Taking Minutes of Meeting a Practical Guide

Fazer atas de reunião é simplesmente o ato de criar um registro escrito do que foi discutido, decidido e atribuído durante uma reunião. Parece simples, mas essa única prática é o que separa uma conversa produtiva de uma total perda de tempo. É assim que você transforma conversa em progresso real e mensurável.

Por que atas de reunião excelentes são um divisor de águas

Vamos ser sinceros: fazer atas pode parecer uma tarefa que ninguém quer. Mas e se eu dissesse que é uma das ferramentas mais poderosas que a sua equipa tem? Quando bem feitas, as atas não são apenas uma tarefa administrativa; são uma decisão estratégica que evita mal-entendidos dispendiosos e atrasos em projetos que travam tantas equipas.

Pense nisto: uma equipe de projeto encerra uma chamada e todo mundo parece estar na mesma página. Mas as anotações são vagas, apenas uma única linha: "Discutimos o plano de marketing." Uma semana depois, o designer aparece com uma campanha de mídias sociais, mas o redator passou dias elaborando uma série de posts de blog. Ambos fizeram um bom trabalho, mas estavam totalmente desalinhados. Horas de esforço, jogadas fora.

Mantenha todos responsáveis e alinhados

Esse tipo de coisa acontece o tempo todo. Sem um registro claro de quem se comprometeu com o quê, e para quando, a responsabilidade simplesmente evapora. Atas detalhadas criam essa única fonte de verdade que mantém toda a equipe remando na mesma direção — algo que se tornou absolutamente crítico com nossas agendas lotadas de chamadas virtuais consecutivas.

And the need for this skill is only getting bigger. The total number of meetings worldwide was projected to climb by 11% in 2023, with predictions showing a massive jump to 34% within five years. This explosion is mostly thanks to virtual meetings, which skyrocketed from 48% of all meetings in 2020 to an incredible 77% in 2022. You can dig deeper into these meeting trends in this detailed report.

Transformando Conversas em Ação

Ficar bom em fazer atas é a maneira de garantir que discussões valiosas levem a resultados de verdade. Um resumo bem escrito garante que o impulso de uma reunião não simplesmente desapareça no segundo em que todo mundo sai da chamada. Ele se torna o registro oficial, esclarecendo quem é responsável por quê e servindo como uma referência útil para o futuro.

Em última análise, atas excelentes são menos sobre olhar para trás para o que foi dito e mais sobre fornecer um roteiro claro do que acontece a seguir.

Como se Preparar Antes da Reunião Começar

Great meeting minutes are made before the meeting ever starts. I've learned this the hard way. If you walk in cold, you’ll spend the entire time just trying to keep up, frantically typing without really understanding what matters.

Mas com um pouco de preparação, você pode deixar de ser apenas alguém que toma notas para se tornar alguém que realmente documenta os resultados importantes da reunião. Trata-se de se preparar para o sucesso.

Primeiro de tudo, tenha uma conversa rápida com a pessoa que organizou a reunião. Não pegue apenas a pauta e saia correndo. Pergunte diretamente: "Qual é o principal objetivo aqui?" ou "O que precisamos decidir até o fim disso?"

Entender o resultado desejado é o seu filtro. Isso ajuda você a se concentrar nas principais discussões e decisões, ignorando o que é irrelevante.

Configure o seu documento com antecedência

Never, ever start with a blank page. That’s a recipe for chaos. Instead, use the agenda to build a skeleton for your notes before anyone joins the call. This is probably the biggest game-changer for staying organized.

Crie um documento e insira todos os detalhes que você já tem:

Este trabalho de preparação é a base para transformar uma conversa em ação real, como você pode ver neste fluxo de trabalho simples.

Como o diagrama mostra, uma documentação sólida é a ponte entre a discussão e fazer as coisas acontecerem. Um pouco de estrutura no início torna tudo o que vem depois mais simples e mais preciso.

Revise Atas de Reuniões Anteriores para Contexto

Aqui está uma etapa que a maioria das pessoas pula, mas que oferece uma enorme vantagem: faça uma leitura rápida da ata da última reunião relacionada. É como assistir ao segmento de “anteriormente em” de uma série de TV — isso lhe dá um contexto fundamental.

You’ll spot unresolved action items to listen for, or you might see parked topics that are likely to pop up again.

Esse conhecimento de base é sua arma secreta. Você será capaz de conectar novas decisões a discussões anteriores, tornando suas atas muito mais esclarecedoras e valiosas para toda a equipe.

Capturando o que Importa Durante a Reunião

A reunião começou e as ideias estão voando. Se você tentar anotar cada palavra, vai se afogar. Você vai ficar para trás e perder exatamente as coisas que deveria ter registrado.

A verdadeira arte de redigir atas não é agir como um estenógrafo de tribunal; é sobre ouvir de forma estratégica. Seu trabalho é encontrar o sinal no meio do ruído.

Think of yourself as a detective. You're hunting for three specific clues: decisions made, actions assigned, and the key discussion points that led to them. Everything else is just context. A simple way to stay focused is to think like a journalist: Who is doing what, by when, and why?

Ouça por Ação, Não Apenas Conversa

É incrivelmente fácil se deixar levar por uma discussão acelerada. O segredo é treinar o ouvido para ficar atento a certas frases gatilho. No momento em que você ouvir alguém dizer: "Então, a decisão é..." ou "Sarah, você pode ficar responsável por isso?", sua caneta deve encostar no papel (ou seus dedos devem começar a digitar).

Para acompanhar, você precisa de um sistema. Eu descobri que uma forma simples de taquigrafia faz uma enorme diferença. Você não precisa aprender um idioma totalmente novo, só criar alguns atalhos consistentes para você mesmo.

This small change will dramatically speed up your note-taking, letting you keep pace without losing accuracy. For a deeper look at these kinds of techniques, our guide on how to take better meeting notes has a ton of practical tips.

E, por favor, não tenha medo de falar. Se um item de ação parecer vago — como "Alguém deveria analisar o orçamento do 3º trimestre" — peça educadamente por clareza. "Só para ficar claro, de que informação específica precisamos e quem é o responsável final por essa tarefa?" Uma pergunta simples como essa poupa todo mundo de confusão lá na frente.

Considering how much time we spend in meetings, that clarity is essential. Professionals attend an average of 17.1 meetings per week, which adds up to nearly 15 hours. With the typical meeting running almost 52 minutes, making sure that time leads to clear outcomes is crucial. You can find more details in these meeting statistics.

Modelos de Atas de Reunião para Diferentes Cenários

A maneira como você faz anotações em uma reunião formal de diretoria deve ser completamente diferente de como você lida com uma sessão de brainstorming criativo e descontraído. Você precisa adaptar seu modelo e seu foco para se adequar à situação.

Aqui vai um rápido resumo de como eu abordo três tipos comuns de reunião.

Combinar seu estilo com o da reunião garante que suas anotações sejam realmente úteis, e não apenas um bloco de texto que ninguém nunca mais vai ler.

And here’s a pro tip for virtual meetings: use timestamps. If a critical decision happens at the 15:32 mark of the recording, just jot down 32) next to your note. It makes it ridiculously easy for anyone to find the exact context later without having to scrub through the entire video.

Transformando suas anotações em atas acionáveis

As anotações que você fez durante a reunião? Essas são para você. A ata refinada que você envia depois? Essa é para todo mundo. É aqui que o trabalho de verdade começa — transformar o emaranhado de anotações em um documento que realmente faz as coisas acontecerem.

Sem esta etapa, até mesmo as anotações mais detalhadas podem fracassar, gerando mais confusão do que clareza. O objetivo é criar um registro tão claro que alguém que nem sequer estava presente possa lê-lo e saber exatamente o que foi decidido e o que precisa fazer em seguida. Você está deixando de ser um transcritor para se tornar um narrador de resultados.

De anotações brutas a registro polido

Pense nisso como um trabalho de edição. Na primeira revisão, seja implacável. Corte todo o excesso: conversas paralelas, desvios, opiniões que não levaram a nenhuma decisão. O que restar deve ser o núcleo da reunião.

Todo conjunto de boas atas, independentemente do tipo de reunião, precisa acertar nestes básicos:

A vague note like "Tom will handle the deck" is a recipe for disaster. A properly documented action item looks like this: " Tom Smith to finalize the Q3 sales deck and share it with leadership by EOD Friday, July 26th." There's no ambiguity there. If you want to dig deeper, our guide to mastering action item tracking for teams has more tips on this.

Mantenha-o breve, envie rápido

Aqui está algo que surpreende muita gente: atas excelentes são curtas. Uma reunião de uma hora raramente precisa de mais de meia página de ata. O foco é sempre na clareza — participantes, decisões e tarefas. Só isso. É por isso que tantas equipes agora confiam em modelos e ferramentas digitais; elas padronizam o formato e mantêm todos alinhados, sem precisar de outra reunião para esclarecer a anterior.

Enviar um resumo rápido reforça a responsabilidade e mantém o projeto em andamento. É uma coisa pequena, mas muitas vezes é o que diferencia uma equipe produtiva de outra que só fica girando em círculos em discussões intermináveis.

Usando Ferramentas de IA para Redigir Atas de Forma Mais Inteligente

Vamos ser honestos, tomar atas de reunião manualmente pode ser bem chato. Você tenta digitar, ouvir e participar ao mesmo tempo, e é fácil perder detalhes importantes. Felizmente, não estamos mais presos apenas ao papel e caneta. A tecnologia nos deu uma forma muito melhor de lidar com anotações de reunião.

Ferramentas com IA agora podem entrar discretamente nas suas reuniões e atuar como um assistente dedicado, assumindo o trabalho tedioso de transcrição para que você possa realmente se concentrar na conversa. É um divisor de águas.

Think about tools like Otter.ai or Fireflies.ai. These platforms can join your call, automatically transcribe the entire conversation in real time, and even figure out who said what. The result is a searchable, time-stamped log of the whole discussion. This means you can finally stop worrying about capturing every single word and start contributing more to the meeting itself.

Como a IA Melhora o Seu Papel

O maior ganho aqui é a eficiência. Quando uma IA está cuidando da transcrição bruta, o seu papel muda de uma forma realmente poderosa. Você deixa de ser um digitador frenético com a cabeça enfiada no laptop.

Em vez disso, você pode se envolver totalmente na discussão. Pode fazer perguntas de acompanhamento, sentir o clima e guiar a conversa. A IA faz o trabalho pesado, e muitas ferramentas conseguem até gerar rascunhos de resumos, destacar tópicos principais e sinalizar possíveis itens de ação para você.

Por exemplo, este painel do Fireflies.ai mostra como o resultado pode ser organizado. Você obtém uma transcrição limpa, uma lista de palestrantes e tópicos todos organizados para você.

Esse tipo de estrutura economiza um monte de tempo depois que a reunião termina. Esqueça ficar vasculhando uma gravação longa; agora você pode simplesmente buscar por uma palavra-chave ou ir direto para a parte da conversa que você precisa revisar.

Os Benefícios e os Pontos Cegos

Embora essas ferramentas sejam fantásticas, é inteligente usá-las com os olhos bem abertos. A transcrição por IA não é infalível. Às vezes, ela pode ter dificuldades com sotaques fortes, jargões específicos de determinados setores ou momentos em que todos falam ao mesmo tempo. Isso pode levar a algumas imprecisões que exigem um toque humano para serem corrigidas.

Também há a questão da privacidade e da segurança. Quando você traz uma ferramenta de IA para uma reunião, precisa ser transparente sobre isso. Certifique-se de que todos na chamada — tanto membros internos da equipe quanto convidados externos — saibam que a sessão está sendo gravada e transcrita por um serviço terceirizado.

To see what a purpose-built AI tool for minutes can do, the faqir.ai product page offers a good look at specific features. And if you're looking to compare the top options out there, our complete guide on the best AI meeting assistant tools for 2025 breaks it all down.

A chave é usar essas ferramentas para aprimorar suas próprias habilidades, não para entregar completamente a responsabilidade de criar um registro preciso e confiável da reunião.

Tem dúvidas sobre como fazer atas de reunião? Nós temos as respostas.

Even with the best templates and a solid game plan, meetings can get messy. When you're the one taking notes, you'll inevitably run into situations that make you pause and wonder, "How am I supposed to write this down?"

Não se preocupe, isso acontece com todo mundo. Vamos passar por algumas das situações mais inesperadas que você vai enfrentar e como lidar com elas como se já fizesse isso há anos.

Quão Detalhado é Detalhado Demais?

Esta é a grande. É muito tentador tentar capturar tudo, criando uma transcrição palavra por palavra de toda a reunião. Resista a esse impulso. Seu trabalho não é ser um taquígrafo do tribunal; é criar um registro claro e conciso do que foi importante.

Concentre-se nos resultados. Que decisões foram tomadas? Quais foram os poucos pontos-chave que levaram a essas decisões? E quem é responsável por fazer o quê a seguir? Isso é o que vale ouro.

Aqui está uma verificação simples de intuição que eu uso o tempo todo:

Se você puder dizer "sim" com confiança, você acertou em cheio. Esqueça as conversas paralelas e as citações literais, a menos que uma frase específica seja absolutamente essencial para entender uma decisão.

O que faço quando a conversa sai dos trilhos?

Ah, o clássico desvio de assunto. Isso acontece em praticamente toda reunião. Alguém traz à tona um tópico totalmente sem relação (mas talvez importante!) e, de repente, a conversa sai do rumo.

Como responsável pelas anotações, não é seu trabalho agir como polícia da reunião e puxar todo mundo de volta para a pauta. Seu papel é simplesmente documentar o que está acontecendo.

But you don't have to give these tangents prime real estate in your notes. A great little trick is to create a section at the bottom of your minutes called a "Parking Lot" or "For Later Discussion." Just jot down a quick note about the off-topic point. This keeps the main minutes clean and focused while making sure good ideas don't get lost.

Como Registrar Moções e Votações em Reuniões Formais

Quando você está redigindo a ata de uma reunião formal, como de um conselho ou de um comitê, as regras mudam. Precisão é tudo. Você precisa registrar quaisquer propostas formais exatamente como foram formuladas. Nada de parafrasear aqui.

Para cada movimento, você precisa capturar três informações críticas: