Taking great notes isn't about writing everything down. It’s a three-part skill: prepare before the meeting, capture the important stuff during it, and organize everything so it’s actually useful afterward. Once you stop trying to transcribe every word and start using this approach, your notes will go from a messy record to a real tool that creates clarity and keeps everyone accountable.

Por qué tus notas de reunión no están funcionando

Seamos sinceros: la mayoría de las notas de reuniones son un desastre. Todos hemos estado ahí: sales de una reunión con páginas de garabatos frenéticos, pero te vas sin tener una idea real de qué hacer después. Esto suele ocurrir porque caemos en la trampa de simplemente registrar lo que se dice en lugar de escuchar activamente lo que de verdad importa.

El problema no es que no estés escribiendo lo suficiente; es que estás capturando la información equivocada. Tratar de documentar toda la conversación palabra por palabra es una forma segura de agotarte, y te deja con un muro de texto imposible de usar más adelante. Más importante aún, desvía tu atención de escuchar y participar en la discusión real.

De taquígrafo judicial a estratega

Para llevar realmente tu toma de notas al siguiente nivel, necesitas un cambio mental. Tu trabajo no es documentar la conversación, sino extraer de ella la inteligencia accionable. Piensa en los resultados. Los estudios han demostrado que las reuniones improductivas son un enorme dolor de cabeza para los ejecutivos, y casi siempre es porque no había un propósito claro ni seguimiento. Tus notas son lo que conecta la discusión con la acción real.

Entonces, ¿en qué deberías enfocarte? Se reduce a unas pocas cosas clave:

Este marco sencillo te ayuda a capturar lo esencial para avanzar.

Los tres pilares de la toma de notas accionable

Para que esto sea aún más claro, he desglosado este enfoque estratégico en tres fases distintas. Cada fase tiene un objetivo específico que se basa en la anterior, convirtiendo una tarea simple en un proceso potente.

Al dominar estos tres pilares, te aseguras de que el tiempo dedicado a las reuniones se traduzca directamente en progreso.

Prepara el escenario antes de que comience la reunión

Believe it or not, the secret to great meeting notes has almost nothing to do with what happens during the meeting. It’s all about what you do in the few minutes beforehand.

Entrar a una reunión sin preparación es como intentar cocinar una receta nueva sin mirar primero los ingredientes. Puede que termines con algo comestible, pero va a ser un proceso caótico y estresante. El verdadero trabajo ocurre antes de que se encienda el fuego.

So, what’s the biggest culprit behind unproductive meetings? A lack of a clear agenda. It’s a shockingly common problem. Research shows that only 37% of meetings come with an agenda, and 61% of C-suite execs point to that as the main reason meetings go off the rails. You can dig into more meeting productivity statistics to see just how deep this issue runs. When you do get an agenda, use it.

Figure Out What

Antes de unirte a la llamada o entrar en la sala, tómate cinco minutos. Mira la agenda y hazte una pregunta sencilla: «¿Qué necesito personalmente sacar de esta conversación?»

Tu respuesta será diferente a la de todos los demás. Quizás necesites una decisión final sobre un proyecto que está estancado. Tal vez necesites que se aclare una especificación técnica, o simplemente necesitas saber quién es responsable del siguiente paso y para cuándo.

Escribir estos objetivos personales es como darle a tu cerebro una chuleta. Te prepara para enfocarte en la información que realmente te importa. Este pequeño hábito acciona un interruptor, convirtiéndote de un oyente pasivo en un participante activo en una misión.

Aquí tienes una forma rápida de estructurar tus ideas:

This isn't about creating more work; it's about making the meeting work for you. You stop just reacting to the conversation and start steering it toward what you need.

Prepara tu espacio para tomar notas

Never, ever start with a blank page. Whether you're using a tool like Notion or a classic paper notebook, set up a simple template before the meeting starts. This little bit of structure saves you from the frantic scramble of trying to organize your thoughts while three people are talking at once.

Tu plantilla no necesita ser sofisticada. Con solo crear algunos espacios dedicados con antelación, se nota una gran diferencia.

Intenta incluir estas secciones básicas:

Con un lienzo preparado, entras en la reunión sintiéndote tranquilo y en control. Ya no eres solo un escriba intentando seguir el ritmo: eres un estratega, listo para capturar lo que importa desde el primer minuto.

Capturando lo que realmente importa durante la reunión

Bien, la reunión está en marcha y las ideas vuelan. Este es el momento en que la mayoría de la gente tropieza. Intentan actuar como un taquígrafo judicial, garabateando frenéticamente cada palabra. Eso es una receta para el agotamiento y, francamente, no es muy útil. Tu trabajo no es crear una transcripción perfecta; es actuar como un filtro, sacando el oro de la conversación.

Para hacerlo bien, necesitas afinar el oído para detectar frases detonantes específicas. Piensa en ellas como señales que gritan: "¡Oye, esto es importante—anótalo!" Cuando te concentras en estas pistas, tus notas se vuelven menos sobre cantidad y más sobre calidad.

Escucha para la acción y la responsabilidad

The most critical information in any meeting is about what happens next. So, instead of getting lost in the weeds of the general discussion, laser-focus on commitments. You're hunting for moments when a decision is made or a task is handed out.

Aquí tienes los tipos de frases que deberían hacer que se te agudicen los oídos:

When you hear one of these, your only job is to capture the "who, what, and when" with absolute clarity. A vague note like "talked about marketing budget" is useless. A great note is "Sarah to send the final Q3 budget proposal to the team by Wednesday." One is noise; the other is an instruction.

Este tipo de enfoque estructurado, con símbolos claros y organización, garantiza que nada importante quede enterrado.

Encuentra un método de toma de notas que funcione para ti

El cerebro de cada persona está configurado de manera diferente, así que lo que funciona para tu colega puede que no funcione para ti. La clave está en encontrar un sistema que te permita capturar información rápidamente sin perder el hilo de la conversación.

Aquí tienes un resumen rápido de algunos métodos populares para ver cuál podría encajar.

Comparación de métodos para tomar notas

Experimenta con estos y mira qué se siente natural. Incluso podrías terminar creando un sistema híbrido que sea totalmente tuyo. El objetivo es la claridad y la rapidez, no seguir una fórmula rígida.

Desarrolla tu propia taquigrafía

Seamos honestos: las conversaciones van rápido. Intentar seguir el ritmo escribiéndolo todo a mano es una batalla perdida. Aquí es donde un sistema de taquigrafía personal se convierte en tu arma secreta. No necesitas aprender un idioma completamente nuevo: con solo unos cuantos símbolos consistentes será suficiente.

Hazlo intuitivo y personal. Por ejemplo:

Using simple shortcuts like these helps you keep pace with the discussion, so you can stay engaged instead of having your head buried in your notebook. And staying engaged is crucial. Research shows that 52% of employees lose focus within the first 30 minutes of a meeting. According to meeting engagement statistics from Flowtrace, effective note-taking is one of the best ways to stay locked in.

Cuando combinas la escucha activa con un sistema simple de taquigrafía, cambias por completo las reglas del juego. Saldrás de cada reunión con un registro claro y conciso de lo que se decidió, quién hace qué y para cuándo es.

Convertir tus notas en bruto en pasos accionables

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La reunión ha terminado, pero tu trabajo no. Ahora mismo, probablemente tienes un cuaderno lleno de garabatos, abreviaturas y pensamientos a medio formar. Eso es solo el punto de partida. La parte más importante de tomar mejores notas sucede justo después de hacer clic en "Salir de la reunión": convertir ese material en bruto en un plan claro.

Don't let your notes get cold. All the context and nuance of the conversation are fresh in your mind for only a short window of time. I always make it a rule to process my notes within 15-20 minutes of the meeting ending. If I wait until the end of the day, I'm almost guaranteed to misinterpret my own shorthand or forget a crucial detail someone mentioned offhand.

El Proceso Rápido de Revisión y Refinamiento

Bien, lo primero es lo primero: limpia el desastre. Esto no se trata de reescribirlo todo desde cero. Se trata de sacar las partes valiosas y hacerlas comprensibles para alguien que no estuvo en la sala (que bien podrías ser tú dentro de dos semanas).

Revisa tus notas con un solo objetivo en mente: extraer valor. En mi experiencia, cualquier reunión productiva realmente solo produce dos cosas que importan.

Una vez que tengas esta versión destilada, es hora de compartir esa claridad con el resto del equipo. Así te aseguras de que todos estén en la misma página y, igual de importante, de crear responsabilidad pública.

Distribuye un seguimiento simple

You don't need to draft a formal, multi-page report. Honestly, no one will read it. A quick summary sent in an email or a shared Slack channel is almost always more effective. By doing this, you become the person who ensures things actually get done.

Mantén el seguimiento increíblemente simple y fácil de escanear. Aquí tienes una estructura que he usado durante años y funciona de maravilla:

Por ejemplo, tu sección de elementos de acción podría verse así:

Este rápido ritual posterior a la reunión es lo que transforma tus notas de recordatorios personales en una herramienta poderosa para la alineación y la ejecución del equipo. Es el último paso crucial para tomar notas que realmente impulsan la acción.

Errores comunes al tomar notas que debes evitar

Incluso quienes toman notas con más diligencia pueden caer en algunas trampas. Detectar estos errores comunes es el primer paso para que tus notas sean realmente útiles cuando termine la reunión.

The biggest mistake I see people make is trying to act like a court stenographer. You can't—and shouldn't—write down every single word. When you're frantically typing or scribbling, you stop listening to understand and start listening just to transcribe. You'll capture the words but completely miss the meaning behind them.

Otro error clásico es volverte demasiado ingenioso con tus abreviaturas. Ese símbolo raro que inventaste sobre la marcha puede parecer genial en el momento, pero se convierte en un garabato inútil cuando no puedes recordar qué significa al día siguiente. Manténlo simple y apégate a un sistema que conozcas.

Ideas vagas vs. acciones concretas

Aquí es donde a menudo se pierde el verdadero valor de una reunión. Tus notas se convierten en una mezcla desordenada de ideas interesantes y puntos de lluvia de ideas, pero no hay claridad sobre lo que realmente se decidió ni sobre quién se supone que debe hacer qué.

Es una receta para proyectos estancados y plazos incumplidos.

La solución es sorprendentemente simple: crea una separación visual clara en tus notas para dos cosas: