📋 Implementazione dei principi fondamentali del GDPR
🎯 Principi Fondamentali di Protezione dei Dati
Liceità, Correttezza e Trasparenza
⚖️ Basi giuridiche per il trattamento:
- • Consenso (Art. 6(1)(a)): Consenso esplicito dell'utente per l'elaborazione tramite IA
- • Esecuzione del contratto (Art. 6(1)(b)): Erogazione del servizio
- • Interessi legittimi (Art. 6(1)(f)): miglioramento della piattaforma
- • Obbligo legale (art. 6, par. 1, lett. c)): Requisiti di conformità
- • Interessi vitali (art. 6(1)(d)): Situazioni di emergenza
📢 Misure di trasparenza:
- • Avvisi sulla privacy chiari: spiegazioni in linguaggio semplice
- • Finalità del trattamento: finalità specifiche ed esplicite elencate
- • Categorie di dati: Tipi di dati raccolti dettagliati
- • Periodi di conservazione: Tempistiche chiare fornite
- • Informazioni sul destinatario: Condivisione con terze parti divulgata
Limitazione delle finalità e minimizzazione dei dati
🎯 Controlli di Limitazione della Finalità:
- • Scopi specificati: Solo trascrizione e analisi delle riunioni
- • Uso compatibile: miglioramenti delle funzionalità correlate
- • Nessun uso secondario: Nessun marketing a terzi
- • Vincolo di scopo: Dati bloccati all’intento originale
- • Revisioni regolari: Valutazioni trimestrali dello scopo
📏 Pratiche di Minimizzazione dei Dati
- • Solo dati necessari: Raccolta di informazioni essenziali
- • Eliminazione progressiva: Pulizia automatizzata dei dati
- • Conservazione minima: Periodi di archiviazione più brevi possibile
- • Elaborazione selettiva: solo segmenti rilevanti
- • Anonimizzazione: Rimuovi gli identificatori quando possibile
👤 Implementazione dei diritti dell'interessato
🔑 Quadro dei Diritti Individuali
Diritti di accesso e portabilità
📂 Diritto di accesso (Art. 15):
- • Processo di richiesta: modulo in-app o email a privacy@sembly.ai
- • Tempi di risposta: Entro 30 giorni (estendibili a 90)
- • Informazioni fornite: finalità del trattamento, categorie, destinatari
- • Copia dei dati: formato leggibile dalla macchina (JSON/CSV)
- • Verifica: Conferma dell’identità richiesta
- • Gratuito: Prima richiesta senza costi
🔄 Portabilità dei Dati (Art. 20):
- • Formato strutturato: esportazione JSON, CSV, XML
- • Adatto alla lettura automatizzata: Elabora automaticamente i dati
- • Trasferimento diretto: A un altro servizio, se tecnicamente possibile
- • Limitazione dell'ambito: solo dati di consenso e contrattuali
- • Dati di terze parti: esclusi dalla portabilità
Diritti di rettifica e cancellazione
✏️ Diritto di rettifica (Art. 16):
- • Processo di correzione: modifica in-app o richiesta di assistenza
- • Aggiornamenti immediati: modifiche riportate entro 24 ore
- • Notifica a terzi: Destinatari informati delle modifiche
- • Requisiti di completamento: Compilare i dati personali incompleti
- • Processo di verifica: potrebbero essere richieste prove a supporto
🗑️ Diritto alla cancellazione (Art. 17):
- • Motivi di cancellazione: Scopo raggiunto, consenso revocato
- • Tempo di elaborazione: Eliminazione completa entro 30 giorni
- • Cancellazione tecnica: Metodi di sovrascrittura sicura
- • Rimozione dei backup: Eliminazione automatica dei backup
- • Notifica a terzi: Responsabili informati
- • Eccezioni: Conformità legale, libertà di espressione
Diritti di Restrizione e Opposizione
⏸️ Diritto alla Limitazione (Art. 18):
- • Condizioni di attivazione: contestazioni sull’accuratezza, trattamento illecito
- • Sospensione dell'elaborazione: Dati contrassegnati come riservati
- • Solo archiviazione: nessun ulteriore trattamento senza consenso
- • Requisito di notifica: Utente informato prima del sollevamento
- • Implementazione: Flag tecnici nei sistemi
🚫 Diritto di Opposizione (Art. 21):
- • Base giuridica del legittimo interesse: l’utente può opporsi al trattamento
- • Direct marketing: Diritto assoluto di rinuncia
- • Motivi convincenti: Sembly deve dimostrare la necessità
- • Cessazione del trattamento: salvo che sussistano interessi prevalenti
- • Obiezione di profilazione: diritto di opposizione alle decisioni automatizzate
✅ Sistema di Gestione del Consenso
📋 Implementazione del Framework di Consenso
Requisiti di Validità del Consenso
✅ Caratteristiche di un Consenso Valido:
- • Liberamente prestato: Scelta reale, nessun svantaggio in caso di rifiuto
- • Specifico: Consenso granulare per scopi diversi
- • Informato: Informazioni chiare sul trattamento
- • Non ambiguo: È richiesta un'azione affermativa chiara
- • Prelevabile: Meccanismo di prelievo semplice
🔧 Implementazione Tecnica:
- • Banner di consenso: avvisi sui cookie conformi al GDPR
- • Controlli granulari: interruttori di consenso per singola finalità
- • Caselle preselezionate: vietate, è richiesta un’azione esplicita
- • Registri di consenso: traccia di controllo con marca temporale
- • Rinnovo regolare: Aggiornamento periodico del consenso
Categorie di Consenso e Gestione
📊 Categorie di Consenso
- • Trattamento essenziale: Nessun consenso richiesto (erogazione del servizio)
- • Consenso per l'analisi: Statistiche di utilizzo e miglioramento della piattaforma
- • Consenso di marketing: Comunicazioni promozionali
- • Condivisione con terze parti: integrazioni con partner
- • Consenso per l’addestramento dell’IA: Utilizzo dei dati per il miglioramento del modello
🔄 Meccanismi di prelievo:
- • Impostazioni account: Gestione del consenso self-service
- • Annullamento dell'iscrizione alle email: Disattivazione del marketing con un clic
- • Richieste di assistenza: assistenza per il prelievo manuale
- • Effetto immediato: l'elaborazione si interrompe entro 24 ore
- • Avviso di conferma: Prelievo ricevuto
🔐 Trattamento dei Dati e Misure di Sicurezza
🛡️ Misure Tecniche e Organizzative
Garanzie di trattamento dei dati
🔒 Crittografia e Protezione:
- • Crittografia end-to-end: dati della riunione crittografati in transito
- • AES-256 a riposo: protezione di database e archiviazione file
- • Gestione delle chiavi: Hardware Security Modules (HSMs)
- • Sicurezza del trasporto: TLS 1.3 per tutte le comunicazioni
- • Architettura a conoscenza zero: accesso limitato ai dati grezzi
🏗️ Controlli di Elaborazione:
- • Controlli di accesso: sistema di autorizzazioni basato sui ruoli
- • Registrazione di audit: Tutti gli accessi ai dati sono tracciati
- • Mascheramento dei dati: Informazioni sensibili pseudonimizzate
- • Luogo di elaborazione: disponibili data center nell'UE
- • Controlli di isolamento: separazione dei dati dei tenant
Salvaguardie per il trasferimento transfrontaliero
🌍 Meccanismi di Trasferimento:
- • Clausole Contrattuali Standard: approvate dalla Commissione UE
- • Decisioni di adeguatezza: riconoscimento di Regno Unito e Svizzera
- • Valutazioni d’impatto sul trasferimento: processo di valutazione del rischio
- • Salvaguardie aggiuntive: Misure di protezione extra
- • Nessun trasferimento verso gli USA: Senza un’adeguata protezione
🏢 Opzioni di Localizzazione dei Dati
- • Elaborazione solo nell'UE: funzionalità Enterprise
- • Data center tedeschi: infrastruttura con sede a Francoforte
- • Supporto locale: team di supporto con sede nell'UE
- • Garanzie sulla residenza dei dati: Impegni contrattuali
📊 Monitoraggio della Conformità e Governance
🔍 Gestione continua della conformità
Valutazioni d'impatto sulla protezione dei dati
📋 Processo DPIA:
- • Valutazione del rischio: Identificazione del trattamento ad alto rischio
- • Valutazione della necessità: Giustificazione dello scopo del trattamento
- • Analisi di proporzionalità: Metodi meno invasivi
- • Misure di mitigazione: Strategie di riduzione del rischio
- • Consultazione di vigilanza: Quando richiesto dalla legge
🎯 Monitoraggio delle attività
- • Revisioni periodiche: verifiche di conformità trimestrali
- • Trattamento dei dati: documentazione ai sensi dell’Articolo 30
- • Monitoraggio delle violazioni: Sistemi di rilevamento degli incidenti
- • Programmi di formazione: formazione del personale sul GDPR
- • Aggiornamenti delle politiche: Adattamento ai cambiamenti normativi
Responsabile della Protezione dei Dati e Governance
👤 Responsabilità del DPO:
- • Monitoraggio della conformità: supervisione dell’aderenza al GDPR
- • Coordinamento della formazione: programmi di educazione del personale
- • Linee guida DPIA: supporto alla valutazione del rischio
- • Collegamento di supervisione: comunicazione dell'autorità
- • Assistenza all'interessato: Supporto alla richiesta di diritti
📞 Informazioni di contatto:
- • Email DPO: dpo@sembly.ai
- • Email per la privacy: privacy@sembly.ai
- • Tempo di risposta: entro 5 giorni lavorativi
- • Lingue: inglese, tedesco, francese
- • Orario di ufficio: 9:00 - 18:00 CET
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