer 24–48 Stunden im Voraus senden – Geben Sie ihnen Zeit zur Vorbereitung
- Zeitbegrenzungen einführen – hält Diskussionen fokussiert und im Zeitplan
- Wichtige Punkte zuerst priorisieren – Kritische Themen behandeln, wenn die Energie hoch ist
- Vorbereitungsnotizen hinzufügen – Sagen Sie den Teilnehmern, was sie mitbringen oder vorher durchsehen sollen
Read more tips here.
15 Beispiel-Agenda-Vorlagen für Meetings
Hier sind Beispiele und Vorlagen für Tagesordnungen von Meetings in verschiedenen Geschäftsszenarien, die Sie nutzen können, um das Beste aus Ihren Besprechungen herauszuholen.
Wöchentliche Team-Meeting-Agenda
Ein wöchentliches Team-Sync sorgt dafür, dass alle abgestimmt sind, Hindernisse frühzeitig sichtbar werden und Projekte ohne Überraschungen vorankommen.
Vorbereitung
- Überprüfen Sie vor dem Meeting Ihre Projektkennzahlen und wichtigsten Aufgaben.
- Bringe konkrete Blockaden, Herausforderungen oder Erfolge mit, die du teilen kannst.
- Aktualisiere im Voraus alle relevanten Dashboards oder Dokumente.
Tagesordnung
| Zeit | Thema | Eigentümer | Ziel/Ergebnis |
|---|---|---|---|
| 00–10.10 | Check-in-Runde | Alle Teammitglieder | Teile kurze persönliche/berufliche Updates, identifiziere Blocker. |
| 10–10.35 | Projektaktualisierungen | Einzelunternehmer | Präsentiere den Fortschritt bei Projekten (z. B. Projekt Alpha, Kampagnen, OKRs). |
| 35–10.50 | Benötigte Entscheidungen | Teamleiter / Stakeholder | Klärt offene Punkte wie Budgetzuweisungen oder Prioritäten für Neueinstellungen. |
| 50–11.00 | Maßnahmen & Nächste Schritte | Moderator | Weise Verantwortliche und Fristen zu, plane Follow-ups. |
2. Projektstart
Ein Kickoff bringt Stakeholder in Einklang bezüglich Ziele, Umfang und Verantwortlichkeiten, sodass das Projekt mit einer klaren Ausrichtung startet.
Vorbereitung
- Überprüfe die Projektcharta, das Anforderungsdokument und die technischen Spezifikationen.
- Bereiten Sie Notizen zu Ihrer Rolle und Verfügbarkeit vor.
- Bringen Sie eine Liste von Abhängigkeiten oder Einschränkungen mit, die den Fortschritt beeinflussen können.
Tagesordnung
| Zeit | Thema | Eigentümer | Ziel/Ergebnis |
|---|---|---|---|
| 00–2.10 | Einführungen & Zweck | PM (Moderator) | Lege Kontext und Besprechungsziele fest. |
| 10–2.30 | Projektübersicht | PM | Stimmen Sie Zielen, Erfolgskennzahlen und Meilensteinen ab. |
| 30–2.55 | Umfang & Anforderungen | Lead Engineer / Produkt | Kläre Punkte, die im Umfang liegen, gegenüber Punkten, die außerhalb des Umfangs liegen. |
| 55–3.10 | Ressourcen & Budget | Finanzen / Leiter:in Personal | Bestätigen Sie Personal- und Budgetbeschränkungen. |
| 10–3.30 | Kommunikation & Risiken | PM | Lege Taktung, Tools und erste Risikominderungsmaßnahmen fest. |
3. Kunden-Check-in (Monatliche Überprüfung)
Eine strukturierte Kundenüberprüfung hält die Beziehung gesund, bringt Probleme frühzeitig ans Licht und schafft Einigkeit über die Prioritäten.
Vorbereitung
- Leistungsberichte und KPIs erstellen.
- Kund:innenfragen und Feedback sammeln.
- Teile Materialien 24–48 Stunden im Voraus.
Tagesordnung
| Zeit | Thema | Eigentümer | Ziel/Ergebnis |
|---|---|---|---|
| 00–11.05 | Willkommen & Agenda | Kundenbetreuer | Bestätige die Ziele und die Zeit des Meetings. |
| 05–11.25 | Leistungsbeurteilung | Analyst / Account Lead | Präsentiere Ergebnisse und zentrale Erkenntnisse. |
| 25–11.40 | Bevorstehende Initiativen | Kunden- und Account-Leitung | Prioritäten und Ressourcenbedarf abstimmen. |
| 40–11.55 | Strategische Diskussion | Kunde + Führung | Langfristige Ziele und Chancen besprechen. |
| 55–12.00 | Maßnahmen & Nächste Schritte | Kundenbetreuer | Eigentümer zuweisen und Nachverfolgung planen. |
4. Problemlösungsmeeting
Wenn ein dringendes Problem Kunden oder die Lieferung bedroht, hält diese Agenda das Team auf die Ursachenfindung, Handlungsoptionen und einen schnellen Plan zur Entwicklung einer Lösung fokussiert.
Vorbereitung
- Sammeln Sie Protokolle, Vorfallberichte und Kundenfeedback.
- Bringe relevante Datendashboards und Zeitachsen mit.
Tagesordnung
| Zeit | Thema | Eigentümer | Ziel/Ergebnis |
|---|---|---|---|
| 00–1.15 | Problemdefinition | Supportleiter | Stimmen Sie Umfang, Auswirkungen und Fakten ab. |
| 15–1.45 | Ursachenanalyse | Ingenieurwesen | Mögliche Ursachen und Belege identifizieren. |
| 45–2.10 | Lösungsoptionen | Funktionsübergreifendes Team | Generieren und bewerten Sie Abhilfemaßnahmen. |
| 10–2.30 | Entscheidung & Plan | Produkt- / Technikleiter | Lösung auswählen und Implementierungsaufgaben zuweisen. |
| 30–2.40 | Kommunikationsplan | PM / Support | Lege fest, welche Botschaften an Kunden bzw. intern gehen und wer dafür verantwortlich ist. |
5. Strategische Planungssitzung
Eine Strategieplanungssitzung hilft der Führung, Ziele festzulegen, Ressourcen zuzuweisen und eine Roadmap für das nächste Quartal zu erstellen.
Vorbereitung
- Bringen Sie Berichte aus dem vorherigen Quartal, Marktforschung und Finanzzusammenfassungen mit.
- Lies dir vorab SWOT-Unterlagen und Trendberichte durch.
Tagesordnung
| Zeit | Thema | Eigentümer | Ziel/Ergebnis |
|---|---|---|---|
| 00–9.45 | Q1 Rückblick | Leiter Strategie | Einigkeit über Lessons Learned und Leistung erzielen. |
| 45–10.45 | Marktanalyse | Leiter Strategie | Trends und Wettbewerbsbewegungen identifizieren. |
| 45–11.30 | SWOT | Führungsteam | Stimmen Sie den wichtigsten Stärken, Schwächen, Chancen und Risiken zu. |
| 00–2.30 | Zielsetzung | Führung | Definiere die strategischen Ziele und KPIs für Q2. |
| 30–3.30 | Ressourcenzuteilung | Finanzen / Personalwesen | Weise Budgets und Personen Zielen zu. |
| 30–4.00 | Aktionsplanung | Produktmanager | Erstelle eine erste Roadmap und einen Überprüfungsrhythmus. |
1)
Ein fokussiertes 1:1 schafft Abstimmung, macht Blockaden sichtbar und unterstützt Entwicklungsgespräche zwischen Führungskraft und direkter Berichtsperson.
Vorbereitung
- Direkter Mitarbeitender bereitet 2–3 Themen und einen kurzen Status vor.
- Die Führungskraft bereitet Feedback und mögliche Coaching-Punkte vor.
Tagesordnung
| Zeit | Thema | Eigentümer | Ziel/Ergebnis |
|---|---|---|---|
| 00–0.10 | Check-in & Erfolge | Direkter Bericht | Teile aktuelle Erfolge und die Stimmung. |
| 10–0.25 | Aktuelle Prioritäten | Direkter Bericht | Überprüfen Sie Fortschritt und Hindernisse. |
| 25–0.35 | Entwicklung & Ziele | Manager / direkte*r Mitarbeiter*in | Karrierewachstum und Kompetenzpläne besprechen. |
| 35–0.45 | Aufgabenpunkte | Beide | Vereinbart die nächsten Schritte und den benötigten Support. |
7. Tägliches Stand-up (Scrum)
Kurze tägliche Abstimmungen halten Teams in Bezug auf Fortschritt und Hindernisse auf Kurs, ohne die Arbeit aus dem Takt zu bringen.
Vorbereitung
- Jedes Teammitglied bereitet ein Update in 1–2 Sätzen vor: gestern, heute, Blocker.
Tagesordnung
| Zeit | Thema | Eigentümer | Ziel/Ergebnis |
|---|---|---|---|
| 00–9.02 | Eröffnung | Scrum Master | Kurzer Kontext und Fokus für den Tag. |
| 02–9.12 | Aktuelle Anweisungen Schritt für Schritt | Teammitglieder | Jedes Mitglied teilt Status und Hindernisse. |
| 12–9.15 | Blocker-Triage | Scrum Master | Weise Folgeaufgaben für Themen zu, die mehr Zeit benötigen. |
8. Monatliches Marketing-Meeting
Eine monatliche Marketingüberprüfung bringt Kreativarbeit, Performance und Strategie in Einklang, damit Kampagnen sich schrittweise verbessern.
Vorbereitung
- Bringen Sie Dashboards für Traffic, Conversions und Kampagnenausgaben.
- Bereite bei Bedarf ein kurzes Kreativ-/Inspirationsbriefing vor.
Tagesordnung
| Zeit | Thema | Eigentümer | Ziel/Ergebnis |
|---|---|---|---|
| 00–3.10 | Überblick & Erfolge | Leitung Marketing | Hebe die wichtigsten Erfolge und Erkenntnisse hervor. |
| 10–3.25 | Kampagnenleistung | Analyst | Überprüfe Kennzahlen und ROI pro Kanal. |
| 25–3.45 | Kreatives & Ideen | Kreativleitung | Konzepte vorstellen und Feedback einholen. |
| 45–4.00 | Nächste Schritte & Verantwortliche | Leitung Marketing | Weisen Sie Experimente zu und legen Sie Fristen fest. |
9. Formelle Vorstandssitzung
Vorstandssitzungen sind für die Gesamtstrategie unverzichtbar. Sie erfordern eine straffe Governance – Entscheidungen müssen protokolliert und Berichte im Voraus verteilt werden.
Vorbereitung
- Verteile das Board-Paket mit Finanzunterlagen, Protokollen und Vorschlägen mindestens eine Woche im Voraus.
- Vorstandsmitglieder prüfen die Unterlagen im Voraus.
Tagesordnung
| Zeit | Thema | Eigentümer | Ziel/Ergebnis |
|---|---|---|---|
| 00–10.05 | Aufruf zur Ordnung & Genehmigungen | Stuhl | Genehmigung des Protokolls der letzten Sitzung und der Tagesordnung. |
| 05–10.35 | Berichte der Beamten | CFO / COO | Stellen Sie die aktuellen Finanzdaten und operativen Updates vor. |
| 35–11.35 | Strategische Vorschläge | Führungskräfte | Wichtige strategische Punkte besprechen und entscheiden. |
| 35–12.15 | Abstimmungen & Beschlüsse | Tafel | Entscheidungen formalisieren und Abstimmungen protokollieren. |
| 15–12.30 | Aufgabenpunkte & Abschluss | Vorsitzender / Sekretär | Weise Folgeaufgaben zu und bestätige das nächste Meeting. |
10. Veranstaltungsagenda (Customer Summit)
Kundengipfel bringen Kunden und Stakeholder für Lernen, Networking und Beziehungsaufbau zusammen.
Eine klare Agenda sorgt dafür, dass der Tag reibungslos verläuft, Präsentationen und Interaktion ausgewogen sind und der Nutzen für die Teilnehmenden maximiert wird.
Vorbereitung
- Referent:innen bestätigen Folien und AV‑ (Audio-Video-) Anforderungen.
- Teilnehmende erhalten das Veranstaltungsprogramm und Informationen zur Location.
Tagesordnung
| Zeit | Thema | Eigentümer | Ziel/Ergebnis |
|---|---|---|---|
| 00–9.30 | Registrierung & Networking | Event-Team | Teilnehmende melden sich an und knüpfen Kontakte. |
| 30–9.45 | Eröffnungsbemerkungen | CEO | Ziele festlegen und die Agenda hervorheben. |
| 45–11.15 | Keynotes & Panels | Lautsprecher | Präsentieren Sie Erkenntnisse und Best Practices. |
| 15–13.15 | Breakouts | Moderatoren | Interaktive Sitzungen und Workshops. |
| 15–14.15 | Mittagessen & Networking | Event-Team | Informelle Kontakte und Demos. |
| 15–16.30 | Nachmittagssitzungen | Verschiedenes | Tiefgehende Analysen und praxisnahe Workshops. |
| 30–17.00 | Abschluss & Nächste Schritte | Event-Team | Fasse Erkenntnisse und Folgemaßnahmen zusammen. |
11. Brainstorming-Sitzung
Eine strukturierte Ideensitzung verbindet Kreativität und Fokus, indem sie viele Ideen generiert und gleichzeitig zügig zur Priorisierung übergeht.
Vorbereitung
- Teile die Aufgabenbeschreibung und eventuell vorhandene Hintergrundrecherchen.
- Bitten Sie die Teilnehmenden, mit 3–5 Ideen zu kommen.
Tagesordnung
| Zeit | Thema | Eigentümer | Ziel/Ergebnis |
|---|---|---|---|
| 00–2.05 | Problem Formulierung | Moderator | Klären Sie den Umfang und die Erfolgskriterien. |
| 05–2.15 | Stille Ideenfindung | Teilnehmende | Erstelle individuell Ideen ohne Voreingenommenheit. |
| 15–2.35 | Teilen & Clustern | Moderator | Sammle Ideen und gruppiere Themen. |
| 35–2.50 | Priorisieren | Gruppe | Stimmen Sie ab und wählen Sie die besten Ideen zum Prototypen aus. |
| 50–3.00 | Nächste Schritte | Moderator | Weise Verantwortliche für Folgeexperimente zu. |
12. Planung der Produkteinführung
Eine Launch-Planungsbesprechung bringt Produkt, Marketing und Operations in Einklang, damit der Release rechtzeitig und mit Wirkung erfolgt.
Vorbereitung
- Produkt-Roadmap und Funktionsliste überprüfen.
- Marketing bereitet Kampagnen-Entwürfe und Kennzahlen vor.
- Die Finanzabteilung aktualisiert Budget- und Ausgabenprognosen.
- Notiere alle bekannten Blocker.
