Consigli per la produttività nelle riunioni 🚀📊

Resa popolarizzata dal fondatore di Amazon Jeff Bezos, la Regola delle Due Pizze suggerisce di limitare i partecipanti a una riunione al numero di persone che si potrebbero sfamare comodamente con due pizze, generalmente da 6 a 8 individui. Questo vincolo di dimensione favorisce discussioni mirate, partecipazione attiva e decisioni efficienti.

Le riunioni più grandi spesso portano a osservatori passivi che non contribuiscono in modo significativo. Mantenendo i gruppi piccoli, ogni partecipante ha voce e responsabilità per i risultati. Se hai bisogno di condividere informazioni con un gruppo più numeroso, prendi in considerazione aggiornamenti asincroni o briefing registrati.

Il time boxing consiste nell’assegnare slot di tempo specifici a ciascun punto all’ordine del giorno. Questa tecnica assicura che le discussioni rimangano concise e che la riunione proceda in modo efficiente. Google integra il time boxing nei suoi design sprint e nelle revisioni di prodotto, mentre i team software Agile lo utilizzano per i daily stand-up e la pianificazione degli sprint.

L'Università del North Carolina ha scoperto che riunioni di 30 minuti sono la durata ideale per coprire informazioni importanti senza perdere l'attenzione del pubblico. Prendi in considerazione la possibilità di programmare riunioni di 25 o 50 minuti invece di 30 o 60, in modo da dare ai partecipanti il tempo di passare da una chiamata all'altra.

Gli studi suggeriscono che le mattine a metà settimana (dal martedì al giovedì, tra le 10 e mezzogiorno) sono le più efficaci per tenere riunioni. Evita di programmare riunioni il lunedì mattina presto o il venerdì tardi, quando energia e concentrazione tendono a calare. Questo orario consente di prepararsi dopo il fine settimana mantenendo allo stesso tempo lo slancio che lo precede.

Il metodo PREP (Punto, Ragione, Esempio, Punto) offre un quadro strutturato di comunicazione per presentazioni e discussioni. Questa tecnica promuove chiarezza e concisione, aiutando i partecipanti a organizzare le proprie idee e riducendo divagazioni o comunicazioni poco chiare durante le riunioni.

Aziende come Pinterest, Atlassian e Asana hanno introdotto le “giornate senza riunioni”, durante le quali il personale può concentrarsi sul lavoro profondo. Dopo circa 100 giorni di martedì, mercoledì e giovedì senza riunioni per i singoli contributor nel team di product engineering, Pinterest ha riscontrato che il 91,9% ha dichiarato di essere più produttivo da quando è stato adottato questo programma.

L'amministratore delegato di Instagram, Adam Mosseri, raccomanda che i dipendenti tengano riunioni individuali bisettimanali, rifiutino le riunioni durante i "blocchi di concentrazione" e, ogni sei mesi, cancellino tutte le riunioni ricorrenti e "riaggiungano solo quelle assolutamente necessarie".

Cal Newport, professore della Georgetown University e autore di "Deep Work", sottolinea che avere troppe riunioni può significare che "non hai più blocchi di tempo sufficientemente lunghi e ininterrotti per fare effettivamente progressi sulle cose di cui parli nelle riunioni". Newport raccomanda di suddividere in blocchi di tempo la settimana lavorativa, includendo nel calendario anche il deep work, come se fosse una riunione.

Le riunioni senza un ordine del giorno hanno maggiori probabilità di sforare e di portare a discussioni senza meta. Stabilisci come regola di non programmare alcuna riunione senza un ordine del giorno. Condividi l’ordine del giorno almeno 24-48 ore prima, in modo che i partecipanti possano prepararsi.

Per garantire che le riunioni portino ad azioni concrete, riassumi le decisioni chiave e assegna le attività da svolgere alla fine di ogni riunione. In caso contrario, le persone potrebbero andarsene senza sapere cosa dovrebbero fare prima della riunione successiva.

Tieni traccia di quanto spesso le tue riunioni iniziano e finiscono in orario per capire dove stai sprecando minuti o ore ogni settimana lavorativa. Fallo anche per i singoli punti all’ordine del giorno. Le informazioni basate sui dati aiutano a identificare schemi e opportunità di miglioramento.

Gli assistenti per riunioni basati sull’IA possono migliorare notevolmente la produttività delle riunioni automatizzando la presa di appunti, registrando le attività da svolgere e fornendo trascrizioni ricercabili. Questo permette ai partecipanti di concentrarsi sulla conversazione invece che sulla documentazione.