Préoccupations courantes en matière de confidentialité avec les IA de réunion
Fuite de données et entraînement des LLM
Les assistants de réunion IA utilisent la technologie des grands modèles de langage (LLM), et vos données peuvent être transmises à ces modèles à des fins d’entraînement sans que vous en ayez explicitement connaissance.
Les preneurs de notes IA capturent tout : les discussions commerciales sensibles, les détails de propriété intellectuelle, les informations client, les plans stratégiques et même les conversations informelles.
Ces données sont généralement traitées sur des serveurs tiers avec des niveaux variables de contrôles de sécurité, ce qui crée un risque potentiel d’exposition d’informations confidentielles.
Collecte de données biométriques
Une plainte de 2026 déposée devant le tribunal fédéral de l'Illinois allègue que les assistants de réunion AI récoltent et stockent illégalement les données biométriques vocales des individus sans leur connaissance ou consentement.
Les outils offrant la transcription et l’identification des locuteurs sur des plateformes comme Zoom et Microsoft Teams peuvent collecter des identifiants biométriques sans divulgation adéquate.
IA de l’ombre et risques de gouvernance
De nombreux outils de prise de notes basés sur l’IA pénètrent dans les organisations non pas à travers une évaluation minutieuse par l’équipe informatique, mais par des utilisateurs individuels qui s’inscrivent avec leur adresse e-mail professionnelle.
De nombreux preneurs de notes IA sont proposés par des startups qui privilégient la croissance au détriment de la maturité en matière de sécurité, ce qui entraîne des mesures de sécurité insuffisantes et des politiques de conservation des données peu claires.
Fonctionnalités de sécurité à rechercher
Certifications de sécurité essentielles
Certifications principales
- SOC 2 Type II - Contrôles de sécurité opérationnelle
- ISO 27001 - Gestion de la sécurité de l’information
- Conformité RGPD - Protection des données de l’UE
- Conformité HIPAA - Protection des données de santé
Normes supplémentaires
- SOC 3 - Certification de confiance publique
- Conformité CCPA - Confidentialité en Californie
- FERPA - Protection des dossiers éducatifs
- FedRAMP - Sécurité cloud du gouvernement américain
Fonctionnalités techniques de sécurité
Chiffrement
- Chiffrement de bout en bout
- TLS 1.3 en transit
- AES-256 au repos
- Options de connaissance nulle
Contrôles d’accès
- Authentification multifacteur
- Autorisations basées sur les rôles
- Intégration SSO
- Journalisation des audits
Protection des données
- Contrôles de résidence des données
- Suppression automatique
- Options d’exportation des données
- Chiffrement de sauvegarde
Meilleures pratiques en matière de protection des données
Pour les organisations
Évaluer et mettre en place un assistant de réunion IA unique et gouverné afin de réduire les risques, en mettant l’accent sur l’utilisation des données, les durées de conservation et les accords avec les fournisseurs.
Mettre en place des procédures claires pour informer les participants lorsque des enregistrements ou un traitement par IA ont lieu, avec des garanties redondantes pour les personnes qui rejoignent en retard ou les participants hybrides.
Lorsque cela est possible, choisissez des solutions qui traitent les données au sein de votre infrastructure existante et évitez de dépendre inutilement de services tiers ou de bots d’enregistrement.
Examinez périodiquement les outils d’IA utilisés par les employés et évaluez leur posture de sécurité ainsi que leurs pratiques de gestion des données.
Pour les utilisateurs individuels
Confirmez si l’outil utilise vos données de réunion pour l’entraînement de ses modèles d’IA et désactivez cette option si possible. Zoom, par exemple, indique qu’il n’utilise pas le contenu des clients pour l’entraînement de l’IA.
Avant d’utiliser un outil de réunion basé sur l’IA, lisez la politique de confidentialité pour comprendre comment vos données sont collectées, utilisées, stockées et partagées.
Envisagez de désactiver les fonctionnalités d’IA pour les réunions hautement confidentielles impliquant des secrets commerciaux, des discussions de fusions-acquisitions ou des questions personnelles sensibles.
Évitez de vous inscrire à des outils de réunion IA avec votre adresse e-mail professionnelle sans l’approbation du service informatique, car cela crée des risques d’IA de l’ombre.
Considérations de conformité
RGPD et réglementations européennes
L'Union européenne et ses États membres, en particulier l'Allemagne et la France, offrent des protections de la vie privée plus solides sur le lieu de travail. Les exigences clés incluent :
Droits des personnes concernées
- Droit d’accès aux données personnelles
- Droit à l'effacement ("droit d'être oublié")
- Droit à la portabilité des données
- Droit d’opposition au traitement
Exigences organisationnelles
- Analyses d'impact sur la protection des données
- Base légale du traitement
- Principes de minimisation des données
- Restrictions sur les transferts transfrontaliers
Conformité HIPAA et santé
Les organisations de santé doivent s’assurer que les outils de réunion basés sur l’IA respectent les exigences HIPAA lorsque des Informations de Santé Protégées (PHI) peuvent être discutées :
- Accords d’association commerciale (BAA) requis
- Chiffrement de bout en bout obligatoire
- Contrôles d’accès et journalisation d’audit
- Politiques de conservation et de destruction des données
- Principe de minimisation des données nécessaires
- Exigences d'autorisation du patient
- Procédures de notification de violation
- Documentation de formation du personnel
Lois sur le consentement à l’enregistrement
Le non-respect des lois sur l’enregistrement peut entraîner une responsabilité pénale et des dommages civils. Plus de 400 affaires liées à des enregistrements illégaux ont été déposées rien qu’en Californie.
États à consentement bilatéral
La Californie, la Floride, l’Illinois, le Maryland, le Massachusetts, le Montana, le Nevada, le New Hampshire, la Pennsylvanie et l’État de Washington exigent le consentement de toutes les parties pour l’enregistrement.
États à consentement unilatéral
La plupart des autres États n’exigent que le consentement d’une seule partie, mais la meilleure pratique consiste à toujours informer tous les participants lorsque l’enregistrement par IA est activé.
Comment évaluer la sécurité des outils de réunion IA
Liste de vérification de l’évaluation de la sécurité
Questions sur la gestion des données
- Où les données de réunion sont-elles stockées géographiquement ?
- Qui a accès aux enregistrements et aux transcriptions des réunions ?
- Les données de réunion sont-elles utilisées pour l’entraînement des modèles d’IA ? Pouvez-vous vous désinscrire ?
- Quelle est la durée de conservation des données ? Peut-elle être personnalisée ?
- Comment la suppression des données est-elle gérée lorsque vous mettez fin au service ?
Questions de sécurité et de conformité
- Quelles certifications de sécurité le fournisseur détient-il (SOC 2, ISO 27001) ?
- Le fournisseur peut-il fournir des rapports d’audit SOC 2 Type II récents ?
- Quelles normes de chiffrement sont utilisées en transit et au repos ?
- Le chiffrement de bout en bout est-il disponible ?
- Quel est le processus de réponse aux incidents et de notification de violation ?
Questions sur la confidentialité et le contrôle
- Comment les participants à la réunion sont-ils informés de l’enregistrement par l’IA ?
- Les utilisateurs peuvent-ils refuser la transcription et l’analyse ?
- Existe-t-il un contrôle granulaire sur les données collectées ?
- Les données peuvent-elles être exportées dans un format portable ?
- Y a-t-il un Délégué à la protection des données dédié ou un contact pour la confidentialité ?
Ce que disent les grandes institutions
Conseils de l’Université Harvard
L’Université Harvard a indiqué que les assistants de réunion basés sur l’IA ne doivent pas être utilisés lors des réunions de Harvard, à l’exception des outils approuvés bénéficiant de protections contractuelles, comme indiqué dans leurs directives.
Politique Zoom AI Companion
Zoom a annoncé qu’elle n’utilise aucun contenu client de type communications, y compris l’audio, la vidéo, le chat, le partage d’écran, les pièces jointes ou tout autre contenu similaire, pour entraîner les modèles d’intelligence artificielle de Zoom ou de tiers.
Outils de réunions IA axés sur la confidentialité
| Outil | SOC 2 | RGPD | HIPAA | Pas d'entraînement d'IA |
|---|---|---|---|---|
| Fathom | Oui | Oui | BAA disponible | Oui |
| Sembly | Oui | Oui | Oui | Oui |
| Krisp IA | Oui | Oui | Limité | Traitement local |
| Fireflies.ai | Oui | Oui | BAA disponible | Possibilité de désinscription disponible |
| Otter.ai | Oui | Partiel | Limité | Peu clair |