🎯 Criterios Básicos de Selección
🚀 Requisitos de Funcionalidad
Funciones principales
- ✓Capacidades de grabación de reuniones
- ✓Precisión de transcripción automática
- ✓Resumen impulsado por IA
- ✓Extracción de elementos de acción
- ✓Identificación de hablantes
Funciones avanzadas
- ✓Compatibilidad con varios idiomas
- ✓Colaboración en tiempo real
- ✓Plantillas personalizadas
- ✓Analítica y conocimientos
- ✓Capacidades de búsqueda
🔧 Especificaciones Técnicas
Compatibilidad con la plataforma
- • Integración con Zoom
- • Compatibilidad con Microsoft Teams
- • Compatibilidad con Google Meet
- • Integración con Webex
- • Plataforma independiente
Funciones de seguridad
- • Cifrado de extremo a extremo
- • Cumplimiento SOC 2
- • Cumplimiento del RGPD
- • Controles de residencia de datos
- • Permisos de acceso
Rendimiento
- • Límites de escalabilidad
- • Velocidad de procesamiento
- • Confiabilidad del tiempo de actividad
- • Tiempos de respuesta de la API
- • Rendimiento móvil
👥 Factores de Experiencia de Usuario
🎨
Diseño de Interfaz:
Navegación intuitiva, diseño limpio, cumplimiento de accesibilidad
📚
Curva de aprendizaje
Complejidad de configuración, requisitos de capacitación, incorporación de usuarios
📱
Experiencia móvil:
Disponibilidad de la aplicación, paridad de funciones, capacidades sin conexión
🎯
Adaptación del flujo de trabajo, opciones de marca, flexibilidad de configuración
📊 Marcos de Evaluación
⚖️ Matriz de Puntuación Ponderada
| Categoría de Criterios | % de peso | Puntuación de la Herramienta A | Puntuación de la Herramienta B | Puntuación de la Herramienta C |
|---|---|---|---|---|
| Funcionalidad | 35% | 8.5 | 7.2 | 9.1 |
| Experiencia de usuario | 25% | 7.8 | 9.0 | 8.3 |
| Requisitos Técnicos | 20% | 9.2 | 8.1 | 7.6 |
| Costo y Valor | 15% | 6.5 | 8.8 | 7.9 |
| Soporte y Capacitación | 5% | 8.0 | 7.5 | 8.7 |
| Total Ponderado | 100% | 8.1 | 8.0 | 8.4 |
🔬 Marco de Pruebas Piloto
Fase 1: Evaluación Inicial (Semana 1-2)
- •Pruebas de instalación y configuración
- •Verificación básica de funcionalidad
- •Verificaciones de compatibilidad de integraciones
- •Evaluación de la interfaz de usuario
Fase 2: Pruebas en el mundo real (Semana 3-6)
- •Grabaciones de reuniones en vivo
- •Recopilación de comentarios de usuarios
- •Monitoreo del rendimiento
- •Pruebas de integración de flujo de trabajo
Métricas de éxito
Tasa de adopción
% de usuarios que utilizan activamente la herramienta
Puntuación de satisfacción:
Calificación de comentarios de usuario (1-10)
Ganancia de eficiencia
Tiempo ahorrado frente al proceso anterior
🔍 Factores Clave de Decisión
💰 Consideraciones de Costos
Costos Directos
- • Tarifas de suscripción mensuales/anuales
- • Costos de licencias por usuario
- • Tarifas de configuración e implementación
- • Costos de capacitación e incorporación
- • Gastos de desarrollo de integraciones
Costos ocultos
- • Cargos por exceso de almacenamiento
- • Tarifas de soporte premium
- • Costos de personalización
- • Gastos de migración
- • Requisitos de mantenimiento continuo
Fórmula del Costo Total de Propiedad (TCO):
CTP = (Costos Iniciales + Suscripción Anual + Costos de Soporte + Costos de Capacitación) × Número de Años
⏰ Cronograma de Implementación
Inicio rápido (1-2 semanas)Configuración básica, personalización mínima
Configuración estándar (1-2 meses)Integración completa, capacitación de usuarios
Implementación empresarial (3-6 meses)Flujos de trabajo personalizados, cumplimiento de seguridad
⚠️ Evaluación de Riesgos
Riesgos técnicos
- • Problemas de compatibilidad de integración
- • Desafíos de migración de datos
- • Cuellos de botella de rendimiento
- • Vulnerabilidades de seguridad
- • Limitaciones de escalabilidad
Riesgos Empresariales
- • Preocupaciones sobre la fiabilidad del proveedor
- • Riesgos de desuso de funciones
- • Brechas de cumplimiento
- • Desafíos de adopción por parte de los usuarios
- • Potencial de escalada de costos
👥 Guía de Evaluación de Stakeholders
🗣️ Matriz de Requisitos de Stakeholders
| Interesado | Preocupaciones Principales | Criterios de éxito | Nivel de influencia |
|---|---|---|---|
| Departamento de TI | Seguridad, integración, mantenimiento | Implementación sin inconvenientes, tickets de soporte mínimos | Alto |
| Equipo Ejecutivo | ROI, alineación estratégica, cumplimiento | Aumentos medibles de productividad | Alto |
| Usuarios finales | Facilidad de uso, fiabilidad, características | Eficiencia de reuniones mejorada | Medio |
| Legal/Compliance | Protección de datos, requisitos regulatorios | Garantía de cumplimiento total | Medio |
| Finanzas | Control de costos, impacto en el presupuesto | Costos previsibles, ROI claro | Bajo |
🛠️ Herramientas y Plantillas de Evaluación
📝 Plantilla de Recopilación de Requisitos
Requisitos Funcionales
- □ Estándares de calidad de grabación
- □ Umbrales de precisión de transcripción
- □ Requisitos de integración
- □ Necesidades de apoyo lingüístico
- □ Requisitos de funciones de IA
Requisitos No Funcionales
- □ Referencias de rendimiento
- □ Estándares de seguridad
- □ Requisitos de escalabilidad
- □ Objetivos de disponibilidad
- □ Necesidades de cumplimiento
🎯 Lista de Verificación para Evaluación de Proveedores
Preparación previa a la demostración
- □ Define casos de uso específicos para la demostración
- □ Prepara datos de prueba realistas
- □ Enumera a los principales interesados para la asistencia a la demostración
- □ Crear tarjeta de evaluación
- □ Establecer el cronograma y los criterios de decisión
Durante la evaluación de la demostración
- □ Haz pruebas con tus tipos de reuniones reales
- □ Evaluar la intuición de la interfaz de usuario
- □ Evaluar las capacidades de integración
- □ Revisa las funciones de seguridad y cumplimiento
- □ Probar la funcionalidad móvil y sin conexión
Seguimiento posterior a la demostración
- □ Solicitar un desglose detallado de precios
- □ Obtener referencias de clientes
- □ Revisar la documentación de seguridad
- □ Negociar los términos de prueba
- □ Comparar con otros proveedores
✨ Mejores Prácticas de Selección
🎯 Lo que se debe hacer
✓
Comienza con requisitos claros:
Define características imprescindibles vs. deseables antes de la evaluación
✓
Involucra a las partes interesadas clave:
Incluye a TI, usuarios finales y responsables de decisión en el proceso
✓
Realiza pilotos exhaustivos:
Prueba herramientas en escenarios del mundo real con usuarios reales
✓
Plan de gestión del cambio:
Considera las necesidades de formación y las estrategias de adopción
❌ No hacer
✗
Apura la decisión
Permite tiempo suficiente para una evaluación y pruebas adecuadas
✗
Concéntrate solo en las funciones:
Ten en cuenta la usabilidad, el soporte y el coste total de propiedad
✗
Ignora los desafíos de integración
Verifica la compatibilidad con las herramientas y los flujos de trabajo existentes
✗
Pasar por alto la estabilidad del proveedor:
Investiga los antecedentes de la empresa, su financiación y su viabilidad a largo plazo