Cómo Mejorar la Productividad en las Reuniones 📈⚡

1. Pregunta si la reunión es necesaria

Antes de programar cualquier reunión, pregúntate si realmente necesitas la opinión de otras personas o si la información puede comunicarse claramente por correo electrónico u otro canal. Las reuniones de actualización de estado pueden parecer necesarias, pero a menudo no hay necesidad de reunirse cuando las personas pueden usar herramientas de gestión de proyectos para mantenerse alineadas.

2. Envía una Agenda Clara con Anticipación

Envía con anticipación una agenda de reunión clara y efectiva que describa el propósito de la reunión, los resultados deseados y cualquier lectura previa o preparación necesaria por parte de los asistentes. Idealmente, compártela 48 horas antes de la reunión para que los participantes tengan tiempo de preparar contribuciones reflexivas.

3. Sé selectivo con las invitaciones

Cuantas más personas asistan, mayor será la caída en la productividad. Solo invita a quienes tengan un rol específico en la reunión. Hacer que alguien dirija la reunión puede garantizar que todas las voces sean escuchadas y que la reunión no se desvíe del tema.

4. Usa Time Boxing

La técnica de time boxing ofrece una solución estructurada para la gestión eficaz de reuniones al asignar franjas horarias específicas a cada punto de la agenda. Esta técnica consiste en establecer un tiempo fijo para cada actividad, garantizando que las discusiones se mantengan concisas y que la reunión avance de manera eficiente.

Utiliza un temporizador visible o designa a un encargado del tiempo para que todos estén al tanto de las limitaciones de tiempo.

5. Aplica la Regla de las Dos Pizzas

La regla de las dos pizzas es una valiosa guía para una gestión eficaz de las reuniones. Aborda un problema central de muchas reuniones: demasiados asistentes, y ofrece una solución práctica y fácil de implementar. Si dos pizzas no pueden alimentar a los asistentes de tu reunión, tienes demasiadas personas.

Esto normalmente significa limitar las reuniones a 5-7 asistentes para lograr una discusión y toma de decisiones óptimas.

6. Controla la discusión

Si eres el anfitrión de la reunión, controla la discusión evitando que participantes individuales dominen la conversación o repitan lo que ya se ha dicho. Redirige educadamente cuando las conversaciones se desvíen del tema y asegúrate de que todos tengan la misma oportunidad de contribuir.

7. Fomenta la participación

Fomentar la participación de todos los miembros es esencial para que las reuniones sean productivas. Establece normas que promuevan el turno de palabra y aseguren que todos tengan la oportunidad de expresar sus ideas. Utiliza técnicas como la participación en ronda o pregunta directamente a los participantes más callados para obtener sus aportaciones.

Estrategias de participación

8. Comparte las Notas de la Reunión con Rapidez

Al compartir las notas de la reunión, proporcionas un recordatorio de los puntos de acción que se acordaron y haces que todos los que asistieron sientan que se valoró su contribución. Recuerda compartir cualquier recurso mencionado durante la reunión, cuando corresponda. Intenta enviar las notas dentro de las 24 horas, mientras las conversaciones aún estén frescas.

9. Haz seguimiento a las métricas de las reuniones

Haz un seguimiento de los indicadores de rendimiento de las reuniones, como el tiempo planificado frente al tiempo invertido. Controla con qué frecuencia tus reuniones empiezan y terminan a tiempo para saber dónde estás perdiendo minutos u horas cada semana laboral. Haz esto también para los puntos individuales de la agenda para identificar patrones.

10. Asigna Tareas de Acción Claras

Cada elemento de acción necesita tres elementos: QUÉ se debe hacer, QUIÉN es responsable y PARA CUÁNDO debe estar listo. Registra los elementos de acción en tiempo real durante la reunión y léelos antes de cerrar para garantizar claridad y acuerdo.

11. Considera las reuniones caminando

Considera tener reuniones caminando en lugar de sentado, ya que caminar es beneficioso para tu salud y puede impulsar la creatividad. La reunión promedio dura entre 30 minutos y una hora. Si caminas a un ritmo promedio, eso podría resultar en entre 3,000 y 6,000 pasos adicionales por reunión.

12. Limitar la duración de la reunión

Sigue el ejemplo de Netflix y limita las reuniones a un máximo de 30 minutos. Si un tema requiere más tiempo, divídelo en varias sesiones enfocadas en lugar de reuniones maratónicas que desgastan la energía y la concentración.

Intenta programar reuniones de 25 minutos en lugar de 30, o de 50 minutos en lugar de 60, para dar a las personas tiempo de transición.

13. Adopta la Comunicación Asincrónica

Reemplaza las reuniones de intercambio de información unidireccional con alternativas asíncronas como videos grabados, documentos compartidos o herramientas colaborativas. Esto respeta las zonas horarias de todos y permite que las personas consuman la información cuando les resulte más conveniente.