Zoom Meeting Transcription Guide: Boost Your Meeting Productivity

Une transcription de réunion Zoom est essentiellement une version textuelle de tout ce qui a été dit pendant votre appel. Considérez-la comme votre arme secrète pour vous souvenir des décisions clés, des actions à entreprendre et de ces petits détails faciles à oublier. C’est ainsi que vous transformez une conversation en quelque chose que vous pouvez réellement réutiliser plus tard, en vous assurant que rien d’important ne passe entre les mailles du filet.

Pourquoi la transcription est le nouveau superpouvoir de votre équipe

Soyons honnêtes : prendre des notes à la main pendant une réunion signifie que vous allez forcément rater quelque chose. Une tâche oubliée ou une demande de client mal comprise peut se transformer en vrais problèmes plus tard. C’est précisément là que la transcription cesse d’être un simple enregistrement et devient un outil stratégique pour toute votre équipe.

Imaginez vos commerciaux capables de retrouver exactement les mots d’un client pour comprendre son hésitation, ou un chef de projet confirmant rapidement ce qui a été promis. Il ne s’agit pas seulement d’avoir un historique ; il s’agit de construire une base de connaissances exploitable par recherche et précise à partir de chaque conversation.

Voici l’interface Zoom familière, qui est devenue pour beaucoup d’entre nous notre espace de réunion quotidien.

La conception simple de la plateforme est une grande raison pour laquelle tant de personnes l’utilisent, ce qui rend des fonctionnalités puissantes comme la transcription accessibles aux équipes partout dans le monde.

Transformer des conversations en or pour votre entreprise

When everyone suddenly started working from home, the need for tools to accurately capture meeting details skyrocketed. This massive shift is what set the stage for features like Zoom meeting transcription to become essential. In early 2020, Zoom went from about 10 million daily meeting participants to over 300 million—a mind-boggling jump that made automated transcription a must-have for keeping teams in sync. You can read more about Zoom's explosive growth and what it signals for business communication.

Cette augmentation massive de l’utilisation a mis en lumière un problème commercial crucial : comment gérer et tirer une réelle valeur de toutes les informations partagées lors de ces appels ? Sans un système solide, les excellentes idées et les décisions importantes disparaissent tout simplement dès que la réunion se termine.

Comment les différentes équipes peuvent l’utiliser

La beauté de la transcription, c’est qu’il ne s’agit pas d’un outil universel. Différents services peuvent en tirer une valeur unique :

At the end of the day, a Zoom meeting transcription is way more than just a text file. It's a tool that drives accountability, makes collaboration smoother, and gives you a rich source of data for making smarter decisions long after you've all clicked "Leave Meeting."

Activation de la transcription intégrée de Zoom

Prêt à obtenir des transcriptions directement depuis Zoom ? Voyons ensemble comment activer cette fonctionnalité sans vous enliser dans les paramètres. Le processus est assez simple, mais il débloque un outil étonnamment puissant pour vos réunions.

Before we dive in, you need to make sure your Zoom plan actually includes it. Zoom’s live transcription and post-meeting audio transcripts are typically part of their paid plans, like Pro, Business, Business Plus, and Enterprise. If you’re on the free Basic plan, you’ll likely need to upgrade. It’s always a good idea to double-check your account's subscription details first.

Knowing your plan determines whether you can get a Zoom meeting transcription natively or if you'll need to look at other tools. If you’re on a supported plan, let's get it enabled.

Comment activer les transcriptions audio dans votre compte

Vous devez être l’administrateur du compte, ou au minimum disposer de l’autorisation de modifier les paramètres. N’oubliez pas que tout cela se fait via le site web de Zoom, et non via l’application de bureau que vous utilisez pour les appels.

C’est fait. Vous venez d’indiquer à Zoom de transcrire automatiquement l’audio de toute réunion que vous enregistrez dans le cloud. Je recommande également de cocher la case « Enregistrer les sous-titres fermés en tant que fichier VTT » tant que vous y êtes. Cela vous fournit un autre format de fichier utile.

À partir de maintenant, chaque fois que vous cliquez sur « Enregistrer » et sélectionnez « Enregistrer dans le Cloud », Zoom se met au travail en arrière-plan pour générer le fichier de transcription pour vous.

Trouver votre transcription après la réunion

Once your meeting is over and Zoom has finished processing everything, you'll get an email. This email is your golden ticket—it usually has direct links to the video, the audio-only file, and your new transcript, which will be a .vtt or .txt file.

Si vous manquez l’e-mail, pas de problème. Vous pouvez toujours retrouver vos fichiers dans le portail web :

The accuracy of Zoom's native transcription has gotten seriously good. They’ve managed to get the Word Error Rate (WER) down to just 7.40%, which is 27% more accurate than some of the other players out there. This means the transcripts are reliable enough to use as official records for client calls or even to build out an internal knowledge base.

This built-in tool is a fantastic starting point for making meetings more useful and accessible. Of course, if your team needs more horsepower—like automatic speaker labels, summaries, or action items—you might want to check out some dedicated meeting transcription software.

Choisir l’outil de transcription adapté à vos besoins

What do you really want your meeting transcripts to accomplish? If you only need a searchable text file to double-check details later, Zoom’s native transcription is a solid, no-frills option. It comes bundled with your paid plan and kicks in without any extra setup.

Mais lorsque votre équipe attend davantage — comme des étiquettes de locuteurs, des glossaires personnalisés ou des résumés instantanés — c’est là que les solutions spécialisées commencent à briller.

Cette capture d’écran montre à quel point la transcription s’intègre facilement dans votre fenêtre Zoom, transformant la conversation en direct en texte que vous pouvez consulter instantanément.

Quand utiliser l’outil intégré de Zoom

La transcription intégrée de Zoom fonctionne parfaitement pour les tâches simples. Voici dans quels cas elle a du sens :

Pour de nombreuses petites équipes ou des utilisateurs occasionnels, cette configuration simplifiée est largement suffisante. Elle enregistre simplement vos appels sans complication.

Quand passer à des outils d’IA tiers

Une fois que vous aurez besoin de transcriptions qui font plus—comme résumer les points clés ou se connecter à votre outil de suivi de projet—vous aurez besoin d’un service dédié. Considérez ces avantages :

To explore top performers, check out our roundup of the 12 best meeting transcription software options for 2025.

Transcription native de Zoom vs outils d’IA tiers

Voici un aperçu côte à côte de la manière dont la transcription intégrée se compare aux plateformes d’IA spécialisées :

Utilisez cette comparaison pour évaluer ce qui compte le plus — coût, précision, intégration — et choisir l’outil qui s’adapte le mieux à votre flux de travail.

Astuces de pro pour obtenir des transcriptions ultra-claires

A great Zoom meeting transcription isn't just about the AI; it all starts with high-quality audio. Even the smartest transcription software will stumble over mumbled voices, background chatter, and people talking over each other. It really is a classic case of "garbage in, garbage out."

La bonne nouvelle, c’est que quelques petits ajustements peuvent faire une énorme différence dans la précision de votre transcription. Il ne s’agit pas de corrections techniques compliquées, mais de simples habitudes que vous et votre équipe pouvez commencer à adopter dès aujourd’hui.

Maîtrisez votre environnement audio

Your audio setup is hands-down the biggest factor in transcription quality. Sure, your laptop's built-in mic is convenient, but it picks up everything—your keyboard clicking, room echo, and even the whirring of the computer fan.

Un microphone USB externe est l’un des meilleurs investissements que vous puissiez faire pour améliorer votre audio. Il est conçu pour se concentrer sur votre voix et éliminer tous ces bruits de fond distrayants, offrant à l’IA de transcription un signal bien plus propre à traiter.

Ce n’est cependant pas qu’une question d’équipement. Votre environnement joue un rôle énorme. Essayez de :

Établir une étiquette de prise de parole claire

La façon dont les gens parlent pendant la réunion affecte directement le compte rendu final. Quand tout le monde parle en même temps, l’IA doit deviner qui a dit quoi, mélangeant souvent tout dans un fouillis inutilisable.

Établissez quelques règles de base pour garder la conversation fluide. Une habitude simple et efficace consiste à encourager tout le monde à utiliser la fonctionnalité « lever la main » de Zoom avant de prendre la parole. Cela crée une pause naturelle et aide à faire en sorte qu’une seule personne parle à la fois.

Il est également utile que les intervenants se re-présentent s’ils n’ont pas parlé depuis un moment, surtout lors de grands appels. C’est un véritable sauveur lorsque vous relisez la transcription plus tard et devez attribuer une décision clé ou un élément d’action. Par exemple, entendre « Ici Sarah du marketing avec une petite question… » fournit un contexte parfait.

Perfectionnez votre flux de travail post-réunion

Votre travail n'est pas tout à fait terminé lorsque la réunion se termine. La transcription brute est un excellent premier jet, mais une rapide séance de relecture peut la transformer en un document vraiment fiable. Vous n'avez pas besoin de corriger chaque « euh » et chaque « hum ». Concentrez-vous simplement sur ce qui compte le plus.

J’aime commencer par appuyer sur Ctrl+F (ou Cmd+F) pour rechercher des mots-clés, des noms de projets ou des expressions orientées vers l’action comme « suivi » ou « nous allons ». Cela me permet d’aller directement aux parties les plus importantes de la discussion. À partir de là, je corrige rapidement les noms mal identifiés ou le jargon technique que l’IA n’a pas bien saisi.

This scan-and-edit process usually takes just a few minutes, but it makes your Zoom meeting transcription so much more valuable for the whole team.

Transformer des transcriptions en ressources exploitables

A raw transcript is just a wall of text. But with the right approach, that text file can become a serious productivity tool, fueling everything from content creation to your team's entire workflow. The real value of a Zoom meeting transcription isn't just knowing what was said, but what you do with it afterward.

Soyons honnêtes, une transcription qui reste simplement dans un dossier est une occasion manquée. L’astuce consiste à intégrer ces informations directement dans les opérations quotidiennes de votre équipe, en transformant les conversations en résultats concrets. Il s’agit d’aller au-delà du simple archivage et de mettre en place des systèmes qui font en sorte que vos réunions continuent de travailler pour vous longtemps après que tout le monde se soit déconnecté.

Automatisez votre flux de travail de relance

Imagine ceci : vous venez de terminer un appel avec un client au cours duquel un tas d’actions à mener ont été décidées. Au lieu de passer les 15 prochaines minutes à taper manuellement les tâches dans Asana ou Trello, et si tout était fait pour vous ?

C’est là que beaucoup d’excellents outils de transcription tiers brillent vraiment. Ils se connectent directement aux applications que vous utilisez déjà, comme Slack, Jira ou Trello. En reliant votre service de transcription, vous pouvez configurer des règles simples qui créent automatiquement des tâches lorsque certains mots-clés apparaissent.

For example, a phrase like "I'll get that done by Friday" could instantly create a new card on your team’s Trello board, assigned to the right person with the correct due date. This kind of automation completely closes the gap between talking about something and actually doing it. If this sounds like a game-changer, you can learn more about how to find transcription tools with action item extraction.

Ce simple changement garantit que rien ne passe entre les mailles du filet et libère votre équipe pour qu’elle se concentre sur le travail qui compte, et non sur les tâches administratives qui suivent.

Transformez les transcriptions en or contenu

Une seule conversation pertinente peut être la source d’une quantité surprenante de contenu. Je l’ai vu se produire encore et encore avec des entretiens clients, des démonstrations de produit ou même des sessions de brainstorming internes. Votre transcription est en fait une véritable mine d’or pour vos équipes marketing et contenu.

Let's walk through a real-world scenario. A marketing team has a 30-minute chat with a happy customer. From that one Zoom meeting transcription, they can easily:

Cette stratégie maximise le retour sur le temps investi dans chaque réunion. Elle est incroyablement efficace.