Confidentialité de la transcription de réunion 🔒

Les outils de transcription par IA traitent souvent des informations sensibles ou confidentielles. Il est essentiel d’examiner les conditions d’utilisation et les politiques de confidentialité de tout fournisseur d’IA pour comprendre comment les données sont gérées. Les organisations devraient mettre en œuvre des mesures de sécurité robustes, notamment le chiffrement, l’accès protégé par mot de passe et des contrôles d’accès stricts.

Lors de l’utilisation de services tiers, veillez à ce qu’ils signent des accords affirmant l’absence de stockage des données au-delà de la période de traitement nécessaire, l’interdiction d’utiliser vos données pour l’entraînement de modèles, le respect de normes de chiffrement strictes et la suppression immédiate des données après la session.

Les organisations utilisant la transcription de réunions par IA doivent naviguer dans un paysage réglementaire de plus en plus complexe. La California Consumer Privacy Act (CCPA) a reçu des mises à jour significatives en 2026, avec de nouvelles règles concernant les technologies de prise de décision automatisée liées à l'IA, les audits de cybersécurité et les évaluations des risques qui impactent les entreprises traitant des informations personnelles des résidents de Californie.

Selon le RGPD, les enregistrements vocaux et les transcriptions sont considérés comme des données personnelles nécessitant une base légale explicite pour le traitement. Les organisations doivent fournir un avis clair sur les informations capturées, leur objectif, qui peut y accéder et combien de temps elles seront conservées. Le non-respect peut entraîner des amendes atteignant 7 988 $ par violation intentionnelle en vertu du CCPA, avec des amendes record dépassant 1,3 million de dollars infligées en 2026.

La loi fédérale en vertu de la Loi sur la confidentialité des communications électroniques fonctionne sur la base du "consentement d'une partie", ce qui signifie qu'il est légal d'enregistrer si au moins une personne consent. Cependant, de nombreux États ont des exigences plus strictes de "consentement de toutes les parties". À partir de 2026, les États nécessitant le consentement de toutes les parties incluent la Californie, le Connecticut, le Delaware, la Floride, l'Illinois, le Maryland, le Massachusetts, le Michigan, le Montana, le Nevada, le New Hampshire, la Pennsylvanie et Washington.

Si même un seul participant à la réunion se trouve dans un État exigeant le consentement de toutes les parties, l’organisateur doit obtenir le consentement de toutes les personnes impliquées. De nombreux outils de transcription IA créent également des empreintes vocales pour l’identification des intervenants, ce qui peut déclencher l’application de lois spécifiques sur la confidentialité biométrique, comme la BIPA de l’Illinois, qui exige un consentement écrit avant de collecter des données biométriques.

Les organisations devraient établir une politique claire d’utilisation acceptable de l’IA qui précise comment l’IA peut être utilisée, identifie les outils approuvés et définit les pratiques interdites. Une formation annuelle aide les employés à comprendre les risques et les avantages de l’IA, à réduire la responsabilité et à démontrer une gestion responsable de la technologie.

Supposez que tous les enregistrements, notes et transcriptions générés par l’IA sont susceptibles d’être découverts dans le cadre d’un litige. Ces éléments pourraient servir de preuves, et tant que les tribunaux n’auront pas expressément limité la portée des assignations, les avocats qui utilisent des outils d’IA s’exposent au risque d’une production forcée de transcriptions sensibles. Envisagez d’utiliser des modèles d’IA sur site ou hors ligne pour les discussions les plus sensibles.

Tous les outils de transcription de réunions ne sont pas créés égaux en matière de confidentialité. Certains fournisseurs privilégient la sécurité avec une conformité de niveau entreprise, tandis que d'autres se concentrent sur la commodité au détriment de la protection des données. Voici les options les plus axées sur la confidentialité disponibles en 2026 :