📊 Politiques de conservation des données par outil
| Outil | Rétention du plan gratuit | Rétention des formules payantes | Politique personnalisée |
|---|---|---|---|
| Fireflies.ai | 12 mois | Illimité | ✅ Entreprise |
| Otter.ai | Limité | Personnalisable | ✅ Entreprise/Grandes comptes |
| Zoom AI Companion | Par paramètres de compte | Par paramètres de compte | ✅ Option de conservation nulle |
| Jamie IA | Audio supprimé après traitement | Transcriptions enregistrées | ⚠️ Limité |
| tl;dv | Stockage illimité | Stockage illimité | ✅ Entreprise |
Remarque importante
Fireflies.ai maintient une Politique de conservation des données à 0 jour avec leurs fournisseurs de transcription et de LLM, ce qui signifie que vos données ne sont pas stockées ni utilisées pour l’entraînement de l’IA par des tiers.
🇪🇺 Vos droits en vertu du RGPD
Droit à l’effacement (Article 17)
- ✓Demandez la suppression de toutes vos données personnelles à tout moment
- ✓Data must be deleted "without undue delay"
- ✓S’applique aux enregistrements de réunions, aux transcriptions et aux résumés
- ✓Les entreprises doivent fournir des mécanismes de suppression faciles
Droit d'accès (Article 15)
- ✓Afficher toutes les données que l'entreprise détient sur vous
- ✓Savoir combien de temps les données seront conservées
- ✓Comprenez qui a accès à vos données
- ✓Téléchargez vos données dans un format portable
Minimisation des données (Article 5)
- ✓Les entreprises ne peuvent collecter que les données dont elles ont réellement besoin
- ✓Les données ne doivent pas être conservées plus longtemps que nécessaire
- ✓Les données obsolètes ou non pertinentes doivent être supprimées ou anonymisées
📁 Quelles données sont stockées ?
🎙️ Fichiers audio/vidéo
- •Souvent supprimé immédiatement après la transcription
- •Certains outils conservent les données pendant 30 jours pour des contrôles de qualité
- •L’IA tierce de Zoom conserve les données jusqu’à 30 jours
- •Les offres Enterprise proposent souvent une conservation audio nulle
📝 Transcriptions et résumés
- •Généralement stockées indéfiniment pour l'accès de l'utilisateur
- •Peut être supprimé manuellement par les utilisateurs
- •Les outils d’entreprise offrent une expiration automatique
- •Les éléments de la corbeille sont automatiquement supprimés après 30 jours
👤 Données de compte et d’utilisation
- •E-mail, nom et informations de facturation
- •Historique de connexion et données de session
- •Analyse de l’utilisation des fonctionnalités
- •Conservées jusqu'à la suppression du compte
🔗 Données d’intégration
- •Jetons d'accès au calendrier
- •Synchronisation CRM des données et des contacts
- •Identifiants de connexion à l’espace de travail
- •Révocable via les paramètres du compte
🛡️ Bonnes pratiques de sécurité des données
Pour les particuliers
- • Passez régulièrement en revue et supprimez les anciens enregistrements de réunions
- • Utilisez des outils avec des options claires de suppression des données
- • Activer l’expiration automatique des transcriptions lorsque c’est possible
- • Choisissez des prestataires basés dans l’UE pour un traitement conforme au RGPD
- • Examiner les politiques de confidentialité avant de s'inscrire
Pour les organisations
- • Mettre en œuvre des politiques de conservation à l’échelle de l’organisation
- • Utilisez des offres Enterprise avec des contrôles de données personnalisés
- • Effectuer des audits de données réguliers et un nettoyage
- • Former les employés aux procédures de gestion des données
- • Veiller à ce qu’un DPA (Data Processing Agreement) soit en place
- • Choisissez des outils disposant de la certification SOC 2 Type II
Lors de la suppression de votre compte
- • Demander l’export complet des données avant la suppression
- • Confirmer le délai de suppression (généralement sous 30 jours)
- • Révoquez d’abord toutes les intégrations tierces
- • Vérifier si les sauvegardes sont également supprimées
- • Obtenez une confirmation écrite de la suppression des données
⚙️ Fonctionnalités de conformité automatisées
Les outils modernes de réunion basés sur l’IA proposent de plus en plus de fonctionnalités de conformité automatisées pour aider les organisations à répondre aux exigences réglementaires :
Gestion automatique de la rétention
- • Expiration des données basée sur des règles
- • Règles de conservation spécifiques à la catégorie
- • Flux de travail de suppression automatisés
- • Tableaux de bord de rapports de conformité
Automatisation du contrôle d'accès
- • Application des autorisations basées sur les rôles
- • Principes d’accès selon le strict nécessaire
- • Génération de piste d’audit
- • Révocation automatique de l’accès
📅 Mises à jour réglementaires 2025-2026
- 📋Simplification du RGPD : La Commission européenne devrait proposer des simplifications du RGPD d’ici juin 2025, en mettant l’accent sur la réduction des charges de tenue de registres pour les PME.
- 🔍Augmentation des audits Les autorités de régulation donnent la priorité aux audits de conservation et de minimisation des données, en ciblant les entreprises qui conservent des données sans justification claire.
- 🤖Directives spécifiques à l’IA : Le Comité européen de la protection des données a partagé des avis sur l’utilisation de l’IA dans le respect du RGPD, en mettant l’accent sur les limites de conservation des données d’entraînement.
- 📊Article 22 Application : Renforcement plus strict de l’application des règles relatives à la prise de décision automatisée, exigeant une supervision humaine pour les systèmes basés sur l’IA.
❓ Questions à poser à votre prestataire
- 1.Combien de temps conservez-vous les enregistrements et les transcriptions de réunions ?
- 2.Puis-je définir des périodes de conservation personnalisées pour mon organisation ?
- 3.Mes données sont-elles utilisées pour entraîner vos modèles d’IA ?
- 4.Que se passe-t-il avec mes données si j'annule mon abonnement ?
- 5.Où mes données sont-elles stockées géographiquement ?
- 6.Avez-vous un Accord de Traitement des Données (DPA) disponible ?
- 7.Quels sous-traitants tiers ont accès à mes données ?
- 8.Comment demander la suppression complète de mes données ?