なぜリモート会議のベストプラクティスが重要なのか
リモートワークは、チームのコラボレーションのあり方を根本的に変えました。分散型チームが標準となりつつあるいま、バーチャル会議を使いこなすことはもはや「あると良い」スキルではなく、ビジネスの成功に不可欠な要素です。ところが、適切な運用方法がなければ、リモート会議はあっという間に生産性を下げる要因になってしまいます。
良いニュースは？適切にファシリテーションされたリモート会議は、実際にチームの生産性を25％向上させることができます。重要なのは、参加者の時間を尊重し、エンゲージメントを維持し、実際の成果につなげる、実証済みのベストプラクティスを導入することです。
主要統計
- ・リモート社員は、オフィス勤務のスタッフよりも会議への出席が50％多い
- ・バーチャル会議中、参加者の92％がマルチタスクをしている
- ・リモートワーカーの55％が、「会議はメールで済んだはずだ」と答えています
- ・適切にファシリテートされたリモート会議は、生産性を25％向上させます
会議前の準備
最も効果的なリモート会議は、入念な準備から始まります。どんなバーチャル会議をスケジュールする前にも、少し立ち止まってこう自問してみてください。「この会議はメールで済ませられないだろうか？」このシンプルな問いかけが、あなたとチームメンバーの無数の時間を節約してくれるかもしれません。
1. 会議の必要性を疑う
情報を共有するだけのために会議を開いてはいけません。代わりに、チャットやメール、Loom のようなツールを使ったビデオメッセージ、録音した音声メッセージを活用しましょう。リアルタイムでのコラボレーション、意思決定、ブレインストーミングが必要な議論のためにのみ、同期型の会議を行うようにしてください。
プロのヒント:
非同期コミュニケーションは、人々が複雑な問題についてじっくり考える時間を与え、自動的なドキュメント化を生み出し、全員の深い集中作業の時間を尊重します。
2. 事前にアジェンダを送る
参加者が何を期待すべきかを把握できるよう、会議のアジェンダは事前に送付しましょう。これにより、事前準備が行われるため、メンバーは会議時間を最大限に有効活用できます。議題の内容、各トピックの所要時間、事前に読んでおくべき資料などを含めておきましょう。
効果的なリモート会議アジェンダの要素
- ・明確な会議の目的と期待される成果
- ・時間制限付きの具体的な議題
- ・関連するドキュメントやリソースへのリンク
- ・技術的要件（ソフトウェア、ログイン情報）
- ・ファシリテーターおよびプレゼンターの氏名
3. ミーティングの役割を割り当てる
時間係を務める人と、議事録を取る人をそれぞれ任命しましょう。さらに、会議参加者の中で最もテクノロジーに詳しい人を見つけて、技術的な問題が発生した場合のサポート役として任せることもできます。役割を明確にしておくことで、会議を円滑に進行できます。
AIミーティングアシスタントを活用して自動的にメモ取りを行い、参加者が議論に集中できるようにすることを検討してください。
会議の構成と所要時間
リモート会議による疲労は現実のものであり、バーチャル環境では適切な時間管理がこれまで以上に重要になります。次の推奨時間ガイドラインを参考にして、リモート会議を集中力のある効率的なものに保ちましょう。
会議を60分以内に収める
リモート会議は最長25分とし、早めに終えることを目指しましょう。追加の5分は、その後に別の会議がある場合のバッファとして確保しておきます。より長いセッションの場合でも、リモート会議は一度につき1時間未満になるようにスケジュールしましょう。
毎週1日、たとえば金曜日などを「ノーミーティングデー」として、会議を一切入れない日にすることを検討してください。
参加者数を最適化
意思決定には、5～8人の参加者が最適です。参加者が多すぎると、議論が収拾しにくくなり、多くの人が受動的な観察者になってしまいます。少人数のグループの方が、積極的な参加を促せます。
大人数のグループでは、ブレイクアウトルームを使って小規模なディスカッションを促進しましょう。
解決策に集中する
問題を議論するのではなく、解決策を見つけることに集中しましょう。すでに全員が認識している問題について話し合うだけのリモート会議では、参加者はすぐに興味を失ってしまいます。代わりに、解決策のブレインストーミングに焦点を当ててリモート会議を行いましょう。
リアルタイムで解決策をブレインストーミングするために、共同ホワイトボードツールを活用しましょう。
移行期間を設ける
30分や60分ではなく、25分または50分の会議を予定しましょう。そうすることで、参加者が休憩を取ったり、ストレッチをしたり、次の会議の準備をしたりする時間が確保でき、慌ただしさを感じずに済みます。
休憩なしの連続した会議は、燃え尽き症候群や生産性の低下につながります。
ビデオとカメラのエチケット
私たちのコミュニケーションの多くは非言語的であり、そのサインを読み取ることが極めて重要です。ビデオがなければ、相手のボディーランゲージを読み取ることは不可能です。ビデオ通話を基本ルールとし、音声のみの通話は例外としましょう。
カメラのベストプラクティス
ビデオを使うタイミング
- ・参加者が10人未満の会議
- ・1対1の会話
- • コラボレーションが必要なチームディスカッション
- ・クライアントまたは外部ステークホルダーとの会議
- ・エンゲージメントが重要なプレゼンテーション
ビデオ設定のヒント
- ・自然な見え方のために、カメラを目の高さに合わせる
- ・アイコンタクトのためにカメラを直接見てください
- ・顔に十分な光が当たるようにしてください
- ・ニュートラルまたはプロフェッショナルな背景を使用する
- • 参加する前に音声とビデオをテストする
オーディオのエチケット
話していないときはマイクをミュートにしましょう。このミーティングでのマナーによって、周囲の雑音が減り、気が散るのを防ぎ、話している人に集中しやすくなります。素早く返答したいときは、アンミュートボタンやキーボードショートカットを使いましょう。
エンゲージメント手法
リモート参加者の集中を維持するには、意図的な工夫が必要です。バーチャル会議中に92％の人がマルチタスクをしている今、集中力を保ち、積極的な参加を促すためには、インタラクティブな手法が求められます。
インタラクティブな手法
- ・個人的につながるために、まずはチェックインから始めましょう
- • クイックな温度感チェックには投票機能を使いましょう
- ・小グループでのディスカッションにブレイクアウトルームを活用する
- • 参加者の間で話す役割を順番に回す
- ・プレゼンテーションの時間を短くして、インタラクションを増やす
コラボレーションツール
- ・ホワイトボードツール（Miro、Stormboard）を使用する
- ・チャットを活用して並行した議論を行う
- ・ドキュメントを共有してリアルタイムで編集する
- ・素早いフィードバックにはリアクションや絵文字を使いましょう
- ・セッションを録画して非同期視聴できるようにする
リモート会議でのブレインストーミング
ブレインストーミングは、バーチャルチームが新しいアイデアを取り入れ、可能な解決策を探るための素晴らしい方法です。Miro、Stormboard、Collaboard、Conceptboard のようなホワイトボードツールを使って、バーチャルブレインストーミングセッションを行いましょう。
グループで議論を始める前に、参加者が各自でアイデアを出す時間を設けて、控えめなメンバーも同じように貢献できるようにしましょう。
非同期コミュニケーションと同期コミュニケーションのバランス
すべてが会議である必要はありません。実際、リモートワーカーの55％は、会議の大半はメールで済ませられたと考えています。同期的コミュニケーションと非同期的コミュニケーションの適切なバランスを見つけることが、リモートチームを成功へ導く鍵です。
同期ミーティングの使用用途
- ・複雑な意思決定
- • ブレインストーミングとアイデア出し
- ・デリケートな会話
- ・チームビルディング活動
- ・緊急の問題解決
- • クライアントとの関係構築
非同期コミュニケーションを活用する用途
- ・ステータスの更新およびレポート
- ・情報共有
- ・緊急性の低い質問
- ・ドキュメント作成とフィードバック
- ・深い思考を要するタスク
- ・タイムゾーンをまたいだコラボレーション
非同期コミュニケーションの利点
非同期コミュニケーションは、人々に複雑な問題についてじっくり考える時間を与え、自動的なドキュメント化を生み出し、全員のディープワークの時間を尊重します。Loom のビデオメッセージ、Slack のチャット、メールなどのツールは、ライブミーティングに代わる柔軟な選択肢を提供します。
テクノロジーとツール
適切なプラットフォームを選び、AIツールを活用することで、リモート会議の効果を大幅に高めることができます。AIを使って会議を録画・書き起こしし、自動要約を行いましょう。参加者がリアルタイムでも非同期でも、全員の認識をそろえる簡単な方法です。
トップビデオ会議プラットフォーム
Zoom
スケーラビリティ、ブレイクアウトルーム、ウェビナーに最適
Microsoft Teams
Microsoft 365 連携に最適
Google Meet
Google Workspaceユーザーに最適
Otter.ai
リモート会議のための、AI要約とアクションアイテム追跡付きリアルタイム文字起こし
Fireflies.ai
CRM連携と検索可能なミーティングアーカイブを備えたAIミーティングアシスタント
tl;dv
非同期視聴のためのAIハイライトとクリップ共有機能付きミーティングレコーダー
リモート会議ベストプラクティスチェックリスト
前に
- ☐ 質問する：これは非同期にできる？
- ☐ 事前にアジェンダを送る
- ☐ 参加者を5～8人に制限する
- ☐ タイムキーパーと書記を割り当てる
- ☐ 関連するドキュメントを共有する
- ☐ テクノロジーのセットアップをテストする
間
- ☐ 60分以内に収める
- ☐ 適切なときはカメラを使用する
- ☐ 話していないときはミュートにする
- ☐ インタラクティブな手法を用いる
- ☐ 解決策に集中する
- ☐ アクションアイテムをその場で記録
後
- ☐ 録画／文字起こしを共有
- ☐ AI要約を配布
- ☐ アクションアイテムの担当者を割り当てる
- ☐ プロジェクトツールを更新
- ☐ フォローアップを予定する
- ☐ フィードバックを集める
タイムゾーンに関する考慮事項
効果的なリモートコラボレーションにおける最大の障壁は、タイムゾーンを効率的に調整することです。世界中に分散したチームでは、全員にとって都合のよい会議をスケジューリングするには、入念な計画が必要となります。
タイムゾーンのベストプラクティス
- ・不便さを分担できるように、会議時間をローテーションする
- ・ワールドクロックツールを使って重なり合う時間帯を見つける
- ・ミーティング招待では、必ずタイムゾーンを明記する
- ・ライブに参加できない人のために会議を録画する
- ・グローバルチーム向けに、非同期型の代替手段を検討する
スケジューリングのコツ
- ・Calendly や Doodle のようなスケジューリングツールを使う
- ・カレンダーを複数のタイムゾーンで表示するように設定する
- ・誰かの夜間の時間帯にスケジュールを入れないようにする
- ・チームの「ゴールデンアワー」重複時間ドキュメントを作成する
- • 現地の祝日や慣習に配慮する
この間違いを避けよう
ニューヨークに同僚がいる場合、イギリス時間の午前10時にミーティングを設定しないでください。ニューヨークでは午前5時に起きなければならなくなります。招待を送る前に、必ず全参加者の現地時間を確認しましょう。
ハイブリッド会議のコツ
ハイブリッド会議では、一部の参加者が対面で、他の参加者がリモートで参加するため、特有の課題が生じます。適切なファシリテーションが行われないと、リモート参加者はしばしば二級市民のように感じてしまいます。
ハイブリッド会議のための黄金律
リモート参加者に必ず先に発言してもらいましょう。質疑応答の時間になったら、次のように言ってください。「まずは画面の皆さんからいきましょう。オンラインの方で何かコメントはありますか？」こうすることで、会場にいる参加者だけが議論を独占してしまうのを防ぐことができます。
会議主催者向け
- • 高品質な会議用カメラとマイクに投資する
- ・リモート参加者を大型スクリーンに表示する
- ・リモート参加者に聞こえるように、会議室内での発言を繰り返す
- ・両方のグループからの質問にはチャットを使用する
- ・誰かを任命してリモート参加者をモニタリングする
リモート参加者向け
- ・挙手機能を使ってディスカッションに参加する
- ・遠慮せずに確認を求めてください
- ・自分の存在を見せるためにカメラをオンにしておきましょう
- ・チャットを使ってリンクやリソースを共有する
- • はっきり聞こえない、またはよく見えないときは遠慮せずに伝えましょう
避けるべき一般的なリモート会議のミス
参加者を過剰に招待する
リモート会議は、参加人数が増えるにつれて質が急激に低下します。参加者が一人増えるごとに、全員の集中を維持することが難しくなり、多くの人が受け身の傍観者になってしまいます。
解決策：積極的に参加する必要がある人だけを招待しましょう。他の人には録画やメモを共有します。
明確なアジェンダなし
アジェンダのない会議は目的もなく漂い、すべての参加者の時間を無駄にしてしまいます。参加者は準備不足のまま集まり、議論には焦点が欠けてしまいます。
解決策：明確な目的を示した詳細なアジェンダを、会議の少なくとも24時間前に送信する。
受動的ファシリテーション
リモート会議では、積極的なファシリテーションが重要です。それがないと、声の大きい人たちが議論を支配し、控えめな参加者は背景に埋もれてしまいます。
解決策：参加者の名前を直接呼びかける：「サラ、この件についてあなたの考えはどうですか？」
フォローアップなし
会議の価値は、それが終わった「後」に何が起こるかで決まります。明確なフォローアップがなければ、良い議論も行動へとつながりません。
解決策：担当者と期限を明確にしたアクションアイテムを割り当て、24時間以内にノートを共有する。