Smetti di ricominciare da zero per ogni riunione. Questi 8 modelli gratuiti di agenda Notion coprono ogni tipo di riunione, dagli standup quotidiani alle riunioni del consiglio.
Perché i template di Notion battono le agende generiche
I template di Notion si adattano al tuo flusso di lavoro mantenendo al contempo la struttura. A differenza dei documenti statici, questi template includono database, automazione e funzionalità di collaborazione che si evolvono con le esigenze del tuo team.
Vantaggi del Pacchetto di Template
Ogni template include sezioni predefinite, connessioni al database ed elementi personalizzabili:
- Monitoraggio delle attività con assegnatari e date di scadenza
- Database della cronologia delle riunioni per un facile riferimento
- Gestione dei partecipanti e assegnazione dei ruoli
- Strumenti per il monitoraggio del tempo e il rispetto dell’agenda
- Sistemi di automazione di follow-up e promemoria
Modello 1: Ordine del giorno del Daily Standup
Perfetto per i team agile e i check-in quotidiani. Questo modello mantiene gli standup focalizzati e produttivi grazie a sezioni a tempo limitato.
Struttura dello standup
Formato di sette minuti con gestione del tempo integrata:
- Apertura (1 minuto): Rapido controllo del team e messa a fuoco
- Risultati di ieri (2 minuti): Cosa è stato completato
- Priorità di oggi (2 minuti): Su cosa si lavorerà
- Blocchi e aiuto necessario (1 minuto): Problemi che richiedono supporto
- Prossimi passi (1 minuto): Attività da svolgere e follow-up
Funzionalità per gli standup
Strumenti integrati di monitoraggio e responsabilità:
- Monitoraggio dell'avanzamento degli obiettivi dello sprint
- Sistema di escalation dei blocker
- Indicatori di capacità del team
- Monitoraggio della durata delle riunioni
Modello 2: Riunione One-to-One
Quadro strutturato per conversazioni regolari tra manager e dipendenti incentrate sullo sviluppo della carriera e sulla costruzione della relazione.
Sezioni One-on-One
Quadro di discussione completo:
- Verifica personale e discussione sul benessere
- Aggiornamenti sul progetto in corso e revisione dei progressi
- Identificazione delle sfide e dei bisogni di supporto
- Opportunità di sviluppo professionale e crescita
- Scambio di feedback e definizione degli obiettivi
- Elementi d’azione e preparazione del prossimo incontro
Modello 3: Riunione di Avvio Progetto
Lancia i progetti con successo grazie a una pianificazione completa e all’allineamento degli stakeholder fin dal primo giorno.
Componenti di avvio
Elementi fondamentali di base del progetto:
- Definizione della visione del progetto e dei criteri di successo
- Matrice dei ruoli e delle responsabilità degli stakeholder
- Pietre miliari della timeline e programma di consegna
- Allocazione delle risorse e panoramica del budget
- Valutazione dei rischi e strategie di mitigazione
- Piano di comunicazione e struttura di reporting
Modello 4: Ordine del giorno Sprint Review
Mostra il lavoro completato e raccogli il feedback degli stakeholder in dimostrazioni di sprint strutturate.
Formato di revisione
Struttura della dimostrazione incentrata sugli stakeholder
- Riepilogo del raggiungimento dell'obiettivo dello sprint
- Dimostrazioni di user story completate
- Raccolta del feedback degli stakeholder
- Aggiornamenti e prioritizzazione del product backlog
- Anteprima della pianificazione del prossimo sprint
Modello 5: Ordine del giorno della riunione del Consiglio
Riunioni di governance a livello esecutivo con una struttura formale per il processo decisionale strategico e la supervisione organizzativa.
Elementi della riunione del consiglio
Struttura formale di governance
- Appello e verifica delle presenze
- Approvazione del verbale della riunione precedente
- Report esecutivi e aggiornamenti finanziari
- Relazioni e raccomandazioni del comitato
- Decisioni strategiche e punti soggetti a voto
- Sessione esecutiva e chiusura della riunione
Modello 6: Riunione settimanale del team
Sincronizzazione regolare del team con un focus equilibrato sul lavoro attuale, sulle priorità future e sullo sviluppo del team.
Struttura settimanale
Formato coerente di comunicazione del team:
- Annunci del team e aggiornamenti organizzativi
- Resoconti sullo stato del progetto e avanzamento delle milestone
- Pianificazione della settimana e definizione delle priorità
- Collaborazione e dipendenze tra team
- Condivisione delle competenze e opportunità di apprendimento
- Feedback del equipo y mejoras de procesos
Template 7: Riunione Retrospettiva
Riunioni incentrate sul miglioramento continuo per la riflessione del team e l’ottimizzazione dei processi.
Framework retrospettivo
Discussione strutturata di miglioramento:
- Resoconto dello sprint o del periodo e metriche chiave
- Celebrazione di ciò che è andato bene e rinforzo
- Cosa potrebbe essere migliorato nell'identificazione
- Elementi d’azione per modifiche al processo
- Pianificazione degli esperimenti e misure di successo
Modello 8: Ordine del Giorno per Riunione con il Cliente
Struttura professionale delle riunioni esterne per le relazioni con i clienti, gli aggiornamenti di progetto e la gestione degli stakeholder.
Struttura della Riunione con il Cliente
Comunicazione esterna professionale
- Benvenuto e creazione di relazioni
- Revisione dei progressi del progetto e dei deliverable
- Feedback del cliente e cambiamenti dei requisiti
- Aggiornamenti della timeline e pianificazione delle milestone
- Discussione sul budget e allocazione delle risorse
- Prossimi passi e assegnazione delle attività
Come impostare il tuo pacchetto di template
Per far funzionare questi template nel tuo workspace di Notion è necessaria una corretta configurazione del database e dei template.
Configurazione iniziale dell'area di lavoro
Crea le basi per tutti i modelli di riunione:
- Crea la página principal del Meeting Hub para la navegación
- Imposta il database delle riunioni con connessioni ai template
