Astuces pour la productivité des réunions 🚀📊

Popularisée par le fondateur d’Amazon Jeff Bezos, la règle des deux pizzas suggère de limiter le nombre de participants à une réunion au nombre de personnes que l’on pourrait nourrir confortablement avec deux pizzas — généralement 6 à 8 personnes. Cette contrainte de taille favorise des discussions ciblées, une participation active et une prise de décision efficace.

Les réunions de grande taille entraînent souvent des observateurs passifs qui ne contribuent pas de manière significative. En gardant les groupes restreints, chaque participant a une voix et une responsabilité quant aux résultats. Si vous devez partager des informations avec un groupe plus large, envisagez plutôt des mises à jour asynchrones ou des briefings enregistrés.

Le time boxing consiste à allouer des créneaux horaires spécifiques à chaque point de l’ordre du jour. Cette technique permet de garder les discussions concises et d’assurer le bon déroulement de la réunion. Google intègre le time boxing dans ses design sprints et ses revues de produit, tandis que les équipes Agile de développement logiciel l’utilisent pour les stand-ups quotidiens et la planification de sprint.

L’Université de Caroline du Nord a constaté que les réunions de 30 minutes sont la durée idéale pour couvrir les informations importantes sans perdre l’attention du public. Envisagez plutôt de planifier des réunions de 25 ou 50 minutes au lieu de 30 ou 60, afin de laisser aux participants un temps de transition entre les appels.

Des études suggèrent que les matinées du milieu de semaine (du mardi au jeudi, entre 10 h et midi) sont les plus efficaces pour organiser des réunions. Évitez de programmer des réunions tôt le lundi ou tard le vendredi, lorsque l’énergie et la concentration ont tendance à baisser. Ce créneau permet de se préparer après le week-end tout en maintenant l’élan avant celui-ci.

La méthode PREP (Point, Reason, Example, Point) offre un cadre de communication structuré pour les présentations et les discussions. Cette technique favorise la clarté et la concision, aidant les participants à organiser leurs idées et à réduire les digressions ou les communications floues lors des réunions.

Des entreprises comme Pinterest, Atlassian et Asana ont mis en place des « journées sans réunion » durant lesquelles le personnel peut se concentrer sur un travail en profondeur. Après environ 100 jours sans réunions les mardis, mercredis et jeudis pour les contributeurs individuels de son équipe d’ingénierie produit, Pinterest a constaté que 91,9 % d’entre eux déclaraient être plus productifs depuis l’adoption de ce planning.

Le PDG d’Instagram, Adam Mosseri, recommande que les employés aient des réunions individuelles bihebdomadaires, refusent les réunions pendant les « plages de concentration » et, tous les six mois, annulent toutes les réunions récurrentes et « ne réajoutent que celles qui sont absolument nécessaires ».

Cal Newport, professeur à l'université de Georgetown et auteur de "Deep Work", souligne qu'avoir trop de réunions peut signifier que « vous n'avez plus de plages suffisamment longues et ininterrompues pour réellement progresser sur les sujets dont vous parlez pendant ces réunions ». Newport recommande de planifier votre semaine de travail par blocs de temps, y compris en bloquant du temps pour le deep work dans votre calendrier comme s'il s'agissait d'une réunion.

Les réunions sans ordre du jour ont plus de risques de déborder et de mener à des discussions sans but. Adoptez comme règle de ne planifier aucune réunion sans ordre du jour. Partagez les ordres du jour au moins 24 à 48 heures à l’avance afin que les participants puissent se préparer.

Pour faire en sorte que les réunions débouchent sur des actions, résumez les décisions clés et attribuez des tâches à la fin de chaque réunion. Sinon, les participants pourraient partir sans savoir clairement ce qu’ils sont censés faire avant la prochaine réunion.

Suivez la fréquence à laquelle vos réunions commencent et se terminent à l’heure pour comprendre où vous perdez des minutes ou des heures chaque semaine de travail. Faites-le aussi pour chaque point individuel de l’ordre du jour. Des informations fondées sur les données aident à identifier les tendances et les opportunités d’amélioration.

Les assistants de réunion alimentés par l’IA peuvent améliorer considérablement la productivité des réunions en automatisant la prise de notes, en capturant les points d’action et en fournissant des transcriptions consultables. Cela permet aux participants de se concentrer sur la conversation plutôt que sur la documentation.