Come migliorare la produttività delle riunioni 📈⚡

1. Metti in discussione se la riunione è necessaria

Prima di programmare qualsiasi riunione, chiediti se hai davvero bisogno dell’input degli altri o se le informazioni possono essere comunicate chiaramente via email o attraverso un altro canale. Le riunioni di aggiornamento sullo stato possono sembrare necessarie, ma spesso non c’è bisogno di incontrarsi quando le persone possono usare strumenti di project management per rimanere allineate.

2. Invia un Ordine del Giorno Chiaro in Anticipo

Invia in anticipo un ordine del giorno chiaro ed efficace, che delinei lo scopo della riunione, i risultati desiderati e qualsiasi materiale da leggere o preparazione richiesta ai partecipanti. Idealmente, condividilo 48 ore prima della riunione, in modo che i partecipanti abbiano il tempo di preparare contributi ponderati.

3. Sii selettivo con gli inviti

Più persone partecipano, maggiore è il calo di produttività. Invita solo chi ha un ruolo specifico nella riunione. Avere qualcuno che guidi la riunione può garantire che tutte le voci vengano ascoltate e che la riunione non vada fuori tema.

4. Usa il Time Boxing

Il time boxing offre una soluzione strutturata per una gestione efficace delle riunioni, assegnando slot di tempo specifici a ciascun punto all’ordine del giorno. Questa tecnica prevede la definizione di un intervallo di tempo fisso per ogni attività, garantendo che le discussioni rimangano concise e che la riunione proceda in modo efficiente.

Usa un timer visibile o designa un responsabile del tempo per mantenere tutti consapevoli dei vincoli di tempo.

5. Applica la regola delle due pizze

La regola delle due pizze è una linea guida preziosa per una gestione efficace delle riunioni. Affronta un problema centrale di molte riunioni – troppi partecipanti – e offre una soluzione pratica e facile da implementare. Se due pizze non bastano a sfamare i partecipanti alla riunione, ci sono troppe persone.

Questo in genere significa limitare le riunioni a 5-7 partecipanti per una discussione e un processo decisionale ottimali.

6. Controlla la Discussione

Se sei l’organizzatore della riunione, gestisci la discussione evitando che singoli partecipanti la dominino o ripetano ciò che è già stato detto. Reindirizza con cortesia quando le discussioni vanno fuori tema e assicurati che tutti abbiano pari opportunità di contribuire.

7. Incoraggia la Partecipazione

Incoraggiare la partecipazione di tutti i membri è essenziale per riunioni produttive. Stabilisci delle norme che promuovano il turno di parola e garantiscano a tutti la possibilità di esprimere i propri pensieri. Usa tecniche come la condivisione a giro di tavolo o chiedi direttamente il parere ai partecipanti più silenziosi.

Strategie di coinvolgimento

8. Condividi tempestivamente le note della riunione

Condividendo i verbali della riunione, fornisci un promemoria dei punti d’azione concordati e fai sentire tutte le persone presenti apprezzate per il loro contributo. Ricorda di condividere, quando opportuno, qualsiasi materiale a cui si è fatto riferimento durante la riunione. Cerca di inviare i verbali entro 24 ore, mentre le discussioni sono ancora fresche.

9. Tieni traccia delle metriche delle riunioni

Tieni traccia delle metriche di performance delle riunioni, come il tempo pianificato rispetto al tempo effettivamente impiegato. Monitora quanto spesso le tue riunioni iniziano e finiscono in orario per capire dove stai sprecando minuti o ore ogni settimana lavorativa. Fallo anche per i singoli punti all’ordine del giorno per identificare dei pattern.

10. Assegna Compiti d’Azione Chiari

Ogni elemento di azione necessita di tre elementi: COSA deve essere fatto, CHI è responsabile e ENTRO QUANDO è dovuto. Raccogli gli elementi di azione in tempo reale durante la riunione e rileggili prima di chiudere per garantire chiarezza e accordo.

11. Prendi in considerazione le riunioni camminando

Prendi in considerazione di fare riunioni camminando invece che seduti, dato che camminare è benefico per la salute e può aumentare la creatività. La riunione media dura tra i 30 minuti e un’ora. Se cammini a un ritmo medio, questo potrebbe tradursi in 3.000–6.000 passi extra per riunione.

12. Limita la Durata della Riunione

Segui l’esempio di Netflix e limita le riunioni a un massimo di 30 minuti. Se un argomento richiede più tempo, suddividilo in più sessioni mirate invece di organizzare riunioni fiume che esauriscono energia e concentrazione.

Prova a programmare riunioni di 25 minuti invece di 30, o di 50 minuti invece di 60, per dare alle persone il tempo di transizione.

13. Adotta la comunicazione asincrona

Sostituisci le riunioni basate sulla condivisione unidirezionale di informazioni con alternative asincrone come video registrati, documenti condivisi o strumenti collaborativi. Questo rispetta i fusi orari di tutti e permette alle persone di fruire delle informazioni quando è più comodo per loro.