⚖️ Base juridique pour la transcription de réunions

En vertu du RGPD, vous avez besoin d’un motif légal pour transcrire des réunions. Les bases juridiques les plus courantes pour la transcription de réunions sont :

📝 Consentement (article 6, paragraphe 1, point a))

✓Participantsdonner librementleur consentement à être enregistré
✓Le consentement doit êtrespécifique, informé et sans ambiguïté
✓Les participant·e·s peuventretirer le consentementà tout moment
⚠️Pourdonnées sensibles(santé, opinions politiques), un consentement explicite au titre de l’article 9 est requis

🏢 Intérêt légitime (Article 6(1)(f))

✓Valable pourréunions d'affaires internesavec des besoins opérationnels légitimes
✓Exige untest d’équilibrage documentémettre en balance vos intérêts avec les droits des personnes concernées
✓Doit démontrernécessité- la transcription sert un objectif légitime

📋 Nécessité contractuelle (article 6, paragraphe 1, point b))

✓Lorsque la transcription estnécessaire à l’exécution d’un contratavec le participant
✓Courant enconsultations clientsouservices professionnels

✅ Exigences de consentement pour l’enregistrement de réunion

Avant le début de l’enregistrement

•Informer tous les participantsque la réunion sera enregistrée et transcrite
• Inclure une notification dans leinvitation à une réunionavant la session
• Expliquez clairement laobjectif de la transcriptionet comment les données seront utilisées
• Fournir des informations surpériodes de conservation des données
• Expliquer les rôles des participantsdroits d'accès, de rectification et de suppressionleurs données

Exigences particulières en Allemagne

En Allemagne, la parole est spécialement protégée en vertu de§201 StGB (Code pénal)L’enregistrement sans consentement est une infraction pénale, pas seulement une violation du RGPD.

•Consentement expliciteest obligatoire pour tous les enregistrements
• Envisagez d’utilisermécanismes d’adhésionau sein de la plateforme de réunion
• Documenter le consentement pourconformité légale

📦 Règles de stockage et de conservation des données

🎯 Minimisation des données

• N’enregistrer que ce qui eststrictement nécessaire
• Éviter la capturenon pertinent ou excessivement sensibleconversations
• Utiliserenregistrement sélectifou des outils de rédaction
• Considérerrésumé uniquementoptions au lieu de transcriptions complètes

⏰ Limitation de stockage

• Conserver les données personnellespas plus long que nécessaire
•Calendriers de conservation des documentspour différents types de données
•Automatiser la suppressionlà où c'est possible
• Journaliser toutexceptions avec raisonset propriétaire

📊 Durées de conservation recommandées

Type de contenu	Rétention suggérée	Notes
Réunions d’équipe internes	30 à 90 jours	Supprimer après l’exécution des éléments d’action
Réunions clients	Durée du contrat + 1 an	S’aligner sur les termes du contrat
Réunions juridiques/conformité	Comme l'exige la loi	Base juridique du document
Appels de vente	6-12 mois	Formation et objectifs de qualité

👤 Droits des personnes concernées

Les participants à la réunion ont des droits spécifiques en vertu du RGPD auxquels vous devez être prêt à vous conformer :

📋 Droit d'accès (Article 15)

Les participants peuvent demander des copies de leurs données transcrites ainsi que des informations sur la façon dont elles sont traitées.

✏️ Droit de rectification (Article 16)

Les participants peuvent demander des corrections des transcriptions inexactes de leurs déclarations.

🗑️ Droit à l’effacement (Article 17)

Also known as the "right to be forgotten" - participants can request deletion of their data.

⏸️ Droit à la limitation du traitement (Article 18)

Les participants peuvent limiter l’utilisation de leurs données transcrites pendant que les litiges sont résolus.

📦 Droit à la portabilité des données (Article 20)

Les participants peuvent recevoir leurs données dans un format structuré et couramment utilisé.

🚫 Droit d’opposition (Article 21)

Les participants peuvent s'opposer à la transcription sur la base d’intérêts légitimes.

🌍 Transferts transfrontaliers de données

⚠️ Considération critique

De nombreux outils de transcription populaires (comme Otter.ai, Fireflies.ai) traitent les données surServeurs basés aux États-Uniscréant des risques de transfert transfrontalier de données au titre de l’article 44 du RGPD. Depuis l’invalidation du Privacy Shield, les organisations ne peuvent plus se fier uniquement aux décisions d’adéquation génériques.

Garanties requises pour les transferts hors UE

✓Clauses Contractuelles Types (CCT)- Conditions contractuelles approuvées par l’UE
✓Évaluations d'impact sur les transferts (EIT)- évaluations des risques documentées
✓Mesures de sécurité supplémentaires- chiffrement, pseudonymisation
✓Règles d’entreprise contraignantespour les transferts intragroupe

📄 Contrats de traitement des données (DPA)

Les prestataires de transcription agissent commesous-traitants du traitement des donnéeset doit suivre vos instructions en tant que responsable du traitement des données. Votre DPA doit inclure :

✓Politiques de conservation et de suppression- interdiction de conserver les transcriptions indéfiniment
✓Restrictions d'accès- qui peut accéder aux transcriptions chez le fournisseur
✓Mesures de sécurité- chiffrement au repos et en transit
✓Divulgation des sous-traitants- liste de toutes les tierces parties impliquées
✓Droits d'audit- capacité à vérifier la conformité
✓Procédures de notification de violation- signalement rapide des incidents

🤖 Considérations relatives au règlement européen sur l’IA (nouveauté 2025)

L’AI Act de l’UE introduitrègles fondées sur le risquepour les systèmes d’IA qui affectent les outils de transcription de réunions.

✅ Faible risque - Transcription simple

• Conversion basique de la parole en texte
• Résumés de réunion et points d’action
• Identification des intervenants pour la tenue de dossiers
• À des fins de documentation standard

⚠️ Risque élevé ou interdit

•Reconnaissance des émotions- détecter le stress, l’humeur ou le sentiment
•Analyse de crédibilité- évaluer la véracité des affirmations
• Informations basées sur l’IA ayant un impactrecrutement, performance ou tarificationdécisions
• Catégorisation biométrique en temps réel

Ces utilisations peuvent relever de pratiques interdites (art. 5) ou nécessiter la conformité aux exigences applicables aux systèmes d’IA à haut risque.

🏆 Outils de réunion conformes au RGPD

🇪🇺 Solutions basées dans l’UE

• Jamie- Basé en Allemagne, conforme au RGPD
• MeetGeek- Centres de données UE disponibles
• Sembly IA- Options d’hébergement dans l’UE
• Fathom- Forte orientation sur la confidentialité

🔒 Fonctionnalités axées sur la confidentialité

• Traitement local- les données ne quittent jamais votre appareil
• Options auto-hébergées- contrôle total sur l'infrastructure
• Résidence des données dans l’UE- serveurs situés à l'intérieur des frontières de l'UE
• Chiffrement à connaissance nulle- le fournisseur ne peut pas accéder au contenu

📝 Liste de contrôle de conformité RGPD pour la transcription de réunions

Avant de mettre en œuvre la transcription

☐ Identifiez et documentez votre base légale pour le traitement
☐ Compléter une analyse d’impact relative à la protection des données (AIPD) en cas de risque élevé
☐ Sélectionner un fournisseur avec une conformité RGPD vérifiable
☐ Examiner et signer un DPA complet
☐ Évaluer les exigences en matière de transferts transfrontaliers

Exigences opérationnelles

☐ Créer des modèles de notification pour les participants
☐ Établir des procédures de collecte du consentement
☐ Définir et documenter les calendriers de conservation
☐ Mettre en place des processus de suppression automatisés
☐ Former le personnel aux exigences du RGPD

Conformité continue

☐ Traiter les demandes d'accès des personnes concernées dans un délai de 30 jours
☐ Tenir des registres des activités de traitement
☐ Mener des audits de conformité réguliers
☐ Maintenir les DPA et les mesures de sécurité à jour
☐ Surveiller les changements réglementaires

💰 Pénalités en cas de non-respect

Toute organisation traitant des données personnelles de résidents de l’UE à l’aide d’outils de transcription doit garantir une conformité totale au RGPD. Les violations peuvent entraîner :

⚠️Jusqu'à 20 M€pour des infractions graves
⚠️Jusqu’à 4 % du chiffre d’affaires annuel mondial(le plus élevé des deux)
⚠️Dommage réputationnelet perte de confiance des clients
⚠️Ordonnances d’exécutionexige la cessation immédiate du traitement

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