How to Take Better Meeting Notes

Taking great notes isn't about writing everything down. It’s a three-part skill: prepare before the meeting, capture the important stuff during it, and organize everything so it’s actually useful afterward. Once you stop trying to transcribe every word and start using this approach, your notes will go from a messy record to a real tool that creates clarity and keeps everyone accountable.

Mengapa Catatan Rapat Anda Tidak Berfungsi

Mari kita akui—sebagian besar catatan rapat itu berantakan. Kita semua pernah mengalaminya: kamu keluar dari rapat dengan halaman-halaman coretan panik, tapi tetap saja pergi tanpa benar-benar tahu apa yang harus dilakukan selanjutnya. Ini biasanya terjadi karena kita terjebak hanya mencatat apa yang dikatakan alih-alih mendengarkan secara aktif apa yang benar-benar penting.

Masalahnya bukan karena kamu tidak menulis cukup; tetapi karena kamu menangkap informasi yang salah. Mencoba mendokumentasikan seluruh percakapan kata demi kata adalah cara pasti untuk kelelahan, dan itu membuatmu berakhir dengan dinding teks yang mustahil digunakan nanti. Yang lebih penting, hal itu menarik perhatianmu dari mendengarkan dan berpartisipasi dalam diskusi yang sebenarnya.

Dari Reporter Pengadilan Menjadi Strategis

Untuk benar-benar meningkatkan kemampuan mencatat Anda, Anda membutuhkan perubahan pola pikir. Tugas Anda bukanlah mendokumentasikan percakapan, tetapi menarik intelijen yang dapat ditindaklanjuti darinya. Pikirkan tentang hasil akhirnya. Studi telah menunjukkan bahwa rapat yang tidak produktif adalah sakit kepala besar bagi para eksekutif, dan hampir selalu karena tidak ada tujuan yang jelas atau tindak lanjut. Catatan Anda adalah penghubung antara diskusi dan tindakan nyata.

Jadi, apa yang harus kamu fokuskan? Itu bermuara pada beberapa hal kunci:

Kerangka sederhana ini membantu Anda menangkap hal-hal penting untuk melangkah maju.

Tiga Pilar Pencatatan Catatan yang Dapat Ditindaklanjuti

Untuk membuat ini semakin jelas, saya telah membagi pendekatan strategis ini menjadi tiga fase yang berbeda. Setiap fase memiliki tujuan khusus yang membangun dari fase sebelumnya, mengubah tugas sederhana menjadi proses yang kuat.

Dengan menguasai tiga pilar ini, kamu memastikan bahwa waktu yang dihabiskan dalam rapat berbuah langsung menjadi kemajuan.

Atur Panggung Sebelum Rapat Dimulai

Believe it or not, the secret to great meeting notes has almost nothing to do with what happens during the meeting. It’s all about what you do in the few minutes beforehand.

Masuk ke dalam rapat tanpa persiapan itu seperti mencoba memasak resep baru tanpa melihat bahan-bahannya terlebih dahulu. Mungkin kamu akan menghasilkan sesuatu yang bisa dimakan, tapi prosesnya akan berantakan dan penuh stres. Pekerjaan yang sebenarnya terjadi sebelum panas dinyalakan.

So, what’s the biggest culprit behind unproductive meetings? A lack of a clear agenda. It’s a shockingly common problem. Research shows that only 37% of meetings come with an agenda, and 61% of C-suite execs point to that as the main reason meetings go off the rails. You can dig into more meeting productivity statistics to see just how deep this issue runs. When you do get an agenda, use it.

Figure Out What

Sebelum Anda bergabung dalam panggilan atau masuk ke ruangan, luangkan waktu lima menit. Lihat agendanya dan tanyakan pada diri sendiri satu pertanyaan sederhana: “Apa yang secara pribadi perlu saya dapatkan dari percakapan ini?”

Jawaban Anda akan berbeda dari jawaban orang lain. Anda mungkin membutuhkan keputusan akhir untuk sebuah proyek yang mandek. Mungkin Anda perlu spesifikasi teknis diperjelas, atau Anda hanya perlu tahu siapa yang bertanggung jawab atas langkah berikutnya dan sampai kapan.

Menuliskan tujuan pribadi ini seperti memberikan contekan pada otakmu. Ini mempersiapkanmu untuk langsung fokus pada informasi yang benar-benar penting bagimu. Kebiasaan kecil ini membalikkan keadaan, mengubahmu dari pendengar pasif menjadi peserta aktif yang sedang menjalankan misi.

Berikut cara cepat untuk membingkai pemikiranmu:

This isn't about creating more work; it's about making the meeting work for you. You stop just reacting to the conversation and start steering it toward what you need.

Siapkan Ruang Pencatatan Anda

Never, ever start with a blank page. Whether you're using a tool like Notion or a classic paper notebook, set up a simple template before the meeting starts. This little bit of structure saves you from the frantic scramble of trying to organize your thoughts while three people are talking at once.

Template Anda tidak perlu mewah. Hanya dengan membuat beberapa ruang khusus terlebih dahulu sudah membuat perbedaan besar.

Cobalah untuk menyertakan bagian-bagian dasar berikut:

Dengan kanvas yang sudah dipersiapkan, Anda memasuki rapat dengan perasaan tenang dan terkendali. Anda tidak lagi sekadar juru tulis yang berusaha mengikuti—Anda adalah seorang strategis, siap menangkap hal-hal yang penting sejak menit pertama.

Menangkap Hal yang Benar-Benar Penting Selama Rapat

Baik, rapat sedang berlangsung dan ide-ide bermunculan. Inilah momen di mana kebanyakan orang tersandung. Mereka mencoba bertindak seperti juru ketik pengadilan, dengan panik menulis setiap kata. Itu resep untuk kelelahan, dan terus terang, itu tidak terlalu membantu. Tugasmu bukan membuat transkrip sempurna; tugasmu adalah bertindak sebagai penyaring, menarik keluar hal-hal berharga dari percakapan.

Untuk melakukan ini dengan baik, kamu perlu melatih telingamu untuk mengenali frasa pemicu tertentu. Anggap saja itu sebagai penanda yang berteriak, "Hei, ini penting—catat ini!" Saat kamu fokus pada isyarat-isyarat ini, catatanmu menjadi kurang tentang kuantitas dan lebih tentang kualitas.

Dengarkan untuk Tindakan dan Kepemilikan

The most critical information in any meeting is about what happens next. So, instead of getting lost in the weeds of the general discussion, laser-focus on commitments. You're hunting for moments when a decision is made or a task is handed out.

Berikut adalah jenis frasa yang seharusnya membuat telingamu terjaga:

When you hear one of these, your only job is to capture the "who, what, and when" with absolute clarity. A vague note like "talked about marketing budget" is useless. A great note is "Sarah to send the final Q3 budget proposal to the team by Wednesday." One is noise; the other is an instruction.

Pendekatan terstruktur seperti ini, dengan simbol dan pengorganisasian yang jelas, memastikan tidak ada hal penting yang terlewatkan.

Temukan Metode Pencatatan yang Cocok untuk Anda

Otak setiap orang terhubung dengan cara yang berbeda, jadi apa yang berhasil untuk rekan kerja Anda mungkin tidak berhasil untuk Anda. Kuncinya adalah menemukan sistem yang memungkinkan Anda menangkap informasi dengan cepat tanpa kehilangan alur percakapan.

Berikut ringkasan cepat dari beberapa metode populer untuk melihat mana yang paling cocok dengan Anda.

Perbandingan Metode Pencatatan

Bereksperimenlah dengan ini dan lihat mana yang terasa alami. Kamu bahkan mungkin akhirnya menciptakan sistem hibrida yang benar-benar milikmu sendiri. Tujuannya adalah kejelasan dan kecepatan, bukan mengikuti formula yang kaku.

Kembangkan Singkatan Anda Sendiri

Mari kita jujur, percakapan bergerak cepat. Mencoba mengikuti dengan menulis semuanya panjang lebar adalah pertempuran yang sia-sia. Di sinilah sistem singkatan pribadi menjadi senjata rahasia Anda. Anda tidak perlu mempelajari seluruh bahasa baru—hanya beberapa simbol yang konsisten sudah cukup.

Buatlah agar terasa intuitif dan personal. Misalnya:

Using simple shortcuts like these helps you keep pace with the discussion, so you can stay engaged instead of having your head buried in your notebook. And staying engaged is crucial. Research shows that 52% of employees lose focus within the first 30 minutes of a meeting. According to meeting engagement statistics from Flowtrace, effective note-taking is one of the best ways to stay locked in.

Ketika kamu menggabungkan mendengarkan aktif dengan sistem singkatan yang sederhana, kamu benar-benar mengubah permainan. Kamu akan keluar dari setiap rapat dengan catatan yang jelas dan ringkas tentang apa yang telah diputuskan, siapa yang mengerjakan apa, dan kapan tenggatnya.

Mengubah Catatan Mentah Anda menjadi Langkah-Langkah yang Dapat Ditindaklanjuti

//www.youtube.com/embed/74EnZI5_DxE

Rapat sudah selesai, tapi pekerjaanmu belum. Saat ini, kamu mungkin punya buku catatan penuh coretan, singkatan, dan pikiran yang belum matang. Itu baru titik awal. Bagian terpenting dari membuat catatan yang lebih baik terjadi tepat setelah kamu mengklik "Leave Meeting"—mengubah bahan mentah itu menjadi rencana yang jelas.

Don't let your notes get cold. All the context and nuance of the conversation are fresh in your mind for only a short window of time. I always make it a rule to process my notes within 15-20 minutes of the meeting ending. If I wait until the end of the day, I'm almost guaranteed to misinterpret my own shorthand or forget a crucial detail someone mentioned offhand.

Proses Tinjau Cepat dan Perbaiki Ulang

Oke, pertama-tama: bereskan kekacauan dulu. Ini bukan soal menulis ulang semuanya dari awal. Ini tentang mengambil bagian-bagian berharga dan membuatnya bisa dipahami oleh seseorang yang tidak ada di ruangan saat itu (yang mungkin saja adalah dirimu sendiri dalam dua minggu).

Pindai catatan Anda dengan satu tujuan dalam pikiran: mengekstraksi nilai. Dalam pengalaman saya, pertemuan yang produktif sebenarnya hanya menghasilkan dua hal yang penting.

Setelah Anda memiliki versi yang sudah dipadatkan ini, saatnya membagikan kejelasan itu kepada seluruh tim. Dengan cara inilah Anda memastikan semua orang berada pada pemahaman yang sama dan, yang tak kalah penting, menciptakan akuntabilitas secara terbuka.

Sebarkan Tindak Lanjut Sederhana

You don't need to draft a formal, multi-page report. Honestly, no one will read it. A quick summary sent in an email or a shared Slack channel is almost always more effective. By doing this, you become the person who ensures things actually get done.

Buat tindak lanjutnya sangat sederhana dan mudah dipindai. Berikut struktur yang sudah saya gunakan selama bertahun-tahun dan sangat manjur:

Misalnya, bagian item tindakan Anda mungkin terlihat seperti ini:

Ritual singkat setelah rapat ini adalah hal yang mengubah catatan Anda dari pengingat pribadi menjadi alat yang kuat untuk penyelarasan dan eksekusi tim. Ini adalah langkah akhir yang krusial dalam membuat catatan yang benar-benar mendorong tindakan.

Kesalahan Umum dalam Mencatat yang Perlu Dihindari

Bahkan pencatat paling tekun pun bisa terjebak dalam beberapa kesalahan. Menyadari kekeliruan umum ini adalah langkah pertama untuk membuat catatan Anda benar-benar berguna setelah rapat selesai.

The biggest mistake I see people make is trying to act like a court stenographer. You can't—and shouldn't—write down every single word. When you're frantically typing or scribbling, you stop listening to understand and start listening just to transcribe. You'll capture the words but completely miss the meaning behind them.

Kekeliruan klasik lainnya adalah menjadi terlalu pintar dengan bentuk singkatanmu. Simbol aneh yang kamu ciptakan secara spontan mungkin terasa jenius saat itu, tetapi akan jadi coretan tak berguna ketika kamu tidak ingat lagi artinya sehari kemudian. Tetaplah sederhana dan berpeganglah pada sistem yang sudah kamu kenal.

Gagasan Samar vs. Tindakan Konkret

Di sinilah nilai nyata sebuah rapat sering kali hilang. Catatan Anda menjadi tumpukan gagasan menarik dan poin brainstorming, tetapi tidak ada kejelasan tentang apa yang sebenarnya diputuskan atau siapa yang seharusnya melakukan apa.

Itu adalah resep untuk proyek yang mandek dan tenggat waktu yang terlewat.

Solusinya ternyata sangat sederhana: buat pemisahan visual yang jelas dalam catatan Anda untuk dua hal: