Avant la réunion : préparez-vous pour réussir
1. Remettez en question la nécessité de la réunion
Avant de planifier une réunion, demandez-vous : cet objectif peut-il être atteint par un e-mail, un message Slack ou une brève conversation ? Si oui, supprimez complètement la réunion.
Utilisez le test de nécessité de réunion :
- Cela nécessite-t-il une discussion ou un retour en temps réel ?
- Y a-t-il des décisions qui nécessitent la présence de plusieurs parties prenantes ?
- La communication asynchrone prendrait-elle plus de temps qu’une réunion rapide ?
2. Formulez les ordres du jour sous forme de questions, pas de sujets
Selon Steven Rogelberg, professeur émérite à l’Université de Caroline du Nord à Charlotte et auteur de deux livres sur la science des réunions : au lieu de formuler vos ordres du jour comme des sujets à discuter, formulez-les comme des questions auxquelles il faut répondre.
Au lieu de :
- Stratégie marketing T3
- Mises à jour budgétaires
- Expansion de l'équipe
- Quels canaux devrions-nous privilégier au troisième trimestre ?
- Où pouvons-nous réduire le budget de 15 % ?
- Devons-nous embaucher 2 designers ou 1 senior ?
3. Envoyez les documents 24 à 48 heures à l’avance
Un ordre du jour bien conçu fixe des attentes, oblige l’organisateur à clarifier l’objectif de la réunion et permet aux participants de se préparer. Distribuer ce plan 24 à 48 heures à l’avance garantit que tout le monde arrive aligné et prêt à contribuer.
Liste de contrôle pré-réunion :
- Objectif de réunion clair et résultats souhaités
- Ordre du jour avec répartition du temps pour chaque point
- Documents de lecture obligatoires
- Questions spécifiques que les participants devraient envisager
4. Appliquez la règle des deux pizzas
Plus il y a de personnes qui assistent, plus la chute de productivité est importante. La règle des deux pizzas (popularisée par Amazon) stipule que si vous ne pouvez pas nourrir tout le monde avec deux pizzas, la réunion est trop grande.
Soyez sélectif et n’invitez que les personnes ayant un rôle spécifique. Assurez-vous que les principaux décideurs puissent participer, mais éliminez les observateurs non essentiels.
Pendant la réunion : maximisez chaque minute
5. Gardez les réunions courtes (30 minutes max)
Une étude de l’Université de Caroline du Nord a révélé que les réunions de 30 minutes sont la durée idéale pour couvrir les informations importantes sans perdre l’auditoire. Les réunions longues font souvent perdre l’attention des participants et leur efficacité au fil du temps.
Astuce de pro : définissez par défaut 25 minutes
Programmer des réunions de 25 minutes au lieu de 30 crée un temps tampon naturel entre les réunions et impose des discussions plus ciblées.
6. Utilisez le time boxing
Le time boxing offre une solution structurée en attribuant des créneaux horaires spécifiques à chaque point de l’ordre du jour. Cette technique consiste à définir une durée fixe pour chaque activité, garantissant que les discussions restent concises et que la réunion progresse efficacement.
Ouverture
5 min
Contexte et objectifs
Discussion
20 min
Sujets principaux
Clôture
5 min
Actions et prochaines étapes
7. Utilisez le démarrage silencieux / la pré-lecture
Le Silent Start consiste à consacrer les 5 à 10 premières minutes à une lecture silencieuse des documents pertinents. Cela garantit que tout le monde commence la discussion avec le même niveau de connaissance de base, ce qui favorise une conversation ciblée et une utilisation efficace du temps.
Cette technique est particulièrement efficace pour les sujets complexes et aide les membres introvertis de l'équipe à contribuer de manière égale.
8. Protégez le temps de travail en profondeur
Le PDG d’Instagram, Adam Mosseri, a récemment demandé aux employés de refuser les réunions qui tombent pendant leurs plages de concentration et d’annuler toutes les réunions récurrentes tous les six mois, pour ne réintégrer ensuite que celles qui sont nécessaires.
Les conseils de Cal Newport :
Bloquez des plages de travail en profondeur sur votre calendrier comme s’il s’agissait de réunions, car trop de réunions signifient que vous n’avez plus de périodes suffisamment longues et ininterrompues pour avancer sur un travail important.
Après la réunion : assurer le suivi
9. Terminez par des actions claires
Les réunions productives se terminent par des éléments d’action clairement définis – chaque tâche étant attribuée à une personne précise avec une date limite. Sans cela, les décisions prises en réunion se perdent souvent.
Après une réunion de développement produit, attribuez : Sarah pour rédiger la spécification du produit d’ici vendredi. Mike pour étudier les prix des concurrents d’ici mercredi. L’équipe pour examiner la proposition lors de la prochaine réunion.
10. Envoyez des résumés sous 24 heures
Envoyez les comptes rendus de réunion et les points d’action dans les 24 heures, sinon les taux de réalisation chutent de 67 %. Utilisez AI transcription tools pour automatiser cela et garantir la cohérence.
Modèle de résumé :
- Décisions clés prises
- Actions à réaliser avec responsables et échéances
- Sujets pour le suivi
- Date de la prochaine réunion (le cas échéant)
11. Recueillir régulièrement des retours
Recueillir des retours de manière systématique est essentiel pour améliorer la productivité des réunions. En sollicitant des avis sur l’efficacité des réunions, vous pouvez identifier des opportunités d’amélioration et garantir que les réunions suivantes produisent de meilleurs résultats.
Questions de retour rapide :
- Cette réunion a-t-elle été une bonne utilisation de votre temps ? (1-5)
- Qu’est-ce qui rendrait nos réunions plus efficaces ?
- Est-ce que cela aurait dû être un e-mail à la place ?
Outils d'IA pour améliorer la productivité des réunions
Les outils d’IA modernes peuvent automatiser bon nombre de ces meilleures pratiques, vous faisant gagner du temps et garantissant que rien ne passe entre les mailles du filet.
Transcription automatique
Ne manquez jamais les points importants grâce à la transcription de réunion en temps réel et à l’identification des intervenants.
Explore Otter.aiRésumés de réunions par IA
Obtenez des résumés instantanés avec les points clés, les décisions et les actions à entreprendre extraits automatiquement.
Explore Fireflies.aiSuivi des éléments d’action
Extraire et attribuer automatiquement des actions avec des dates limites aux membres de l’équipe.
Découvrez Sembly AIAnalytique de réunion
Suivez le temps de parole, les niveaux d’engagement et l’efficacité des réunions au fil du temps.
Explore Read AIVous ne savez pas quel outil est fait pour vous ?
Répondez à notre quiz rapide pour obtenir des recommandations personnalisées en fonction de vos besoins de réunion, de la taille de votre équipe et de votre budget.
Fais le QuizErreurs fréquentes à éviter lors des réunions
Erreurs qui tuent la productivité
- XAucun ordre du jour ni objectif clair
- XInviter trop de personnes
- XCommencer en retard ou dépasser le temps imparti
- XLaisser une personne dominer la discussion
- XAucun suivi sur les éléments d’action
- XRéunions récurrentes qui ne servent à rien
Que faire à la place
- VEnvoyer l’ordre du jour avec les questions à traiter
- VApplique la règle des deux pizzas
- VUtilisez la technique du timeboxing et terminez 5 minutes plus tôt
- VUtilisez le tour de table ou le brainstorming silencieux
- VEnvoyez des résumés sous 24 heures
- VAuditer les réunions récurrentes chaque trimestre
Modèles de réunion prêts à l’emploi
Modèle de réunion de décision
Réunion : [Sujet de décision]
Durée : 30 minutes | Participants : Décideur + parties prenantes clés
- Mise en contexte (5 min) - Pourquoi nous devons décider cela maintenant
- Revue des options (10 min) - Présenter 2 à 3 options avec avantages/inconvénients
- Discussion (10 min) - Répondre aux préoccupations et aux questions
- Décision (5 min) - Prendre la décision et attribuer les prochaines étapes
Modèle de réunion hebdomadaire d'équipe
Réunion : Synchronisation hebdomadaire de l’équipe
Durée : 15 minutes | Participants : Équipe principale uniquement
- Résultats rapides (3 min) - Qu’avons-nous accompli ?
- Freins (5 min) - Qu’est-ce qui empêche d’avancer ?
- Concentration (5 min) - Quelle est la priorité cette semaine ?
- Aide requise (2 min) - Des demandes ou dépendances ?
Modèle de séance de brainstorming
Réunion : [Problème/Opportunité]
Durée : 45 minutes | Participants : 5 à 7 points de vue divers
- Définition du problème (5 min) - Que résolvons-nous exactement ?
- Idéation silencieuse (10 min) - Tout le monde note des idées individuellement
- Tour de partage (15 min) - Chaque personne partage ses 3 meilleures idées
- Regroupement et élaboration (10 min) - Combiner des idées similaires
- Priorisation (5 min) - Vote par points sur les meilleures idées
Votre plan de mise en œuvre sur 7 jours
Jour 1-2 : Auditer les réunions actuelles
Dresse la liste de toutes les réunions récurrentes. Pour chacune, demande : Est-ce nécessaire ? Qui doit vraiment y assister ? Quelle est la décision ou le résultat attendu ?
Jour 3-4 : Mettre en œuvre de nouveaux formats
Passer à des ordres du jour basés sur des questions. Définir la durée par défaut des réunions à 25 minutes. Créer un modèle pour les supports pré-réunion.
Jour 5 : Configurez les outils d’IA
Choisir et configurer un assistant de réunion IA pour la transcription automatique et le suivi des actions à entreprendre.
Jour 6-7 : Mettre en place une boucle de rétroaction
Créez un court sondage pour les retours après la réunion. Planifiez un examen mensuel de l’efficacité des réunions.