A Practical Guide: how to improve sales team performance

Antes de poder resolver um problema, você precisa saber qual é. É tentador ir direto para as soluções quando as vendas estão em baixa—um novo programa de treinamento, um incentivo extra, um plano de incentivos diferente. Mas sem um diagnóstico claro, você está apenas atirando coisas contra a parede, desperdiçando tempo e dinheiro enquanto frustra a sua equipe.

A real solution starts with a deep dive to uncover what's actually holding your team back.

Encontre a Verdadeira Razão pela Qual Sua Equipe de Vendas Está com Baixo Desempenho

Pense em si mesmo como um detetive. Seu trabalho é ir além das suposições e reunir evidências concretas. O problema é baixa atividade, qualificação ruim ou habilidades fracas de fechamento? Certos representantes estão ficando para trás do grupo? Uma etapa específica do seu funil de vendas é um verdadeiro gargalo? Responder a essas perguntas significa colocar a mão na massa tanto com dados concretos quanto com observação do mundo real.

Você precisa ver o quadro completo, não apenas uma fotografia.

Comece com o Funil de Dados

Seu CRM é o primeiro lugar para procurar pistas. Comece percorrendo seu funil de vendas, etapa por etapa, e examinando minuciosamente as taxas de conversão. Um monte de novos leads, mas pouquíssimas chamadas de descoberta nem sempre é um problema de geração de leads; na maioria das vezes, isso aponta para uma fraqueza na qualificação ou no contato inicial.

Identifique os pontos específicos de abandono:

Mas não pare na visão em nível de equipe. Segmente esses dados por representante individual, por território ou até por fonte de lead. Você pode descobrir que uma equipe arrebenta com leads inbound, mas não consegue avançar com outbound, ou que dois representantes estão derrubando a média de toda a equipe. Esses padrões são seu mapa, apontando diretamente para o problema.

Este infográfico apresenta uma árvore de decisão simples para ajudar você a descobrir se a causa raiz é baseada em métricas ou em comportamento.

É um ótimo lembrete visual de que números ruins muitas vezes indicam processos quebrados, enquanto comportamentos inconsistentes geralmente exigem orientação direta e individual.

Vá Além de Apenas Números

Antes de poder realmente diagnosticar o que está acontecendo, você precisa de um conjunto claro de sinais vitais para monitorar. Esses são os Indicadores-Chave de Desempenho (KPIs) que lhe dão o pulso da saúde do seu funil de vendas, de cima a baixo.

Vá Além dos Números com Análise Qualitativa

É aqui que surgem os verdadeiros insights. Ouvir gravações de chamadas ou participar de chamadas de vendas ao vivo é inestimável. Você passa a ouvir em primeira mão como seus representantes lidam com objeções, explicam o valor do seu produto e conduzem a conversa. Isso fornece o tipo de contexto que nenhum dashboard consegue oferecer.

This approach also throws a spotlight on just how critical proper skill development is. The payoff for good training is massive—companies that invest in it see a return of $4.53 for every dollar spent.

And yet, there’s a major disconnect. Only 18% of buyers feel that salespeople are actually well-prepared for their conversations. That gap shows that too many organizations treat training as a one-and-done event instead of a core part of their strategy. If you want to dig deeper, these sales training statistics paint a very clear picture of the opportunity you're missing.

Construa um Programa de Coaching Que Realmente Funcione

Depois de identificar as lacunas de desempenho que estão impedindo sua equipe, é aí que o trabalho de verdade começa. Vamos ser honestos: aqueles treinamentos genéricos, do tipo tamanho único, raramente geram resultados duradouros. Eles não abordam os obstáculos específicos que cada representante enfrenta no dia a dia. Para ver uma melhora real e duradoura, você precisa abandonar os treinamentos genéricos e partir para um coaching direcionado, individual, um a um.

Trata-se de transformar seus gestores em verdadeiros coaches de desempenho que capacitam os representantes, e não apenas os supervisionam. É uma mudança fundamental de fazer palestras para um grupo para desenvolver um indivíduo.

De gerente a multiplicador de desempenho

O trabalho mais importante de um gestor não é apenas ficar de olho em um painel; é desenvolver sua equipe. Um ótimo coaching foca em comportamentos e habilidades específicos que precisam ser trabalhados e, em seguida, faz parceria com o representante para desenvolvê-los ao longo do tempo. Para que essas conversas sejam produtivas, é preciso um pouco de estrutura.

Many of the best teams I've seen use a simple framework to keep these talks focused and forward-looking. One of the most effective is the GROW model.

Usar um framework como este transforma um vago e pouco útil “você precisa melhorar em discovery” em um plano concreto que o representante realmente assume como seu. É uma conversa, não uma ordem.

Aproveite Gravações de Chamadas para Feedback Preciso

The single most powerful tool in any sales coach’s kit is the call recording. Abstract feedback is easy to forget, but hearing a specific moment in a call provides undeniable context. You can stop saying, "You need to handle objections better," and start saying, "Let's listen to that Acme Corp call at the 20 mark. When they brought up budget, what else could we have asked to dig into the real issue?"

This data-driven approach takes the emotion and subjectivity out of it. It’s like watching game tape together. You can analyze precise moments and find tangible opportunities for improvement. This is where modern tools are a game-changer. For instance, using AI for sales coaching can automatically flag keywords, spot long monologues, or highlight common objections, saving managers hours of sifting through calls.

Esse ciclo de feedback apertado é como você transforma jogadores nível B em jogadores nível A e dá aos seus principais talentos aquela vantagem extra.

Criar Planos de Desenvolvimento Individual

Cada representante é diferente. Seu melhor fechador pode ser péssimo em prospecção, enquanto um construtor de relacionamentos fantástico tem dificuldade em criar senso de urgência. Um plano genérico simplesmente não vai funcionar. Suas conversas de coaching devem resultar em um simples e documentado Plano de Desenvolvimento Individual (IDP).

Um PDI eficaz não é um documento de RH complexo. É um guia vivo com um propósito claro.

O IDP cria responsabilidade para todos os envolvidos. Ele garante que o coaching não seja apenas uma série de conversas aleatórias, mas uma jornada focada rumo a uma melhoria real e mensurável.

Pratique em um Ambiente Seguro

Você não mandaria um piloto para uma tempestade sem horas em um simulador de voo, mas jogamos representantes em ligações de alto risco quase sem prática. Simulações de negócios e encenações de papéis são essenciais para construir memória muscular em um ambiente de baixo risco.

Esses exercícios aumentam a confiança e dão aos representantes um espaço para errar, aprender e aprimorar sua abordagem sem perder uma oportunidade real. É essa aplicação prática e consistente que faz as novas habilidades se consolidarem e impulsiona um desempenho melhor em toda a organização.

Vamos ser sinceros: até mesmo seus melhores representantes de vendas vão fraquejar se estiverem lutando com um sistema complicado e ineficiente. Um processo de vendas confuso ou um CRM mal configurado é como correr na lama — isso desacelera todo mundo e sobrecarrega sua equipe com trabalho administrativo quando eles deveriam estar vendendo.

O objetivo aqui não é adicionar mais etapas ou campos. É eliminar tudo o que não ajuda diretamente a fechar negócios. Seu processo e suas ferramentas devem ser uma arma secreta, não uma dor de cabeça diária. Se seus representantes passam mais tempo atualizando o Salesforce do que falando com prospects, há algo seriamente errado.

Audite e Simplifique Suas Etapas de Vendas

Antes de mais nada, você precisa ser implacável com o seu processo de vendas atual. Reúna sua equipe em uma sala (virtual ou física) e mapeie cada etapa que um negócio percorre, desde o primeiro contato até o contrato assinado.

Start asking the hard questions: Why do we have this stage? Does this step actually add value? Is this CRM field essential, or just a "nice-to-have" that someone requested three years ago?

I’ve seen this happen time and time again. Sales processes bloat over the years, collecting stages that seemed like a good idea at the time but now just create bottlenecks. I once worked with a company that had a dizzying 12-stage process. Deals would get stuck for weeks in vague purgatories like "Nurturing" or "Technical Review," which made forecasting a complete guessing game.

Depois de uma auditoria rigorosa, reduzimos tudo a um modelo enxuto de 5 etapas:

The impact was immediate. Deal velocity jumped by 20% because reps had a clear path forward. Forecasting accuracy skyrocketed because there was no ambiguity about where an opportunity really stood.

Transforme seu CRM em um Hub de Ações

Seu CRM deve se parecer mais com a cabine de um piloto do que com uma planilha interminável. Ele precisa fornecer as informações certas no momento certo para que seus representantes possam tomar ações imediatas e inteligentes. Uma interface desorganizada com dezenas de campos não utilizados só cria ruído e dá aos representantes uma ótima desculpa para parar de usá-lo.

Focus on building dashboards that highlight critical metrics and, most importantly, next steps. A healthy pipeline starts with quality leads, so embedding proven strategies to generate business leads right into your process is a must. From there, automate everything you possibly can. Call logging, email tracking, follow-up reminders—every manual task you eliminate is another minute your rep can spend talking to a customer.

Think about it. A simple automation that creates a follow-up task five days after a proposal is sent can be a game-changer. Why? Because research shows 80% of sales require at least five follow-ups, yet a staggering 44% of reps give up after just one. By building these best practices directly into your CRM workflow, you systematically lift the performance of your entire team.

Integre suas ferramentas para eliminar fricção

As equipes de vendas de hoje lidam com todo um conjunto de ferramentas. Mas quando esse conjunto de tecnologias está desconectado, isso só gera mais trabalho. Os representantes perdem o foco e desperdiçam tempo precioso alternando entre a caixa de entrada, o calendário, o software de chamadas e o CRM. A verdadeira magia acontece quando essas ferramentas se comunicam entre si.

Imagine your meeting transcription tool automatically logging call notes and summaries directly into the correct opportunity in your CRM. That’s not a futuristic dream; it’s a massive time-saver for every single person on your team. This is why exploring //summarizemeeting.com/feature/integrations becomes such a powerful move for boosting efficiency.

Ao conectar seus sistemas, você cria uma única fonte de verdade e elimina a temida “digitação dupla de dados” que os representantes detestam universalmente. Isso não apenas melhora a precisão dos seus dados — também aumenta a moral da equipe e impulsiona a adoção das ferramentas nas quais você já investiu.

Alinhe Seus Objetivos e Remuneração para Impulsionar a Motivação

Vamos ser sinceros: motivação é o motor de qualquer equipe de vendas. Mas se a sua única ferramenta é o cheque de comissão, você não está apenas deixando dinheiro na mesa — está perdendo completamente o ponto. Uma equipe realmente engajada funciona com uma mistura de metas claras, remuneração justa e uma cultura que celebra os comportamentos certos, não apenas o número final.

This isn't about finding one secret lever. It's about building an entire system where a rep's personal drive lines up perfectly with the company's big-picture objectives. When you nail this alignment, you create an environment where people genuinely want to win.

Defina Metas Que Sejam Difíceis, Mas Justas

Nada destrói a motivação mais rápido do que uma meta mal definida. Se for fácil demais, seus melhores vendedores vão atingi-la na segunda semana do mês e depois vão relaxar. Se for impossível, toda a sua equipe vai se sentir derrotada desde o primeiro dia. A mágica está naquele ponto ideal: desafiadora, mas absolutamente alcançável.

This is where the classic SMART framework is your best friend. A good quota is:

Usar essa abordagem transforma um alvo vago em um roteiro claro. Dá aos seus representantes uma linha de chegada que eles realmente conseguem ver e acreditar que podem alcançar.

Desenhe um Plano de Remuneração que Incentive as Ações Certas

Your compensation plan is the loudest message you send about what you really value. It has to do more than just pay out on closed deals; it needs to reward the specific behaviors that lead to long-term, sustainable success.

Não existe um modelo único que sirva para todos aqui. A estrutura correta depende inteiramente do que você está tentando realizar como empresa.

Por exemplo, uma startup tentando entrar em um novo mercado pode usar um plano agressivo com grandes aceleradores para os primeiros dez negócios nesse território. Por outro lado, uma empresa consolidada focada em retenção pode oferecer bônus para contratos de vários anos ou para venda cruzada de novos produtos. O plano precisa servir à estratégia.

Procure Motivação Verdadeira para Além do Salário

O dinheiro é um ótimo motivador, mas raramente é o que mantém seus melhores talentos por muito tempo. As melhores culturas de vendas são construídas sobre recompensas não monetárias que fazem os representantes se sentirem valorizados e reconhecidos como parte de uma equipe vencedora.

Estas são maneiras simples e de baixo custo de construir esse tipo de cultura: