🤔 Pourquoi les politiques de confidentialité sont importantes pour les IA de réunion
Les outils d’IA pour les réunions capturent certaines de vos conversations professionnelles les plus sensibles : négociations commerciales, échanges RH, séances de planification stratégique et appels clients confidentiels. Comprendre comment ces outils traitent, stockent et utilisent potentiellement vos données est essentiel pour protéger votre organisation.
With the EU AI Act becoming fully applicable in August 2026 and Colorado's Algorithmic Accountability Law effective February 2026, privacy compliance is no longer optional. Organizations face potential fines of up to 7% of global annual turnover for non-compliance under EU regulations.
🔑 Principales considérations en matière de confidentialité
🌍 Emplacement de stockage des données
L’endroit où vos enregistrements et transcriptions de réunions sont physiquement stockés détermine quelles lois sur la confidentialité s’appliquent
⏱️ Périodes de conservation des données
Durée pendant laquelle les fournisseurs conservent vos données après que vous avez cessé d’utiliser le service ou supprimé votre compte
🤖 Formation de modèles d’IA
Whether your meeting data is used to improve the provider's AI models or shared with third parties
🔐 Normes de chiffrement
Comment vos données sont protégées à la fois lors de leur transmission et lorsqu'elles sont stockées sur des serveurs
🗑️ Droits de suppression
Votre capacité à supprimer définitivement toutes vos données, y compris les sauvegardes, sur demande
🔥 Politique de confidentialité de Fireflies.ai
Fireflies maintient l’une des positions les plus solides en matière de confidentialité dans le secteur :
- ✓Politique de conservation des données à 0 jour - les fournisseurs tiers ne conservent pas vos données après traitement
- ✓Le contenu des réunions (audio, vidéo, transcriptions, résumés) n’est jamais utilisé pour entraîner des modèles d’IA
- ✓La conservation zéro des données s’étend à tous les partenaires, y compris OpenAI et Anthropic
- ✓Chiffrement de bout en bout utilisant l’AES 256 bits au repos et SSL/TLS 256 bits en transit via AWS S3
- ✓Certifié GDPR, SOC 2 Type II et HIPAA
🦦 Politique de confidentialité Otter.ai
Otter adopte une approche différente en matière de gestion des données :
- •Entraîne une IA propriétaire sur des enregistrements audio désidentifiés à l’aide d’une méthode propriétaire
- •Les transcriptions peuvent contenir des informations personnelles et sont utilisées pour l’entraînement
- •La formation est automatique - les enregistrements audio ne sont pas examinés manuellement par des humains
- ✓Les données des clients NE SONT PAS utilisées pour entraîner les modèles des prestataires de services d’IA tiers
- ✓Les données d'entraînement sont chiffrées et protégées
- ✓Certifié SOC 2 Type 2 avec vérification de sécurité indépendante
📊 Autres approches de confidentialité pour les IA de réunion
Fathom: Fathom : conforme à la norme SOC 2 avec de solides protections de la vie privée. Aucune utilisation de données par des tiers pour l’entraînement de l’IA.
Grain: Grain : conserve vos données privées et n’entraîne pas de modèles d’IA sur les conversations des clients.
tl;dv: tl;dv : conforme au RGPD avec traitement des données dans l’UE. Offre des droits à la portabilité et à la suppression des données.
Sembly: Sembly : options SOC 2, RGPD et HIPAA disponibles. Protection des données de niveau entreprise.
⚖️ Considérations juridiques pour les preneurs de notes IA
Les outils d’IA pour les réunions font l’objet d’un examen juridique croissant au titre des lois sur la protection de la vie privée :
- ⚠️Les preneurs de notes IA se retrouvent mêlés à des litiges à enjeux élevés en vertu des lois fédérales et étatiques sur les écoutes téléphoniques
- ⚠️Otter.ai a fait l’objet de poursuites alléguant l’enregistrement, le stockage et l’utilisation illégaux de conversations sans consentement approprié
- ⚠️Même les outils qui ne font que transcrire (sans stocker) l’audio peuvent entrer dans le champ d’application des lois sur la protection de la vie privée
- ⚠️De nombreuses lois d’État comme la CIPA et la BIPA exigent le consentement explicite de toutes les parties pour tout enregistrement
🌐 Paysage réglementaire 2025-2026
🇪🇺 Loi européenne sur l’IA
Entièrement applicable le 2 août 2026. Interdit les manipulations nuisibles et exige des évaluations des risques pour les systèmes d’IA à fort impact. Le non-respect entraîne des amendes pouvant aller jusqu’à 7 % du chiffre d’affaires annuel mondial.
🏔️ Loi du Colorado sur la responsabilité algorithmique
En vigueur à partir de février 2026. S’applique à l’IA prenant des décisions en matière d’emploi, de santé ou d’éducation. Les consommateurs obtiennent des droits à l’information, à l’explication, à la correction et au recours.
🇬🇧 Loi britannique sur les données (utilisation et accès)
Sanction royale en juin 2025. Modernise le traitement des données pour les outils d’IA avec de nouvelles règles relatives aux cookies et des exigences de consentement mises en vigueur au cours du premier semestre 2026.
🛡️ Application du RGPD
Poursuite d'une application stricte avec la souveraineté des données devenant le paradigme dominant. La loi européenne sur les données, qui entrera en vigueur en septembre 2025, étend les droits des utilisateurs aux données industrielles.
📈 Comparaison de conservation des données
Combien de temps les outils d’IA pour les réunions conservent-ils vos données ?
| Outil | Politique de conservation | Droits de suppression | Partage avec des tiers |
|---|---|---|---|
| Fireflies | 0-day avec des tiers | ✅ Suppression complète disponible | ✅ Aucun partage de données pour l’entraînement de l’IA |
| Otter.ai | Configurable par l’utilisateur | ✅ Disponible sur demande | ✅ Formation interne uniquement |
| Fathom | Contrôlé par l’utilisateur | ✅ Suppression complète disponible | ✅ Aucune formation à partir des données des utilisateurs |
| Grain | Géré par l’utilisateur | ✅ Disponible | ✅ Données conservées privées |
✅ Meilleures pratiques en matière de confidentialité pour les organisations
Protégez votre organisation lors de l'utilisation d'outils d'IA pour les réunions :
- 1.Examinez les politiques de confidentialité avant le déploiement - comprenez la gestion des données, leur conservation et les pratiques d’entraînement
- 2.Mettre en place des protocoles de consentement - s’assurer que tous les participants à la réunion sont informés de l’enregistrement par IA
- 3.Réaliser des analyses d’impact sur la protection des données (AIPD) pour les mises en œuvre d’outils d’IA
- 4.Configurer les politiques de conservation - définir des plannings de suppression automatique alignés sur les exigences de conformité
- 5.Limiter les contrôles d’accès - restreindre qui peut consulter les transcriptions et les enregistrements au sein de votre organisation
- 6.Activer la journalisation d’audit - conserver des enregistrements de tous les accès aux données pour la vérification de conformité
- 7.Planifiez des stratégies de sortie - comprenez comment exporter et supprimer vos données si vous changez de fournisseur
❓ Questions à poser à votre fournisseur de Meeting AI
Avant de choisir un outil d’IA pour les réunions, obtenez des réponses à ces questions essentielles :
- ?Où mes données sont-elles physiquement stockées et puis-je choisir la région ?
- ?Mon contenu de réunion est-il utilisé pour entraîner vos modèles d’IA ou partagé avec des tiers ?
- ?Combien de temps conservez-vous mes données après la suppression de mon compte ?
- ?Quelles normes de chiffrement utilisez-vous pour les données au repos et en transit ?
- ?Puis-je demander la suppression complète de toutes mes données, y compris les sauvegardes ?
- ?Quelle est votre politique et votre délai de notification en cas de violation de données ?
- ?Quelles certifications de conformité détenez-vous (SOC 2, RGPD, HIPAA) ?
🌍 Considérations sur les données transfrontalières
La souveraineté des données remplace les flux de données sans frontières comme paradigme dominant :
- •Les gouvernements du monde entier imposent le stockage local des données et restreignent les transferts transfrontaliers
- •La règle sur les données du ministère de la Justice des États-Unis (DOJ), effective en avril 2025, interdit le partage de données sensibles avec les pays jugés préoccupants
- •La conformité exige des programmes obligatoires, la diligence raisonnable, des audits et la conservation des documents pendant 10 ans
- •Choisissez des outils qui offrent des centres de données régionaux et des options de résidence des données dans l’UE/US