How to Take Better Meeting Notes

Taking great notes isn't about writing everything down. It’s a three-part skill: prepare before the meeting, capture the important stuff during it, and organize everything so it’s actually useful afterward. Once you stop trying to transcribe every word and start using this approach, your notes will go from a messy record to a real tool that creates clarity and keeps everyone accountable.

あなたのミーティングメモが機能していない理由

正直に言えば、ほとんどの会議メモはぐちゃぐちゃです。誰もが経験したことがあるはずです。会議が終わると、必死に書きなぐったメモが何ページもあるのに、「結局何をすればいいのか」がまったくわからないまま席を立ってしまう。 たいていこれは、「本当に重要なこと」を能動的に聞き取るのではなく、「話された内容」をただ記録するだけの罠にはまり込んでしまうから起こるのです。

問題は、あなたが十分に書いていないことではなく、間違った情報を記録していることです。会話全体を逐語的に記録しようとするのは、燃え尽きる確実な方法であり、後から活用しようとしても不可能な文字の壁を生み出してしまいます。さらに重要なのは、そのせいで実際の議論を聞き、参加することからあなたの注意をそらしてしまうという点です。

速記官からストラテジストへ

メモ取りのレベルを本当に引き上げるには、考え方を切り替える必要があります。あなたの仕事は会話を逐一記録することではなく、その中から実行可能なインテリジェンスを引き出すことです。結果を意識して考えてください。生産性の低い会議が経営層にとって大きな頭痛の種であることは研究で示されており、その原因のほとんどは明確な目的やフォローアップがないことにあります。あなたのメモこそが、議論と実際のアクションをつなぐ役割を果たすのです。

では、何に集中すべきなのでしょうか？要点は次のいくつかに絞られます。

このシンプルなフレームワークは、前進するために不可欠なことを捉えるのに役立ちます。

実践的なノートテイキングの3つの柱

これをさらにわかりやすくするために、この戦略的アプローチを3つの明確なフェーズに分解しました。各フェーズにはそれぞれ固有の目標があり、前の段階に積み重なることで、単純なタスクを強力なプロセスへと変えていきます。

これら3つの柱をマスターすることで、会議に費やした時間を、確実にそのまま前進へとつなげることができます。

会議が始まる前に場を整える

Believe it or not, the secret to great meeting notes has almost nothing to do with what happens during the meeting. It’s all about what you do in the few minutes beforehand.

予備知識なしで会議に臨むのは、材料を一度も確認せずに新しいレシピを作ろうとするようなものです。食べられるものはできるかもしれませんが、その過程は散らかっていてストレスの多いものになるでしょう。本当の仕事は、火が入る前に行われるのです。

So, what’s the biggest culprit behind unproductive meetings? A lack of a clear agenda. It’s a shockingly common problem. Research shows that only 37% of meetings come with an agenda, and 61% of C-suite execs point to that as the main reason meetings go off the rails. You can dig into more meeting productivity statistics to see just how deep this issue runs. When you do get an agenda, use it.

Figure Out What

通話に参加する前や部屋に入る前に、5分間時間を取りましょう。アジェンダに目を通して、自分にシンプルな問いを投げかけてください。「この会話から、私個人として何を得る必要があるのか？」

あなたの答えは、他の誰とも違うものになるでしょう。行き詰まっているプロジェクトについて最終判断が必要なのかもしれません。技術仕様をはっきりさせる必要があるのかもしれないし、単に次のステップの責任者が誰で、いつまでなのかを知りたいだけかもしれません。

これらの個人的な目標を書き出すことは、脳にカンニングペーパーを渡すようなものです。自分にとって本当に重要な情報に集中するよう、脳をあらかじめ準備させるのです。この小さな習慣がスイッチを切り替え、あなたを受け身の聞き手から、目的を持った能動的な参加者へと変えてくれます。

あなたの考えをまとめるための簡単な枠組みがこちらです：

This isn't about creating more work; it's about making the meeting work for you. You stop just reacting to the conversation and start steering it toward what you need.

メモ取りスペースを準備しよう

Never, ever start with a blank page. Whether you're using a tool like Notion or a classic paper notebook, set up a simple template before the meeting starts. This little bit of structure saves you from the frantic scramble of trying to organize your thoughts while three people are talking at once.

テンプレートは凝ったものである必要はありません。あらかじめいくつか専用のスペースを作っておくだけで、大きな違いが生まれます。

次の基本セクションを含めてみてください:

準備したキャンバスを手に、あなたは落ち着いて主導権を握った状態でミーティングに臨みます。もう、ただ必死についていくだけの書記ではなく、最初の1分から本当に重要なことを逃さず捉える戦略家になっているのです。

会議中に本当に重要な点を記録する

よし、会議が始まり、アイデアがどんどん飛び交っている。この瞬間こそ、多くの人がつまずくところだ。速記者のように振る舞って、ひたすら全員の発言を一言一句書き留めようとしてしまう。でもそれは、燃え尽きるためのレシピだし、正直あまり役に立たない。あなたの役目は完璧な逐語録を作ることではなく、フィルターとして機能し、会話の中から「金脈」だけをすくい上げることなのだ。

これをうまく行うには、特定のトリガーフレーズを聞き分ける耳を鍛える必要があります。これは、「おい、ここ重要だぞ――メモしておけ！」と叫んでいる標識みたいなものだと考えてください。こうした合図に集中することで、あなたのノートは量よりも質を重視したものになっていきます。

行動と責任の所在を聞き取る

The most critical information in any meeting is about what happens next. So, instead of getting lost in the weeds of the general discussion, laser-focus on commitments. You're hunting for moments when a decision is made or a task is handed out.

あなたの注意を引くべきフレーズには、次のようなものがあります。

When you hear one of these, your only job is to capture the "who, what, and when" with absolute clarity. A vague note like "talked about marketing budget" is useless. A great note is "Sarah to send the final Q3 budget proposal to the team by Wednesday." One is noise; the other is an instruction.

このような明確な記号と整理された構成による体系的なアプローチによって、重要なことが埋もれてしまうのを防ぐことができます。

自分に合ったノート取りの方法を見つけよう

人それぞれ脳の配線は違うので、同僚にうまくいく方法があなたにも合うとは限りません。大事なのは、会話の流れを途切れさせずに、素早く情報を記録できる仕組みを見つけることです。

いくつかの人気のある方法を簡単にまとめたので、その中からしっくりくるものを探してみましょう。

ノート取り方法の比較

これらをいろいろ試してみて、自分にとって自然に感じるものを見つけてください。最終的には、自分だけのハイブリッドなやり方を作り上げることになるかもしれません。目標は、型にはまったやり方に従うことではなく、「わかりやすさ」と「速さ」を両立させることです。

自分だけの速記法を身につけよう

正直に言うと、会話の流れはとても速いものです。すべてを書き留めてついていこうとするのは、勝ち目のない戦いです。そこで役立つのが、自分用の速記システムという秘密兵器です。まったく新しい言語を覚える必要はありません。いくつかの一貫した記号を使うだけで十分なのです。

直感的で、かつ個人的に感じられるようにしてください。たとえば、次のようにします。

Using simple shortcuts like these helps you keep pace with the discussion, so you can stay engaged instead of having your head buried in your notebook. And staying engaged is crucial. Research shows that 52% of employees lose focus within the first 30 minutes of a meeting. According to meeting engagement statistics from Flowtrace, effective note-taking is one of the best ways to stay locked in.

能動的な傾聴とシンプルな速記システムを組み合わせると、状況は一変します。 どの会議を終えたあとでも、何が決定されたのか、誰が何をするのか、そしてその期限はいつなのかが、明確で簡潔な記録として手元に残るようになります。

生のメモを実行可能なステップに変える

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会議は終わっても、あなたの仕事は終わっていません。今、あなたの手元には、走り書きや略語、まとまりきっていない考えで埋め尽くされたノートがあるかもしれません。これはあくまで出発点にすぎません。より良いノートを取るうえで最も重要なのは、「Leave Meeting」をクリックした直後に行う作業――その生の素材を、明確な計画へと変えることです。

Don't let your notes get cold. All the context and nuance of the conversation are fresh in your mind for only a short window of time. I always make it a rule to process my notes within 15-20 minutes of the meeting ending. If I wait until the end of the day, I'm almost guaranteed to misinterpret my own shorthand or forget a crucial detail someone mentioned offhand.

迅速なレビューと改善のプロセス

よし、まず最初にやるべきことは、この混乱を片づけることだ。これは、全部を最初から書き直す話じゃない。価値のある部分を抜き出して、そこにいなかった人（2週間後の自分かもしれない）が読んでも理解できるようにするってことなんだ。

ノートに目を通すときは、「価値を引き出す」ことだけを唯一の目的にしてください。私の経験上、生産的な会議から本当に生まれる「重要なもの」は、たった二つしかありません。

この要約版ができたら、その明快さをチーム全体と共有する番です。そうすることで、全員が同じ理解を持っていることを確認できるだけでなく、それと同じくらい重要な「公開された責任意識」も生み出せます。

シンプルなフォローアップを配布する

You don't need to draft a formal, multi-page report. Honestly, no one will read it. A quick summary sent in an email or a shared Slack channel is almost always more effective. By doing this, you become the person who ensures things actually get done.

フォローアップは、とにかくシンプルで一目でわかるように保ちましょう。ここ数年ずっと使っていて、とても効果的だった構成がこちらです。

例えば、アクションアイテムのセクションは次のようになるかもしれません。

この短い会議後のルーティンこそが、あなたのメモを単なる個人的な備忘録から、チームの足並みをそろえ実行力を高めるための強力なツールへと変えてくれます。これは、実際に行動を生み出すメモにするための、最後の重要なステップです。

避けるべきよくあるノート取りの間違い

どんなに熱心にメモを取る人でも、いくつかの落とし穴にはまってしまうことがあります。こうしたよくあるミスに気づくことが、ミーティングが終わったあとに本当に役に立つメモにするための第一歩です。

The biggest mistake I see people make is trying to act like a court stenographer. You can't—and shouldn't—write down every single word. When you're frantically typing or scribbling, you stop listening to understand and start listening just to transcribe. You'll capture the words but completely miss the meaning behind them.

もうひとつの典型的な失敗は、略記を凝りすぎてしまうことです。その場のノリでひらめきで作った変な記号は、その瞬間は天才的に思えても、翌日になって意味を思い出せなければ、ただの役に立たない落書きになってしまいます。シンプルに保ち、自分がよく知っているルールやシステムに従いましょう。

漠然としたアイデア vs. 具体的な行動

会議の本当の価値が失われがちなポイントが、まさにここです。あなたのメモは興味深い考えやブレーンストーミングの内容でごちゃ混ぜになりますが、実際に何が決定されたのか、誰が何をすべきなのかが明確ではありません。

それは、プロジェクトの停滞と締め切りの遅延を招くレシピです。

解決策は驚くほどシンプルです。あなたのノートの中で、次の2つのものをはっきりと視覚的に分けておくことです。