🔗 Descripción general de la integración
ClickUp's meeting tool integrations transform your post-meeting workflow by automatically creating tasks, extracting action items, and organizing project updates. Here's what you can achieve:
- Creación Automática de Tareas:Convierte los elementos de acción en tareas de ClickUp con responsables y fechas de vencimiento
- Organización Inteligente de Proyectos:Canaliza los resultados de las reuniones a los proyectos y espacios correspondientes
- Extracción de elementos de acciónLa IA identifica y clasifica elementos procesables a partir de las transcripciones
- Seguimiento del progresoVincula las decisiones de las reuniones con los hitos y objetivos del proyecto
- Sincronización del equipoGarantiza que todas las partes interesadas vean las actualizaciones relevantes en su espacio de trabajo
🛠️ Herramientas de Reunión Compatibles
🔥 Fireflies.ai
Tipo de integraciónIntegración nativa con ClickUp
- Creación automática de tareas a partir de elementos de acción
- Archivos adjuntos del resumen de la reunión
- Mapeo de campos personalizados
- Sincronización en tiempo real
🦦 Otter.ai
Tipo de integraciónAutomatización con Zapier
- Importación de transcripción de reunión
- Detección de elementos de acción
- Disparadores de flujo de trabajo personalizados
- Automatizaciones de varios pasos
📝 Notta
Tipo de integraciónWebhook de API + Zapier
- Creación de tareas basada en webhooks
- Soporte multilingüe
- Personalización de plantillas
- Procesamiento por lotes
🔧 Otras Herramientas Compatibles
- Grain(Zapier)
- Supernormal(Zapier)
- tl;dv(Zapier)
- Sembly(API)
📋 Guía de configuración paso a paso
🔥 Configurar Fireflies → ClickUp
Paso 1: Habilita la integración de ClickUp en Fireflies
- Inicia sesión en tu panel de Fireflies
- Navegar aConfiguración → Integraciones
- EncontrarClickUpy haz clicConectar
- Autoriza a Fireflies para acceder a tu espacio de trabajo de ClickUp
Paso 2: Configurar reglas de automatización
- ConfigurarDetección de Tareas Pendientesparámetros
- Elige ClickUp como destinoEspacioyProyecto
- Asigna participantes de la reunión a miembros del equipo de ClickUp
- Configurar plantillas de tareas y campos personalizados
Paso 3: Prueba la Integración
- Graba una reunión de prueba con elementos de acción
- Verifica que las tareas aparezcan en ClickUp dentro de 5-10 minutos
- Comprueba que los asignados y las fechas de vencimiento estén configurados correctamente
- Ajusta las reglas de automatización si es necesario
⚡ Configuración de Automatizaciones en Zapier
Paso 1: Crea una cuenta de Zapier y conecta aplicaciones
- Regístrate paraZapier(plan gratuito disponible)
- Conecta tu herramienta de reuniones (Otter, Notta, etc.)
- Conecta tu espacio de trabajo de ClickUp
- Prueba ambas conexiones para la autenticación
Paso 2: Crear flujos de trabajo de automatización
Flujo de trabajo de ejemplo: Otter → ClickUp
- Nueva transcripción de reunión en Otter
- Solo reuniones con puntos de acción
- Acción 1:Extrae elementos de acción usando IA
- Acción 2:Crear tarea en ClickUp para cada elemento
- Acción 3:Asignar según @menciones en la transcripción
Paso 3: Funciones avanzadas de automatización
- Zaps de múltiples pasosAnalizar transcripción → Extraer elementos → Crear tareas → Enviar notificaciones
- Lógica condicionalDirige diferentes tipos de reuniones a distintos proyectos
- Formato de datos:Limpia el texto de las transcripciones y estructura las descripciones de tareas
- Manejo de errores:Configura acciones de respaldo para integraciones fallidas
🎯 Extracción y Procesamiento de Tareas Pendientes
Detección de Tareas Pendientes Impulsada por IA
Modern meeting tools use AI to automatically identify actionable items from meeting transcripts. Here's how different tools handle this crucial feature:
🤖 Lo que busca la IA:
- Action verbs: "will", "should", "need to", "must"
- Assignment phrases: "@John will handle", "Sarah to review"
- Deadline mentions: "by Friday", "next week", "end of month"
- Task indicators: "TODO", "action item", "follow up"
- Decision outcomes: "we decided", "agreed to", "approved"
📝 Estructura de Tareas de ClickUp:
- Título de la tarea:Descripción de la acción extraída
- Contexto relevante de la reunión
- Detectado a partir de menciones en la transcripción
- Fecha de vencimiento:Analizado a partir de referencias de plazos
- Según los indicadores de urgencia
- Tipo de reunión, proyecto, asistentes
⚙️ Consejos para la Optimización del Flujo de Trabajo
👥 Configuración de Colaboración en Equipo
- Estandarizar @Menciones: Train team to use consistent @mention format ("@john.smith" instead of "John" or "JS")
- Meeting Templates: Create ClickUp task templates for different meeting types (standup, planning, review)
- Set up rules to automatically assign tasks based on department or role keywords
- Seguimiento del progreso Link action items to larger projects and milestones for better visibility
📁 Smart Project Organization
By Meeting Type:
- Daily Standups → "Daily Tasks" list
- Sprint Planning → "Sprint Backlog"
- Client Calls → "Client Projects"
- Strategy Meetings → "Strategic Initiatives"
By Urgency Level:
- Urgent → High priority, due today
- Important → Medium priority, this week
- Planning → Low priority, future sprints
- Follow-up → Review and discuss
🎛️ Custom Fields for Meeting Tasks
Meeting Info:
- Meeting Title
- Meeting Date
- Meeting Type
- Recording Link
Task Details:
- Original Quote
- Context Notes
- Dependencies
- Resources Needed
- Review Date
- Status Check
- Stakeholders
- Success Metrics
🔧 Troubleshooting Common Issues
❌ Common Problems & Solutions
Tasks Not Being Created
- Check API connection status in both tools
- Verify ClickUp permissions include task creation
- Ensure meeting tool has action item detection enabled
- Review automation filters and triggers
Wrong Project Assignment
- Update project mapping rules in integration settings
- Use meeting title keywords to route tasks correctly
- Set up calendar integration to detect project context
- Create manual override options for edge cases
Missing Assignees
- Ensure team member names match between tools
- Set up email-based matching for user identification
- Use @mention training to improve AI detection
- Configure fallback assignee for unmatched items
💡 Performance Optimization
- Batch Processing: Group multiple action items from same meeting into single task creation request
- Rate Limiting: Add delays between API calls to avoid hitting limits (especially important for high-volume teams)
- Duplicate Prevention: Set up duplicate detection based on meeting ID and timestamp to avoid multiple task creation
- Error Logging: Enable detailed logging to identify and fix integration issues quickly
🚀 Advanced Integration Features
🧠 AI-Enhanced Workflows
Smart Prioritization
Use AI to analyze meeting tone, urgency indicators, and stakeholder involvement to automatically set task priorities.
- Detect urgency keywords ("ASAP", "critical", "blocker")
- Analyze speaker emphasis and tone
- Consider meeting attendee seniority
Context Enrichment
Automatically add relevant context, links, and background information to each created task.
- Link to relevant documents mentioned
- Add transcript snippets with full context
- Connect to related existing tasks/projects
🔄 Multi-Tool Integration Strategy
For teams using multiple meeting tools, create a unified ClickUp workflow that handles different input sources consistently.
Unified Workflow Example:
External Meetings:Fireflies → ClickUp (direct integration)
Internal Standups:Otter → Zapier → ClickUp (lightweight automation)
International Calls:Notta → Webhook → ClickUp (multilingual support)
Sales Calls:Gong → API → ClickUp (CRM integration)