Ti è mai capitato di entrare in una riunione che sembrava una completa perdita di tempo? Di solito la causa è una scarsa pianificazione. Un ordine del giorno ben strutturato è la tua tabella di marcia per discussioni produttive che portano davvero a qualcosa. Ecco tutto ciò che devi sapere su come creare agende che mantengano le riunioni focalizzate, efficienti e utili per tutte le persone coinvolte.
Cosa rende eccezionale un ordine del giorno per una riunione
Un ordine del giorno efficace per una riunione funge sia da strumento di pianificazione che da mezzo di comunicazione. Definisce le aspettative, assegna il tempo in modo efficiente e garantisce che tutti gli argomenti necessari vengano trattati. I migliori ordini del giorno condividono queste caratteristiche:
- Obiettivi chiari e risultati desiderati
- Allocazioni di tempo realistiche per ciascun argomento
- Relatori assegnati o moderatori della discussione
- Requisiti di lavoro preliminare o di preparazione
- Sezione attività da svolgere e prossimi passi
Componenti essenziali di ogni ordine del giorno
Informazioni Intestazione Riunione
- Titolo e scopo della riunione
- Data, ora e durata
- Luogo (o link per videoconferenza)
- Elenco dei partecipanti e i loro ruoli
- Informazioni di contatto dell’organizzatore della riunione
Sezione di apertura (5-10 minuti)
- Benvenuto e presentazioni se necessario
- Revisione dell'ordine del giorno e degli obiettivi
- Regole di base o norme della riunione
- Revisione dei verbali della riunione precedente
Argomenti Principali di Discussione
Ogni punto all'ordine del giorno dovrebbe includere:
- Titolo dell’argomento e breve descrizione
- Allocazione del tempo (sii realistico!)
- Conduttore della discussione o presentatore
- Risultato atteso (decisione, discussione, informazione)
- Preparazione o materiali richiesti
Sezione di chiusura (5-10 minuti)
- Riepilogo delle decisioni prese
- Elementi d’azione con responsabili e scadenze
- Prossima data della riunione e argomenti
- Domande aperte o punti da inserire nel parking lot
Processo di creazione dell’agenda passo dopo passo
Passaggio 1: Definire lo scopo e gli obiettivi della riunione
Inizia chiedendoti:
- Di quali risultati specifici abbiamo bisogno?
- Quali decisioni devono essere prese?
- Quali informazioni devono essere condivise?
- Potrebbe essere gestito via email invece?
Se non riesci a spiegare chiaramente perché la riunione è necessaria, prendi in considerazione di annullarla.
Passo 2: Identifica gli argomenti chiave e le priorità
Fai brainstorming su tutti i potenziali argomenti di discussione, poi stabilisci le priorità in modo spietato:
- Alta priorità: Deve essere discusso in questa riunione
- Priorità media: Importante ma può aspettare
- Bassa priorità: Bello da discutere se il tempo lo permette
Concentrati prima sugli elementi ad alta priorità. Rimanda gli argomenti a bassa priorità alla fine o spostali a riunioni future.
Passaggio 3: Stima dei Tempi Richiesti
Sii realistico nella gestione del tempo:
- Condivisione delle informazioni: 2-5 minuti per argomento
- Punti di discussione: 10-20 minuti
- Presa di decisione: 15-30 minuti
- Risoluzione di problemi complessi: 30-60 minuti
Aggiungi del tempo cuscinetto tra un argomento e l'altro e termina sempre 5-10 minuti in anticipo per rispettare gli impegni di tutti.
Passaggio 4: Assegna Ruoli e Responsabilità
- Facilitatore della riunione (mantiene la discussione sulla giusta linea)
- Responsabile del tempo (monitora i tempi dell’agenda)
- Prendinote (cattura le decisioni chiave e i punti d’azione)
- Presentatori di argomenti (guidano discussioni specifiche)
Passaggio 5: Aggiungi informazioni di supporto
- Materiali o documenti pre-lettura
- Contesto di base per argomenti complessi
- Domande da considerare prima della riunione
- Dati o report pertinenti
Modelli di Ordine del Giorno della Riunione per Tipologia
Ordine del giorno della riunione settimanale del team
Durata: 30-45 minuti
- Verifica e aggiornamenti (10 minuti)
- Progresso sui progetti chiave (15 minuti)
- Ostacoli e sfide (10 minuti)
- Prossime priorità (5 minuti)
- Elementi d'azione e prossimi passi (5 minuti)
