Lois fédérales sur l’enregistrement (États-Unis)
La loi fédérale sur les écoutes téléphoniques (18 U.S.C. Section 2511), qui fait partie de l’Electronic Communications Privacy Act (ECPA), établit une règle de base de consentement d’une seule partie. Cela signifie qu’au niveau fédéral, l’enregistrement d’une conversation est légal tant qu’au moins un des participants à la conversation consent à être enregistré.
Cependant, les États individuels peuvent imposer des exigences plus strictes. Lorsque la loi d’un État est plus restrictive que la loi fédérale, c’est la loi de l’État qui prévaut. C’est pourquoi il est essentiel de comprendre les exigences de consentement propres à votre État pour l’enregistrement légal des réunions.
Remarque importante
Le consentement d’une seule partie ne signifie PAS que vous pouvez laisser un appareil d’enregistrement tourner et le récupérer plus tard. Vous devez être un participant actif à la conversation pour l’enregistrer légalement en vertu des lois sur le consentement d’une seule partie.
États à consentement unilatéral vs à consentement bilatéral
États à consentement unilatéral (38 États + DC)
Dans ces États, vous pouvez légalement enregistrer une réunion si vous y participez, sans avoir besoin d’en informer les autres participants.
- Alabama, Alaska, Arizona, Arkansas, Colorado
- DC, Géorgie, Hawaï, Idaho, Indiana, Iowa
- Kansas, Kentucky, Louisiane, Maine, Minnesota
- Mississippi, Missouri, Nebraska, New Jersey
- Nouveau-Mexique, New York, Caroline du Nord
- Dakota du Nord, Ohio, Oklahoma, Oregon (électronique)
- Rhode Island, Caroline du Sud, Dakota du Sud
- Tennessee, Texas, Utah, Virginie
- Virginie-Occidentale, Wisconsin, Wyoming
États à consentement bipartite (toutes les parties)
Dans ces États, TOUS les participants doivent consentir à être enregistrés. Enregistrer sans consentement universel peut entraîner des sanctions pénales.
- Californie - Infraction criminelle, amende pouvant aller jusqu’à 2 500 $
- Connecticut - Deux parties pour électronique
- Delaware
- Floride - Crime au troisième degré
- Illinois - Crime de classe 4
- Maryland
- Massachusetts
- Michigan
- Montana
- Nevada
- New Hampshire
- Pennsylvanie
- Washington
Réunions interétats et à distance
Lorsque les participants à une réunion se trouvent dans différents États, les tribunaux appliquent généralement la loi de l’État où se trouve la personne enregistrée. Par exemple, si vous êtes à New York (consentement d’une seule partie) et enregistrez quelqu’un en Californie (consentement de toutes les parties), la loi plus stricte de la Californie s’applique. Pour les réunions à distance, conformez-vous toujours à la loi la plus stricte applicable parmi tous les participants.
Consentement implicite vs explicite
Consentement implicite
Dans certaines juridictions, le consentement peut être implicite lorsque les participants poursuivent une conversation après avoir été clairement informés qu’elle est enregistrée, même s’ils ne déclarent pas explicitement qu’ils y consentent.
- Annonce verbale au début de la réunion
- Notification de plateforme (Zoom, Teams)
- Invitation de réunion indiquant l’enregistrement
- Rester dans la réunion après l’annonce
Consentement explicite
Obligatoire en vertu du RGPD et recommandé comme bonne pratique. Les participants acceptent activement et clairement d’être enregistrés par le biais d’une action spécifique.
- Formulaire de consentement écrit signé
- « Oui » verbal enregistré sur l’audio
- Reconnaissance par clic/case à cocher
- Confirmation de consentement par e-mail
RGPD et exigences européennes
En vertu du Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD), les enregistrements de réunions qui capturent des données personnelles nécessitent une base juridique claire. Dans la plupart des situations professionnelles, cela signifie obtenir le consentement explicite de tous les participants avant l’enregistrement. Le seuil pour qu’un consentement soit valable au titre du RGPD est nettement plus élevé que les exigences américaines.
Normes de consentement RGPD
En vertu du RGPD, le consentement à l’enregistrement doit être :
- Donné librement : Sans pression ni désavantage en cas de refus
- Clair sur ce qui est enregistré et pourquoi
- Les participants comprennent l’objectif et l’utilisation des données
- Donné par une action affirmative claire (et non par le silence ou des cases précochées)
Ce que le RGPD interdit
- Silence ou inaction comme consentement
- Cases à cocher de consentement pré-cochées
- Consentement groupé avec d'autres conditions
- Enregistrement sans notification claire
- Consentement obtenu sous la pression
Droits RGPD pour les participants
- Droit de retirer son consentement à tout moment
- Droit d’accès à leurs données enregistrées
- Droit de demander la suppression
- Droit à la portabilité des données
- Droit d’opposition au traitement
Sanctions GDPR
Le non-respect du RGPD peut entraîner des amendes allant jusqu'à 20 millions d'euros ou 4 % du chiffre d'affaires annuel mondial, le montant le plus élevé étant retenu. De plus, les personnes concernées peuvent engager des actions civiles en dommages et intérêts résultant d'enregistrements non autorisés.
Exigences du RGPD britannique
Le Royaume-Uni fonctionne désormais selon son propre cadre RGPD britannique, qui conserve l’architecture centrale du RGPD de l’UE. Les organisations doivent démontrer une base légale pour l’enregistrement des réunions, le consentement étant la base la plus couramment utilisée à des fins de formation et d’assurance qualité.
Principales exigences du RGPD britannique
- Conservez des dossiers clairs démontrant comment le consentement a été obtenu
- Informez les participants avant l’enregistrement, et non pendant ou après
- Droits de rétractation : Proposez des moyens simples de retirer le consentement à tout moment
- Pas d’enregistrement furtif : L’enregistrement sans informer les participants est illégal
Mise à jour 2026
En raison de la loi sur les données (Utilisation et Accès) qui entrera en vigueur le 19 juin 2026, les directives du RGPD britannique sont en cours de révision et peuvent être sujettes à des modifications. Les organisations doivent suivre les mises à jour de l'ICO pour connaître les dernières exigences.
Consentement pour les réunions en milieu de travail
L’enregistrement des réunions sur le lieu de travail implique des considérations supplémentaires. En vertu du RGPD, le consentement ne peut pas être utilisé comme base légale dans le contexte de l’emploi en raison du déséquilibre de pouvoir entre l’employeur et le salarié. À la place, les organisations s’appuient généralement sur l’intérêt légitime, qui exige une évaluation documentée.
Pour les employeurs
- Établir des politiques d’enregistrement claires dans le manuel de l’employé
- Mener une évaluation de l’intérêt légitime (LIA)
- Former les managers aux procédures d’enregistrement
- Documenter toutes les pratiques d’enregistrement
- Soyez conscient des protections de la NLRA pour les employés
Pour les employés
- Connaître les lois de consentement de votre État
- Examiner la politique de l’employeur en matière d’enregistrement
- Comprendre les protections du NLRA pour la documentation des violations
- Demande de confirmation écrite des politiques de consentement
- En cas de doute, consultez les ressources humaines ou le service juridique
Fonctionnalités de consentement de la plateforme vidéo
Les principales plateformes de visioconférence incluent des notifications de consentement intégrées, mais celles-ci seules peuvent ne pas satisfaire aux exigences légales dans toutes les juridictions. Complétez toujours les fonctionnalités de la plateforme par vos propres procédures de consentement.
Notifications de la plateforme
- Affiche l’indicateur d’enregistrement à tous les participants
- Microsoft Teams Affiche la bannière de notification d’enregistrement
- Google Meet : Annonce lorsque l’enregistrement commence
- Alertes de prise de vue et d’enregistrement audio
Remarque : Les notifications de la plateforme peuvent ne pas satisfaire à toutes les exigences légales en matière de consentement, en particulier dans les États à consentement bilatéral.
Meilleures pratiques pour les réunions virtuelles
- Inclure un avis d’enregistrement dans les invitations de calendrier
- Annoncer verbalement l’enregistrement au début de la réunion
- Autoriser les participants à s’opposer ou à partir
- Consigner le consentement dans les notes de réunion
- Utilisez des plateformes dotées de fonctionnalités de consentement configurables
- Demander une confirmation verbale de tous les participants
Meilleures pratiques en matière de consentement
Processus de consentement exemplaire
- Notification pré-réunion : Inclure un avis d’enregistrement dans toutes les invitations de calendrier
- Politique écrite : Partage ta politique d’enregistrement avant la réunion
- Annonce verbale : Indiquer l’objectif de l’enregistrement au début de la réunion
- Accuser le refus : Permettre aux participants de partir sans pénalité
- Consentement concernant le document : Enregistrer les décisions de consentement pour les dossiers de conformité
- Fournir l’accès : Expliquez comment les participants peuvent accéder à leurs données
Annonce de consentement exemple
« Cette réunion est enregistrée à des fins de [objectif spécifique : formation, documentation, conformité]. En continuant à participer, vous consentez à cet enregistrement. Si vous ne souhaitez pas être enregistré, veuillez quitter la réunion maintenant ou éteindre votre caméra et votre microphone. L’enregistrement sera conservé pendant [durée de conservation] et accessible à [rôles spécifiques]. Si vous avez des questions concernant notre politique d’enregistrement, veuillez contacter [coordonnées]. »
Outils de réunion IA et consentement
Les assistants de réunion IA qui enregistrent et transcrivent les réunions doivent respecter les mêmes exigences en matière de consentement que toute autre méthode d’enregistrement. La plupart des outils de réunion IA réputés incluent des fonctionnalités permettant aux organisations de satisfaire à leurs obligations légales.
Outils de réunion d’IA conformes
Options prêtes pour les entreprises
- Otter.ai - Certifié SOC 2 Type II
- Fireflies.ai - Conforme au RGPD
- Gong - Sécurité d’entreprise
- Sembly IA - Certifié SOC 2
Principales fonctionnalités de consentement
- Notifications automatiques de consentement
- Flux de travail de consentement d’enregistrement
- Mécanismes de désinscription des participants
- Journalisation des consentements et pistes d’audit
- Messages de notification configurables
Conséquences de l’enregistrement sans consentement
Peines pénales (États-Unis)
- Crime de classe 4, jusqu'à 3 ans de prison
- Amende pouvant aller jusqu'à 2 500 $ et/ou 1 an de prison
- Crime de troisième degré, jusqu'à 5 ans de prison
- Jusqu’à 5 ans d’emprisonnement
- Jusqu'à 5 ans de prison
Responsabilité civile
- Dommages réels subis par la victime
- Dommages-intérêts légaux (peuvent être importants)
- Honoraires d'avocat et frais de justice
- Dommages-intérêts punitifs dans certains cas
- L’enregistrement peut être irrecevable comme preuve
- Amendes RGPD pouvant atteindre 4 % du chiffre d’affaires mondial