🔗 Descripción general de la integración
ClickUp's meeting tool integrations transform your post-meeting workflow by automatically creating tasks, extracting action items, and organizing project updates. Here's what you can achieve:
- Creación Automática de Tareas:Convierte los elementos de acción en tareas de ClickUp con responsables y fechas de vencimiento
- Organización Inteligente de Proyectos:Canaliza los resultados de las reuniones a los proyectos y espacios correspondientes
- Extracción de elementos de acciónLa IA identifica y clasifica elementos procesables a partir de las transcripciones
- Seguimiento del progresoVincula las decisiones de las reuniones con los hitos y objetivos del proyecto
- Sincronización del equipoGarantiza que todas las partes interesadas vean las actualizaciones relevantes en su espacio de trabajo
🛠️ Herramientas de Reunión Compatibles
🔥 Fireflies.ai
Tipo de integraciónIntegración nativa con ClickUp
- Creación automática de tareas a partir de elementos de acción
- Archivos adjuntos del resumen de la reunión
- Mapeo de campos personalizados
- Sincronización en tiempo real
🦦 Otter.ai
Tipo de integraciónAutomatización con Zapier
- Importación de transcripción de reunión
- Detección de elementos de acción
- Disparadores de flujo de trabajo personalizados
- Automatizaciones de varios pasos
📝 Notta
Tipo de integraciónWebhook de API + Zapier
- Creación de tareas basada en webhooks
- Soporte multilingüe
- Personalización de plantillas
- Procesamiento por lotes
🔧 Otras Herramientas Compatibles
- Grain(Zapier)
- Supernormal(Zapier)
- tl;dv(Zapier)
- Sembly(API)
📋 Guía de configuración paso a paso
🔥 Configurar Fireflies → ClickUp
Paso 1: Habilita la integración de ClickUp en Fireflies
- Inicia sesión en tu panel de Fireflies
- Navegar aConfiguración → Integraciones
- EncontrarClickUpy haz clicConectar
- Autoriza a Fireflies para acceder a tu espacio de trabajo de ClickUp
Paso 2: Configurar reglas de automatización
- ConfigurarDetección de Tareas Pendientesparámetros
- Elige ClickUp como destinoEspacioyProyecto
- Asigna participantes de la reunión a miembros del equipo de ClickUp
- Configurar plantillas de tareas y campos personalizados
Paso 3: Prueba la Integración
- Graba una reunión de prueba con elementos de acción
- Verifica que las tareas aparezcan en ClickUp dentro de 5-10 minutos
- Comprueba que los asignados y las fechas de vencimiento estén configurados correctamente
- Ajusta las reglas de automatización si es necesario
⚡ Configuración de Automatizaciones en Zapier
Paso 1: Crea una cuenta de Zapier y conecta aplicaciones
- Regístrate paraZapier(plan gratuito disponible)
- Conecta tu herramienta de reuniones (Otter, Notta, etc.)
- Conecta tu espacio de trabajo de ClickUp
- Prueba ambas conexiones para la autenticación
Paso 2: Crear flujos de trabajo de automatización
Flujo de trabajo de ejemplo: Otter → ClickUp
- Nueva transcripción de reunión en Otter
- Solo reuniones con puntos de acción
- Acción 1:Extrae elementos de acción usando IA
- Acción 2:Crear tarea en ClickUp para cada elemento
- Acción 3:Asignar según @menciones en la transcripción
Paso 3: Funciones avanzadas de automatización
- Zaps de múltiples pasosAnalizar transcripción → Extraer elementos → Crear tareas → Enviar notificaciones
- Lógica condicionalDirige diferentes tipos de reuniones a distintos proyectos
- Formato de datos:Limpia el texto de las transcripciones y estructura las descripciones de tareas
- Manejo de errores:Configura acciones de respaldo para integraciones fallidas
🎯 Extracción y Procesamiento de Tareas Pendientes
Detección de Tareas Pendientes Impulsada por IA
Modern meeting tools use AI to automatically identify actionable items from meeting transcripts. Here's how different tools handle this crucial feature:
🤖 Lo que busca la IA:
- Verbos de acción: "deberá", "debería", "necesita", "debe"
- Frases de asignación: "@John se encargará", "Sarah revisará"
- Menciones de plazos: "para el viernes", "la próxima semana", "fin de mes"
- Indicadores de tareas: "TODO", "elemento de acción", "dar seguimiento"
- Resultados de la decisión: "decidimos", "acordamos", "aprobado"
📝 Estructura de Tareas de ClickUp:
- Título de la tarea:Descripción de la acción extraída
- Contexto relevante de la reunión
- Detectado a partir de menciones en la transcripción
- Fecha de vencimiento:Analizado a partir de referencias de plazos
- Según los indicadores de urgencia
- Tipo de reunión, proyecto, asistentes
⚙️ Consejos para la Optimización del Flujo de Trabajo
👥 Configuración de Colaboración en Equipo
- Estandarizar @Menciones: Train team to use consistent @mention format ("@john.smith" instead of "John" or "JS")
- Plantillas de Reuniones: Create ClickUp task templates for different meeting types (standup, planning, review)
- Set up rules to automatically assign tasks based on department or role keywords
- Seguimiento del progreso Link action items to larger projects and milestones for better visibility
📁 Organización Inteligente de Proyectos
Por Tipo de Reunión:
- Reuniones Diarias → lista de "Tareas Diarias"
- Planificación de Sprint → "Sprint Backlog"
- Llamadas de Clientes → "Proyectos de Clientes"
- Reuniones de Estrategia → "Iniciativas Estratégicas"
Por Nivel de Urgencia:
- Urgente → Alta prioridad, vence hoy
- Importante → Prioridad media, esta semana
- Planificación → Baja prioridad, futuros sprints
- Seguimiento → Revisar y discutir
🎛️ Campos Personalizados para Tareas de Reunión
Información de la reunión:
- Título de la Reunión
- Fecha de la Reunión
- Tipo de Reunión
- Enlace de grabación
Detalles de la tarea:
- Cita Original
- Notas Contextuales
- Dependencias
- Recursos Necesarios
- Fecha de revisión
- Verificación de estado
- Partes interesadas
- Métricas de Éxito
🔧 Solucionar problemas comunes
❌ Problemas Comunes y Soluciones
Tareas No Están Siendo Creadas
- Verifica el estado de conexión de la API en ambas herramientas
- Verifica que los permisos de ClickUp incluyan la creación de tareas.
- Asegúrate de que la herramienta de reunión tenga habilitada la detección de elementos de acción.
- Revisar filtros y disparadores de automatización
Asignación de Proyecto Incorrecto
- Actualiza las reglas de mapeo de proyectos en la configuración de integración
- Usa palabras clave del título de la reunión para enrumbar tareas correctamente
- Configura la integración del calendario para detectar el contexto del proyecto
- Crea opciones de anulación manual para casos extremos
Faltan Asignados
- Asegúrate de que los nombres de los miembros del equipo coincidan entre las herramientas.
- Configurar emparejamiento basado en correo electrónico para la identificación de usuarios
- Utiliza la capacitación de @mención para mejorar la detección de IA.
- Configurar un asignado de respaldo para elementos no coincidentes
💡 Optimización del Rendimiento
- Procesamiento por lotes: Group multiple action items from same meeting into single task creation request
- Limitación de tasa: Add delays between API calls to avoid hitting limits (especially important for high-volume teams)
- Prevención de Duplicados: Set up duplicate detection based on meeting ID and timestamp to avoid multiple task creation
- Registro de Errores: Enable detailed logging to identify and fix integration issues quickly
🚀 Funciones de Integración Avanzadas
🧠 Flujos de Trabajo Mejorados por IA
Priorización Inteligente
Use AI to analyze meeting tone, urgency indicators, and stakeholder involvement to automatically set task priorities.
- Detectar palabras clave de urgencia ("ASAP", "crítico", "bloqueador")
- Analiza el énfasis y el tono del hablante
- Considerar la antigüedad de los asistentes a la reunión
Enriquecimiento de Contexto
Automatically add relevant context, links, and background information to each created task.
- Enlace a los documentos relevantes mencionados
- Agrega fragmentos de transcripción con contexto completo
- Conéctate a tareas/proyectos existentes relacionados.
🔄 Estrategia de Integración de Múltiples Herramientas
For teams using multiple meeting tools, create a unified ClickUp workflow that handles different input sources consistently.
Ejemplo de Flujo de Trabajo Unificado:
Reuniones Externas:Fireflies → ClickUp (integración directa)
Standups Internos:Otter → Zapier → ClickUp (automatización ligera)
Llamadas Internacionales:Notta → Webhook → ClickUp (soporte multilingüe)
Llamadas de Ventas:Gong → API → ClickUp (integración de CRM)