A Practical Guide: how to improve sales team performance

Sebelum Anda bisa memperbaiki sebuah masalah, Anda harus tahu dulu apa masalahnya. Sangat menggoda untuk langsung lompat ke solusi ketika penjualan menurun—program pelatihan baru, insentif tambahan, atau rencana insentif yang berbeda. Namun tanpa diagnosis yang jelas, Anda hanya sekadar melemparkan berbagai hal secara acak, membuang waktu dan uang sambil membuat tim Anda frustrasi.

A real solution starts with a deep dive to uncover what's actually holding your team back.

Temukan Alasan Sebenarnya Tim Penjualan Anda Berkinerja Buruk

Bayangkan diri Anda sebagai seorang detektif. Tugas Anda adalah menembus asumsi dan mengumpulkan bukti konkret. Apakah masalahnya aktivitas yang rendah, kualifikasi yang buruk, atau kemampuan closing yang lemah? Apakah ada beberapa sales rep yang tertinggal dari yang lain? Apakah ada satu tahap tertentu dalam sales funnel Anda yang benar-benar menjadi bottleneck? Menjawab pertanyaan-pertanyaan ini berarti Anda harus terjun langsung dengan data keras sekaligus observasi di dunia nyata.

Kamu perlu melihat gambaran keseluruhan, bukan hanya satu cuplikan saja.

Mulai dengan Corong Data

CRM Anda adalah tempat pertama untuk mencari petunjuk. Mulailah dengan menelusuri funnel penjualan Anda, tahap demi tahap, dan teliti tingkat konversinya. Banyak lead baru tetapi sangat sedikit panggilan discovery tidak selalu berarti masalah lead gen; lebih sering daripada tidak, itu menunjukkan adanya kelemahan dalam kualifikasi atau outreach awal.

Tentukan titik penurunan spesifik:

Tapi jangan berhenti pada tampilan tingkat tim. Segmentasikan data ini berdasarkan perwakilan individu, berdasarkan wilayah, atau bahkan berdasarkan sumber prospek. Anda mungkin menemukan bahwa satu tim sangat unggul dalam menangani prospek masuk (inbound) tetapi tidak bisa membuat kemajuan dengan prospek keluar (outbound), atau bahwa dua perwakilan menurunkan rata-rata seluruh tim. Pola-pola ini adalah peta jalan Anda, yang langsung menunjukkan Anda ke masalahnya.

Infografis ini menyajikan pohon keputusan sederhana untuk membantu Anda menentukan apakah akar masalahnya berbasis metrik atau berbasis perilaku.

Ini adalah pengingat visual yang bagus bahwa angka yang buruk sering menunjukkan proses yang rusak, sementara perilaku yang tidak konsisten biasanya memerlukan pelatihan langsung secara satu lawan satu.

Gali Lebih Dalam dari Sekadar Angka

Sebelum Anda benar-benar dapat mendiagnosis apa yang terjadi, Anda memerlukan serangkaian tanda vital yang jelas untuk dipantau. Inilah Key Performance Indicators (KPI) yang memberi Anda gambaran detak jantung kesehatan funnel penjualan Anda, dari atas hingga bawah.

Melangkah Lebih Jauh dari Angka dengan Analisis Kualitatif

Di sinilah wawasan yang sesungguhnya berasal. Mendengarkan rekaman panggilan atau ikut serta dalam panggilan penjualan secara langsung sangatlah berharga. Anda bisa langsung mendengar bagaimana para sales Anda menangani keberatan, menjelaskan nilai produk Anda, dan memandu percakapan. Ini memberikan konteks yang tidak bisa didapatkan dari dashboard mana pun.

This approach also throws a spotlight on just how critical proper skill development is. The payoff for good training is massive—companies that invest in it see a return of $4.53 for every dollar spent.

And yet, there’s a major disconnect. Only 18% of buyers feel that salespeople are actually well-prepared for their conversations. That gap shows that too many organizations treat training as a one-and-done event instead of a core part of their strategy. If you want to dig deeper, these sales training statistics paint a very clear picture of the opportunity you're missing.

Bangun Program Coaching yang Benar-Benar Berhasil

Begitu Anda berhasil mengidentifikasi kesenjangan kinerja yang menghambat tim Anda, pekerjaan sesungguhnya baru dimulai. Jujur saja: seminar pelatihan generik dengan pendekatan satu-ukuran-untuk-semua jarang membekas. Seminar itu tidak menyentuh hambatan unik yang dihadapi setiap perwakilan penjualan dari hari ke hari. Untuk melihat peningkatan yang nyata dan berkelanjutan, Anda harus meninggalkan pelatihan yang bersifat umum dan beralih ke coaching yang terarah dan satu-satu.

Ini tentang menjadikan para manajer Anda sebagai pelatih kinerja sejati yang memberdayakan para sales rep, bukan sekadar mengawasi mereka. Ini adalah perubahan mendasar dari memberi ceramah kepada sekelompok orang menjadi mengembangkan individu.

Dari Manajer menjadi Pengganda Kinerja

Pekerjaan terpenting seorang manajer bukan sekadar memantau dasbor; tetapi mengembangkan orang-orangnya. Coaching yang hebat berfokus pada perilaku dan keterampilan spesifik yang perlu diperbaiki, lalu bermitra dengan perwakilan untuk mengembangkannya seiring waktu. Agar percakapan ini produktif, Anda memerlukan sedikit struktur.

Many of the best teams I've seen use a simple framework to keep these talks focused and forward-looking. One of the most effective is the GROW model.

Menggunakan kerangka seperti ini mengubah pernyataan samar dan tidak membantu seperti "kamu perlu menjadi lebih baik dalam discovery" menjadi rencana konkret yang benar-benar dimiliki oleh sales rep tersebut. Ini menjadi sebuah percakapan, bukan perintah.

Manfaatkan Rekaman Panggilan untuk Umpan Balik yang Tepat Sasaran

The single most powerful tool in any sales coach’s kit is the call recording. Abstract feedback is easy to forget, but hearing a specific moment in a call provides undeniable context. You can stop saying, "You need to handle objections better," and start saying, "Let's listen to that Acme Corp call at the 20 mark. When they brought up budget, what else could we have asked to dig into the real issue?"

This data-driven approach takes the emotion and subjectivity out of it. It’s like watching game tape together. You can analyze precise moments and find tangible opportunities for improvement. This is where modern tools are a game-changer. For instance, using AI for sales coaching can automatically flag keywords, spot long monologues, or highlight common objections, saving managers hours of sifting through calls.

Siklus umpan balik yang cepat inilah cara Anda mengubah pemain kelas B menjadi pemain kelas A dan memberi para performer terbaik Anda keunggulan ekstra.

Buat Rencana Pengembangan Individu

Setiap sales rep itu berbeda. Penutup bintang Anda mungkin sangat buruk dalam melakukan prospek, sementara pembangun hubungan yang hebat kesulitan menciptakan sense of urgency. Rencana generik saja tidak akan cukup. Percakapan coaching Anda harus menghasilkan Rencana Pengembangan Individu (IDP) yang sederhana dan terdokumentasi.

IDP yang efektif bukanlah dokumen HR yang rumit. Ini adalah panduan yang hidup dengan tujuan yang jelas.

IDP menciptakan akuntabilitas bagi semua pihak yang terlibat. Ini memastikan bahwa coaching bukan hanya serangkaian obrolan acak, tetapi sebuah perjalanan terarah menuju peningkatan yang nyata dan terukur.

Berlatih di Lingkungan yang Aman

Anda tidak akan mengirim seorang pilot ke dalam badai tanpa waktu di simulator penerbangan, namun kita melempar para sales rep ke panggilan berisiko tinggi dengan hampir tanpa latihan. Permainan peran dan simulasi deal sangat penting untuk membangun memori otot dalam lingkungan berisiko rendah.

Latihan-latihan ini membangun kepercayaan diri dan memberi para sales rep ruang untuk gagal, belajar, dan mempertajam pendekatan mereka tanpa kehilangan peluang nyata. Penerapan yang konsisten dan praktis inilah yang membuat keterampilan baru melekat dan mendorong kinerja yang lebih baik secara keseluruhan.

Mari kita jujur: bahkan tenaga penjualan terbaik Anda akan kewalahan jika mereka harus berhadapan dengan sistem yang rumit dan tidak efisien. Proses penjualan yang berbelit-belit atau CRM yang dikonfigurasi dengan buruk seperti berlari di dalam lumpur—ini memperlambat semua orang dan menenggelamkan tim Anda dalam pekerjaan administratif ketika seharusnya mereka berjualan.

Tujuannya di sini bukan untuk menambah lebih banyak langkah atau kolom. Ini untuk menyingkirkan semua hal yang tidak secara langsung membantu menutup kesepakatan. Proses dan alatmu seharusnya menjadi senjata rahasia, bukan sakit kepala sehari-hari. Jika para sales-mu menghabiskan lebih banyak waktu memperbarui Salesforce daripada berbicara dengan prospek, berarti ada sesuatu yang benar-benar salah.

Audit dan Sederhanakan Tahapan Penjualan Anda

Pertama-tama, kamu harus bersikap sangat tegas terhadap proses penjualanmu saat ini. Kumpulkan timmu dalam satu ruangan (virtual atau fisik) dan petakan setiap langkah yang dilalui sebuah kesepakatan, dari kontak pertama hingga kontrak ditandatangani.

Start asking the hard questions: Why do we have this stage? Does this step actually add value? Is this CRM field essential, or just a "nice-to-have" that someone requested three years ago?

I’ve seen this happen time and time again. Sales processes bloat over the years, collecting stages that seemed like a good idea at the time but now just create bottlenecks. I once worked with a company that had a dizzying 12-stage process. Deals would get stuck for weeks in vague purgatories like "Nurturing" or "Technical Review," which made forecasting a complete guessing game.

Setelah audit yang serius, kami memangkasnya menjadi model ramping dengan 5 tahap:

The impact was immediate. Deal velocity jumped by 20% because reps had a clear path forward. Forecasting accuracy skyrocketed because there was no ambiguity about where an opportunity really stood.

Ubah CRM Anda Menjadi Pusat Aksi

CRM Anda seharusnya terasa lebih seperti kokpit pilot daripada spreadsheet yang tak ada habisnya. CRM perlu menyajikan informasi yang tepat pada waktu yang tepat sehingga tim sales Anda dapat mengambil tindakan yang cepat dan cerdas. Antarmuka yang berantakan dengan puluhan kolom yang tidak terpakai hanya menciptakan kebisingan dan memberi alasan bagus bagi para sales untuk berhenti menggunakannya.

Focus on building dashboards that highlight critical metrics and, most importantly, next steps. A healthy pipeline starts with quality leads, so embedding proven strategies to generate business leads right into your process is a must. From there, automate everything you possibly can. Call logging, email tracking, follow-up reminders—every manual task you eliminate is another minute your rep can spend talking to a customer.

Think about it. A simple automation that creates a follow-up task five days after a proposal is sent can be a game-changer. Why? Because research shows 80% of sales require at least five follow-ups, yet a staggering 44% of reps give up after just one. By building these best practices directly into your CRM workflow, you systematically lift the performance of your entire team.

Integrasikan Alat Anda untuk Menghilangkan Friksi

Tim penjualan saat ini menggunakan seluruh rangkaian alat. Namun ketika tumpukan teknologi itu terputus, justru menimbulkan lebih banyak pekerjaan. Perwakilan penjualan kehilangan fokus dan membuang waktu berharga dengan terus berpindah antara kotak masuk, kalender, perangkat lunak panggilan, dan CRM mereka. Keajaiban yang sesungguhnya terjadi ketika semua alat ini saling terhubung.

Imagine your meeting transcription tool automatically logging call notes and summaries directly into the correct opportunity in your CRM. That’s not a futuristic dream; it’s a massive time-saver for every single person on your team. This is why exploring //summarizemeeting.com/feature/integrations becomes such a powerful move for boosting efficiency.

Dengan menghubungkan sistem Anda, Anda menciptakan satu sumber kebenaran dan menghilangkan "entri data ganda" yang sangat dibenci oleh para perwakilan di mana-mana. Ini tidak hanya meningkatkan akurasi data Anda—tetapi juga meningkatkan semangat tim dan mendorong adopsi alat yang sudah Anda investasikan.

Selaraskan Tujuan dan Kompensasi Anda untuk Meningkatkan Motivasi

Jujur saja: motivasi adalah mesin dari setiap tim penjualan. Tapi jika satu-satunya alat yang kamu punya hanyalah cek komisi, kamu bukan cuma menyisakan uang di meja—kamu sama sekali melewatkan intinya. Tim yang benar-benar bersemangat berjalan dengan perpaduan antara tujuan yang jelas, bayaran yang adil, dan budaya yang merayakan perilaku yang tepat, bukan hanya angka akhirnya saja.

This isn't about finding one secret lever. It's about building an entire system where a rep's personal drive lines up perfectly with the company's big-picture objectives. When you nail this alignment, you create an environment where people genuinely want to win.

Tetapkan Kuota yang Sulit namun Adil

Tidak ada yang membunuh semangat lebih cepat daripada kuota yang disusun dengan buruk. Jika terlalu mudah, para pemain terbaik Anda akan mencapainya di minggu kedua setiap bulan lalu bersantai. Jika mustahil, seluruh tim Anda akan merasa kalah sejak hari pertama. Keajaibannya ada di titik manis itu: menantang, tetapi benar-benar bisa dicapai.

This is where the classic SMART framework is your best friend. A good quota is:

Menggunakan pendekatan ini mengubah sasaran yang samar menjadi peta jalan yang jelas. Ini memberi tim sales Anda garis akhir yang benar-benar bisa mereka lihat dan yakini dapat mereka lewati.

Rancang Rencana Kompensasi yang Mendorong Tindakan yang Tepat

Your compensation plan is the loudest message you send about what you really value. It has to do more than just pay out on closed deals; it needs to reward the specific behaviors that lead to long-term, sustainable success.

Tidak ada satu model yang cocok untuk semua di sini. Struktur yang tepat sepenuhnya bergantung pada apa yang ingin Anda capai sebagai bisnis.

Misalnya, sebuah startup yang mencoba menembus pasar baru mungkin menggunakan rencana agresif dengan akselerator besar untuk sepuluh kesepakatan pertama di wilayah tersebut. Di sisi lain, perusahaan mapan yang berfokus pada retensi mungkin menawarkan bonus untuk kontrak multi-tahun atau penjualan silang produk baru. Rencana tersebut harus melayani strateginya.

Lihat Melampaui Gaji untuk Motivasi yang Sebenarnya

Uang adalah pendorong yang hebat, tetapi jarang menjadi alasan utama mengapa para karyawan berprestasi tinggi bertahan dalam jangka panjang. Budaya penjualan terbaik dibangun di atas penghargaan non-moneter yang membuat para sales merasa dihargai dan diakui sebagai bagian dari tim pemenang.

Ini adalah cara-cara sederhana dan berbiaya rendah untuk membangun budaya seperti itu: