Lois fédérales sur l’enregistrement aux États-Unis
La loi fédérale sur les écoutes téléphoniques (18 U.S.C. Section 2511), qui fait partie de l’Electronic Communications Privacy Act (ECPA), établit une règle de base de consentement à une partie pour l’ensemble des États-Unis. Cela signifie qu’au niveau fédéral, l’enregistrement d’une conversation est légal tant qu’au moins un des participants consent à l’enregistrement.
Cependant, les États individuels peuvent imposer des exigences plus strictes. Lorsque la loi d’un État est plus restrictive que la loi fédérale, c’est la loi de l’État qui prévaut. C’est pourquoi il est crucial de comprendre les lois spécifiques de votre État pour enregistrer des réunions en toute légalité.
Note importante
Le consentement d'une seule partie NE vous autorise PAS à laisser un appareil d'enregistrement en marche et à le récupérer plus tard. Vous devez être physiquement présent et participer à la conversation pour l’enregistrer légalement en vertu des lois sur le consentement d’une seule partie.
États à consentement unilatéral vs à consentement bilatéral
États à consentement unilatéral (38 États)
Dans ces États, vous pouvez légalement enregistrer une réunion ou un appel si vous y participez, sans avoir besoin d’en informer les autres.
- Alabama, Alaska, Arizona, Arkansas
- Colorado, DC, Géorgie, Hawaï
- Idaho, Indiana, Iowa, Kansas
- Kentucky, Louisiane, Maine, Minnesota
- Mississippi, Missouri, Nebraska, New Jersey
- Nouveau-Mexique, New York, Caroline du Nord
- Dakota du Nord, Ohio, Oklahoma, Rhode Island
- Caroline du Sud, Dakota du Sud, Tennessee
- Texas, Utah, Virginie, Virginie-Occidentale
- Wisconsin, Wyoming
États à consentement des deux parties (12 États)
Dans ces États, TOUS les participants doivent consentir à être enregistrés. L’enregistrement sans consentement peut entraîner des sanctions pénales.
- Californie - Infraction criminelle
- Connecticut
- Delaware
- Floride - Crime de troisième degré
- Illinois - Crime de classe 4
- Maryland
- Massachusetts
- Michigan
- Montana
- Nevada
- New Hampshire
- Pennsylvanie
- Washington
Appels inter-États
Lorsque les participants se trouvent dans des États différents, les tribunaux appliquent généralement la loi de l’État où se trouve la personne enregistrée. Par exemple, si vous êtes à New York (consentement d’une seule partie) et que vous enregistrez quelqu’un en Californie (consentement de toutes les parties), la loi plus stricte de la Californie s’applique. Respectez toujours la loi applicable la plus stricte.
Lois sur l’enregistrement des réunions virtuelles
Les mêmes lois sur le consentement qui s’appliquent aux appels téléphoniques s’appliquent également aux visioconférences sur des plateformes comme Zoom, Microsoft Teams, Google Meet et WebEx. Le travail à distance a rendu cela plus compliqué, car les participants peuvent se trouver dans différents États ou pays.
Notifications de la plateforme
- Affiche un indicateur d’enregistrement à tous les participants
- Affiche une bannière de notification d’enregistrement
- Google Meet : Annonce le début de l’enregistrement
- Alertes d’enregistrement visuel et audio
Remarque : les notifications de la plateforme à elles seules peuvent ne pas satisfaire aux exigences légales de consentement dans les États exigeant le consentement de toutes les parties.
Meilleures pratiques pour les réunions virtuelles
- Inclure un avis d’enregistrement dans les invitations de calendrier
- Annoncer verbalement l’enregistrement au début de la réunion
- Permettre aux participants de s’opposer ou de partir
- Documenter le consentement dans les notes de réunion
- Utilisez des plateformes avec des fonctionnalités de consentement intégrées
RGPD et exigences européennes en matière d’enregistrement
En vertu du Règlement général sur la protection des données (RGPD), les enregistrements de réunions qui capturent des données personnelles nécessitent une base juridique claire. Dans la plupart des situations professionnelles, cela signifie obtenir le consentement explicite de tous les participants avant l’enregistrement.
Exigences de consentement RGPD
En vertu du RGPD, le consentement pour l’enregistrement doit être :
- Les participants savent pourquoi l'appel est enregistré et comment les données seront utilisées
- Donné par un choix actif (par exemple, dire oui, cliquer sur accepter)
- Donné librement : Sans pression ni désavantage en cas de refus
- Les organisations doivent être en mesure de prouver que le consentement a été obtenu
Bases légales pour l’enregistrement
- Plus courant à des fins de formation/qualité
- Intérêt légitime Documentation des accords contractuels
- Nécessité contractuelle : Obligatoire pour des transactions spécifiques
Sanctions GDPR
- Des amendes pouvant aller jusqu'à 20 millions d'euros
- Ou 4 % du chiffre d'affaires annuel mondial
- Le montant le plus élevé s’applique
- Plus responsabilité civile potentielle
Droit à l’oubli
En vertu de l’article 17 du RGPD, lorsqu’un résident de l’UE exerce son droit à l’oubli, les organisations doivent supprimer toutes ses données personnelles, y compris les enregistrements d’appels. Un mécanisme doit être mis en place pour localiser et supprimer ces données sur demande.
Lois sur l’enregistrement sur le lieu de travail
L’enregistrement de conversations sur le lieu de travail implique des considérations supplémentaires au-delà des lois standard sur le consentement. Le National Labor Relations Board (NLRB) a statué que le National Labor Relations Act peut prévaloir sur les lois étatiques relatives au consentement à l’enregistrement lorsque les employés sont engagés dans une activité protégée.
Décision Starbucks du NLRB de 2023
Le NLRB a déterminé que les employés peuvent bénéficier d’une protection lorsqu’ils enregistrent des conversations qui documentent des violations présumées du droit du travail, même dans les États soumis aux lois exigeant le consentement des deux parties. Cela signifie que les employeurs pourraient être tenus responsables s’ils licencient des employés qui effectuent des enregistrements secrets dans le but de documenter des violations sur le lieu de travail.
Pour les employeurs
- Établir des politiques d’enregistrement claires dans le manuel de l’employé
- Former les employés aux règles d’enregistrement
- Obtenir le consentement écrit pour les réunions enregistrées
- Soyez conscient des protections de la NLRA pour les employés
Pour les employés
- Connaître les lois de consentement de votre État
- Consulter les politiques de l’employeur en matière d’enregistrement
- Comprendre les protections de la NLRA
- En cas de doute, demandez conseil aux RH ou au service juridique
Meilleures pratiques pour l’enregistrement des réunions juridiques
Toujours faire
- Vérifiez les lois applicables : Renseignez-vous sur les lois fédérales, étatiques et internationales en matière d’enregistrement avant toute réunion
- Informer les participants : Informer clairement tout le monde qu’un enregistrement aura lieu
- Fournir des options de désinscription : Autoriser les participants à refuser l’enregistrement ou à quitter
- Consentement relatif au document : Conservez des traces de la manière et du moment où le consentement a été obtenu
- Enregistrements sécurisés Stockez les enregistrements avec un chiffrement approprié et des contrôles d'accès adéquats
- Établir des politiques de conservation : Définissez combien de temps les enregistrements seront conservés et quand ils seront supprimés
Ne jamais faire
- Enregistrement secret : Ne jamais enregistrer sans notification dans les juridictions à consentement bilatéral
- Supposons que les notifications de la plateforme suffisent : Les notifications intégrées peuvent ne pas satisfaire à toutes les exigences légales
- Partager sans autorisation : Ne jamais distribuer les enregistrements à des parties non autorisées
- Conserver les enregistrements indéfiniment : Établir et suivre des calendriers de conservation des données
- Enregistrer sans être présent : Laisser un appareil enregistrer pendant que vous êtes absent est illégal
Outils de réunion IA et conformité
Les assistants de réunion IA qui enregistrent et transcrivent les réunions doivent respecter les mêmes exigences légales que tout autre moyen d’enregistrement. La plupart des outils de réunion IA réputés incluent des fonctionnalités de conformité pour aider les organisations à remplir leurs obligations légales.
Outils de réunion d’IA conformes
Options adaptées aux entreprises
- Otter.ai - Certifié SOC 2 Type II
- Fireflies.ai - Conforme au RGPD
- Gong - Sécurité d’entreprise
- Chœur - Certifié GDPR/SOC 2
Principales fonctionnalités de conformité
- Notifications automatiques de consentement
- Workflows de consentement d'enregistrement
- Chiffrement des données au repos et en transit
- Gestion de la politique de conservation
- Pistes d’audit et journaux d’accès
Conséquences de l’enregistrement illégal
Peines criminelles
- Crime de classe 4, jusqu’à 3 ans de prison
- Amende pouvant aller jusqu’à 2 500 $ et/ou 1 an de prison
- Crime de troisième degré, jusqu'à 5 ans de prison
- Jusqu’à 5 ans d’emprisonnement
Responsabilité civile
- Dommages réels subis par la victime
- Dommages-intérêts légaux (peuvent être significatifs)
- Honoraires d'avocat et frais de justice
- Dommages-intérêts punitifs dans certains cas
- L’enregistrement peut être irrecevable comme preuve