Is It Legal to Record a Conversation?

Is it legal to record a conversation? The short answer is a classic lawyer response: it depends. The legality of hitting that record button all comes down to where you are, who you're talking to, and a crucial legal concept called 'consent.'

Comprendre les deux mondes du consentement à l’enregistrement

Pensez aux lois sur l’enregistrement comme à une règle sociale. Parfois, une seule personne dans un groupe peut prendre une décision pour tout le monde, mais d’autres fois, vous avez besoin d’un vote à l’unanimité. C’est la différence fondamentale entre les deux principaux cadres juridiques qui régissent l’enregistrement des conversations.

Comprendre ces deux modèles est la première étape pour rester conforme, que vous transcriviez un appel client, enregistriez un brainstorming d’équipe ou documentiez un entretien important.

Consentement unilatéral : l’approche la plus simple

The most widespread rule, especially in the United States, is one-party consent. It's pretty straightforward: as long as you are part of the conversation, you can legally record it without telling anyone else.

In this scenario, you are the "one party" giving consent. This is the law in 38 U.S. states and the District of Columbia, making it easy for people and businesses to keep records for accuracy, training, or just to remember what was said.

Consentement des deux parties : la norme la plus stricte

The other side of the coin is two-party consent, often called "all-party consent." This is the more buttoned-up, cautious approach. In places with these laws, you need to get explicit permission from every single person on the line before you can start recording.

And they mean everyone. If you’re on a video call with 10 people, you need consent from all 10 of them. This standard puts individual privacy first, making sure nobody is recorded without knowing and agreeing to it. It’s the law in states like California, Florida, and Illinois, and it’s a core principle behind international privacy rules like Europe’s GDPR.

Pour que ce soit parfaitement clair, voici un rapide aperçu de la façon dont ces deux modèles se comparent.

Consentement unilatéral vs consentement bilatéral en un coup d’œil

Comprendre quelle règle s’applique est le nerf de la guerre, surtout lorsque votre équipe est dispersée.

C’est non négociable pour les entreprises en télétravail. Une simple réunion d’équipe peut facilement traverser plusieurs juridictions, ce qui fait d’une politique claire et prudente votre meilleure défense. Nous verrons comment élaborer ces politiques et à quoi elles ressemblent dans le monde réel.

États à consentement unilatéral versus États à consentement bipartite

In the United States, figuring out if it's legal to record a conversation isn't a simple yes or no. The country is a patchwork of state laws, creating two very different legal environments. Your first step toward compliance is knowing which set of rules you're playing by.

This legal split has its roots in The Omnibus Crime Control and Safe Streets Act of 1968, which set the federal ground rules for wiretapping. This act established a baseline requirement of one-party consent, which most states adopted. As of 2023, 38 out of 50 U.S. states and the District of Columbia follow this model, making it the most common standard. You can dig deeper into the history of call recording laws on Klenty.com.

Cela laisse tout de même une douzaine d’États qui imposent aux entreprises des exigences bien plus strictes.

Comprendre le consentement à une partie

Most states follow what's known as the one-party consent rule. You can think of this as the "participant's privilege." If you are an active part of a conversation, you have the right to record it. You don't need to tell anyone else on the call or get their permission.

Vous êtes « l’une des parties » donnant son consentement.

C’est la loi dans des États comme le Texas, New York, l’Ohio et l’Arizona. Pour les entreprises, cela simplifie un peu les choses. Une équipe de service client peut enregistrer des appels à des fins de formation, ou une équipe interne peut enregistrer une réunion pour prendre des notes, tant qu’au moins un employé sur l’appel sait qu’elle est enregistrée.

Par exemple, un commercial en Géorgie (un État à consentement unilatéral) peut légalement enregistrer un appel de découverte avec un prospect sans jamais le mentionner.

Le monde plus strict du consentement à deux parties

On the other end of the spectrum are the two-party consent states. A better name for them is "all-party consent" states, because they put every individual's privacy first. In these places, you must get clear permission from every single person on a call before you hit record.

Cette règle s’applique aussi bien à un appel en tête-à-tête qu’à une visioconférence à 20 personnes. Des États comme la Californie, la Floride, l’Illinois et la Pennsylvanie appliquent cette norme plus stricte. Si vous n’obtenez pas l’accord de tout le monde, vous pourriez avoir de sérieux ennuis, allant de poursuites civiles à des accusations criminelles.

Ce qui se passe lorsque les frontières entre États sont franchies

C’est là que les choses se compliquent, surtout pour les équipes à distance et les entreprises nationales. Que se passe-t-il lorsque votre employé au Texas, un État à consentement unilatéral, appelle un client en Californie, un État à consentement bilatéral ? Quelle loi l’emporte ?

Les tribunaux ont tranché différemment sur cette question, il n’existe donc pas de réponse unique et définitive. En raison de cette ambiguïté, la seule approche raisonnable est de toujours suivre la loi la plus stricte qui s’applique à l’une quelconque des personnes participant à la conversation.

Voici la répartition :

Jouer la carte de la prudence est le seul moyen de minimiser votre risque juridique. Alors qu’un appel de support routinier peut sembler anodin, une négociation sensible enregistrée sans consentement approprié peut se transformer en une énorme responsabilité.

Annoncer simplement que l’appel est enregistré et attendre que tout le monde l’accepte est votre meilleure protection en matière de conformité. La stratégie la plus infaillible consiste à faire du consentement de toutes les parties votre politique d’entreprise par défaut pour chaque enregistrement, où que se trouvent les participants. C’est la meilleure façon de protéger votre organisation et de renforcer la confiance avec vos clients et partenaires.

Lois mondiales sur l’enregistrement : que se passe-t-il lorsque votre équipe franchit les frontières ?

Lorsque les membres de votre équipe, vos clients ou vos partenaires sont dispersés aux quatre coins du globe, la question de savoir si vous pouvez légalement enregistrer une conversation devient rapidement complexe. Vous ne vous référez plus seulement aux lois de votre État. Franchir les frontières internationales signifie entrer dans un monde où les attentes en matière de vie privée sont différentes et les règles bien plus strictes. Un modèle de consentement parfaitement acceptable dans un pays peut vous placer dans une sérieuse situation juridique dans un autre.

Pour toute entreprise ayant une présence internationale, une approche uniforme de l’enregistrement ne suffira tout simplement pas. Chaque pays a son propre cadre juridique, et ignorer les règles peut entraîner de lourdes sanctions, en particulier dans les régions où la protection des données personnelles est primordiale.

RGPD européen : la référence absolue en matière de consentement

The most important international framework to get your head around is the European Union's General Data Protection Regulation (GDPR). This isn't just a set of loose guidelines; it's a powerful data privacy law that sets a very high bar for handling personal data—and yes, that includes voice recordings—for anyone in the EU.

Under GDPR, a recording is considered personal data, and you can't just collect it without a valid legal reason. For most business meetings, that reason is explicit, informed consent. This is a much tougher standard to meet than a quick, automated "This call is being recorded" message.

The GDPR, which came into force in May 2018, was a game-changer. Article 6 of the regulation makes it clear: call recording is only lawful if someone has given explicit consent for a specific, legitimate purpose. In countries like Germany and France, recording without consent isn't just a mistake; it's a criminal offense that can lead to fines and even prison time. You can dig into more of the specifics in this world recording laws overview.

Un rapide tour des principales régions du monde

Alors que l’UE fixe la barre la plus haute, d’autres grands pôles économiques ont leurs propres règles à suivre. Elles partagent souvent le même esprit que le RGPD, tout en ayant leurs particularités.

Royaume-Uni

After Brexit, the UK didn't throw out the rulebook. It adopted its own version, the UK GDPR, which basically mirrors the EU's regulations. That means the same high standards for explicit consent and transparency apply. If you have employees or customers in the UK, the approach is the same: get clear, informed consent before you hit record.

Canada

Canada's federal privacy law is the Personal Information Protection and Electronic Documents Act (PIPEDA). Much like GDPR, PIPEDA requires organizations to get meaningful consent to collect, use, and share personal information, which includes voice recordings.

Pour rester en conformité avec la LPRPDE, vous devez :

Allemagne : une étude de cas sur les règles strictes

Germany is famous for having some of the toughest privacy laws on the planet, even by the EU's strict standards. Recording a private conversation without everyone's permission isn't just a civil issue—it's a criminal offense under Section 201 of the German Criminal Code.

Cette loi est conçue pour protéger la « confidentialité de la parole » et s’accompagne de conséquences graves, notamment de lourdes amendes et de possibles peines de prison. Pour les entreprises, cela signifie qu’il n’y a absolument aucune marge d’erreur. Si au moins une personne sur un appel se trouve en Allemagne, vous devez absolument obtenir le consentement explicite de chaque participant. Sans exception.

Cette position stricte enseigne une leçon essentielle aux entreprises mondiales : ne supposez jamais que les lois de votre pays d’origine vous protégeront à l’étranger. Lorsque vous opérez à l’international, la stratégie la plus intelligente et la plus sûre consiste à adopter la norme la plus élevée — un consentement explicite de toutes les parties — comme politique par défaut pour chaque enregistrement. Cela ne vous évite pas seulement des problèmes juridiques ; cela renforce aussi la confiance en montrant à vos clients internationaux et à vos membres d’équipe que vous respectez leur vie privée.

Rester conforme avec des équipes à distance et des outils d’IA

The move to remote work has effectively turned every meeting into a potential international event. While this opens up a world of collaboration, it also makes recording compliance a real headache. When your team members and clients are scattered across different cities, states, or even countries, figuring out whether it's legal to record a conversation becomes a complex puzzle.

Vous ne pouvez plus vous contenter de simples règles de consentement à une ou deux parties. Le plus grand défi est le chevauchement des juridictions. Imaginez un seul appel vidéo avec des participants du Texas (un État à consentement d'une seule partie), de Californie (un État à consentement de toutes les parties), et quelqu'un qui se connecte depuis l'Allemagne (soumise au RGPD).

Dans ces réunions impliquant plusieurs juridictions, il n’existe qu’une seule voie sûre : vous devez suivre la loi la plus stricte du groupe.

Il ne s’agit pas seulement de vous protéger juridiquement ; il s’agit de construire la confiance. Une annonce claire et transparente témoigne de votre respect pour la vie privée de chacun et vous aide à éviter des problèmes juridiques compliqués par la suite.

Obtenir un consentement clair lors des réunions virtuelles

Obtenir l’autorisation lors d’une réunion virtuelle est en réalité assez simple si vous en faites une partie standard de votre processus. Là où les équipes rencontrent des problèmes, c’est lorsqu’elles commencent à faire des suppositions. La meilleure approche est une approche par paliers qui garantit que le consentement est à la fois éclairé et parfaitement clair.

Vous pouvez faire cela avec quelques méthodes combinées :

Lorsque vous utilisez les deux – une déclaration verbale claire et une icône visuelle persistante – vous créez une solide preuve de consentement qu’il est difficile de contester.

La montée des assistants de réunion IA et des outils de transcription

Ajoutez maintenant les assistants de réunion alimentés par l’IA dans l’équation. Ces outils sont fantastiques pour la productivité : ils peuvent rejoindre automatiquement les appels, enregistrer l’audio et générer des transcriptions et des résumés. Mais voilà le hic : ils ne sont pas exemptés des lois sur l’enregistrement.

D’un point de vue légal, un bot d’IA ne diffère en rien d’une personne qui appuie sur le bouton d’enregistrement. Les mêmes lois de consentement à une ou deux parties s’appliquent. La responsabilité du respect de ces règles repose entièrement sur les épaules de la personne qui a invité le bot à la réunion.

This is a critical detail many people miss. If you invite an AI assistant to a meeting with participants in a two-party consent state without getting permission from everyone, you're breaking the law. It’s a crucial point to understand if you’re thinking about how to have an AI listen and take notes during your meetings.

Heureusement, la plupart des outils de réunion IA réputés sont conçus dans une optique de conformité et incluent souvent des fonctionnalités pour vous aider à respecter vos obligations légales.

Ce diagramme de flux décompose le processus décisionnel de base pour déterminer si un enregistrement est légal. Remarquez que la première question porte toujours sur la vérification de la présence de participants dans des zones à forte réglementation comme l’UE.

As the chart shows, the presence of just one EU participant immediately escalates the consent requirement, highlighting why knowing your audience's location is so important. When you bring in tools to record or process conversations, knowing the capabilities of AI powered transcription services is a big part of staying compliant.

Pour utiliser ces outils légalement et de manière éthique, vous devriez :

En traitant votre assistant IA comme n’importe quel autre participant devant être présenté, vous pouvez tirer pleinement parti de ses avantages sans exposer votre organisation à un risque juridique.

Comment créer une politique d’enregistrement à toute épreuve

Connaître les lois est une chose, mais mettre ces connaissances en pratique est une tout autre affaire. Une politique d’enregistrement claire et complète est la meilleure alliée de votre entreprise : elle vous aide à éviter les problèmes juridiques et à instaurer une base de confiance avec toutes les personnes avec lesquelles vous interagissez.

Sans politique formelle, vous laissez essentiellement la conformité à l’appréciation de chaque employé. C’est la recette de l’incohérence et du risque. Une politique bien conçue, en revanche, normalise votre approche afin que chaque enregistrement, d’un appel de vente à une session de formation interne, soit géré correctement, à chaque fois.

Considérez ceci comme votre plan pour enregistrer des conversations de manière responsable.

H3 : Commencez par l’objectif et le périmètre

First things first: before you get into the nitty-gritty rules, you need to be crystal clear on why and what you’re recording. This simple step sets the stage for everything else and helps your team understand the logic behind the policy.

The purpose statement needs to spell out the legitimate business reasons for recording conversations. Don't just say something vague like "for business purposes." That won't cut it.

Next, the scope defines exactly which conversations fall under the policy. Does it cover all external calls? Only certain internal meetings? Video conferences but not audio-only calls? A precise scope eliminates confusion and ensures everyone applies the rules consistently.

H3 : Définir des procédures de consentement claires

This is the most critical part of your entire policy. Your rules for getting consent have to be foolproof and easy for anyone to follow. Since your team is likely talking to people all over the world, the safest and smartest move is to make all-party consent your default standard.