Les mauvaises ordres du jour de réunion entraînent une perte de temps, des participants confus et aucun résultat concret. Un ordre du jour de réunion bien rédigé transforme des discussions chaotiques en séances ciblées et productives qui génèrent de vrais résultats. Ce guide complet vous montre exactement comment rédiger des ordres du jour de réunion qui maintiennent tout le monde engagé et sur la bonne voie.

Personne rédigeant un ordre du jour de réunion structuré avec des documents de planification

Qu’est-ce qui rend un ordre du jour de réunion efficace ?

Un ordre du jour de réunion efficace est une feuille de route qui guide les participants à travers une discussion structurée vers des résultats précis. Il définit des attentes claires, alloue le temps de manière appropriée et garantit que chaque participant connaît son rôle et ses exigences de préparation.

Éléments essentiels de tout ordre du jour de réunion

Objectif de réunion clair et résultats souhaités
Allocations de temps spécifiques pour chaque sujet
Noms des participants et leurs rôles
Exigences de préparation avant la réunion
Section éléments d’action et prochaines étapes
Documents et ressources à l’appui

Guide étape par étape pour rédiger des ordres du jour de réunion

Étape 1 : Définissez l’objectif de votre réunion

Commencez par expliquer clairement pourquoi cette réunion est nécessaire et ce que vous voulez accomplir. Demandez-vous :

Quelle décision spécifique doit être prise ?
Quelles informations doivent être partagées ou recueillies ?
Quel problème résolvons-nous ?
Cela pourrait-il être traité par e-mail à la place ?

Exemple : Au lieu de « Discuter de la stratégie du T1 », écrivez « Finaliser l’allocation du budget marketing du T1 et approuver trois campagnes prioritaires. »

Étape 2 : Identifier les participants clés

N'invitez que les personnes qui sont essentielles à l'objectif de la réunion. Pour chaque participant, précisez :

Leur rôle spécifique dans la discussion
Les contributions ou l’expertise qu’ils apportent
Les décisions qu’ils ont le pouvoir de prendre
Qu’ils aient besoin de l’intégralité de la réunion ou de segments spécifiques

Étape 3 : Structurez les sujets de votre ordre du jour

Organisez les sujets dans un enchaînement logique qui mène à votre objectif de réunion :

Ouverture (5 à 10 minutes) :

Bienvenue et brèves présentations si nécessaire
Passer en revue l’ordre du jour et les attentes en matière de temps
Résultats rapides ou mises à jour positives

Contenu principal (60-70 % de la réunion) :

Les sujets les plus importants en premier lorsque l’énergie est au maximum
Regroupez les sujets connexes ensemble
Présentez les informations avant de demander des décisions

Clôture (10-15 minutes)

Résume les décisions et les prochaines étapes
Attribuer des tâches à des responsables avec des échéances
Planifiez des réunions de suivi si nécessaire

Étape 4 : Allouer le temps de manière réaliste

La plupart des points à l’ordre du jour prennent plus de temps que prévu. Utilisez ces lignes directrices pour la répartition du temps :

Partage d’informations : 5 à 10 minutes par sujet
Points de discussion : 15 à 25 minutes par sujet
Prise de décision : 10 à 20 minutes par décision
Brainstorming : 20 à 30 minutes par session
Temps tampon : 10 à 15 % de la durée totale de la réunion

Modèles d'ordre du jour de réunion par type

Ordre du jour hebdomadaire de la réunion d'équipe

Objectif : Aligner l'équipe sur les priorités, partager les mises à jour, lever les blocages

Durée : 30 à 45 minutes

Gains rapides et annonces d’équipe (5 min)
Mises à jour de l'état du projet - tour de table (15 min)
Discussion sur les blocages et les défis (10 min)
Priorités de la semaine à venir (10 min)
Points d’action et prochaines étapes (5 min)

Ordre du jour de la réunion de lancement de projet

Objectif : Aligner les parties prenantes sur les objectifs, le périmètre, le calendrier et les rôles du projet

Durée : 60 à 90 minutes

Présentations et clarification des rôles (10 min)
Aperçu du projet et objectifs commerciaux (15 min)
Définition du périmètre et livrables (20 min)
Revue de la chronologie et des jalons (15 min)
Affectation des ressources et budget (10 min)
Plan de communication et prochaines étapes (10 min)

Ordre du jour de réunion en tête-à-tête

Objectif : développement de carrière, retour d’expérience, mises à jour de projet et création de relations

Durée : 30 à 45 minutes

Comment allez-vous personnellement et professionnellement ? (5 min)
Mises à jour et défis du projet actuel (10 min)
Échange de feedback (dans les deux sens) (15 min)
Discussion sur le développement de carrière et les objectifs (10 min)
Support nécessaire et points d’action (5 min)

Ordre du jour de la réunion de prise de décision

Objectif : Prendre des décisions spécifiques avec des options et des critères clairs

Durée : 45 à 60 minutes

Contexte et historique de la décision (10 min)
Présentation des options avec avantages/inconvénients (20 min)
Discussion des critères et pondération (10 min)
Discussion de groupe et préoccupations (10 min)
Décision finale et plan de mise en œuvre (10 min)

Techniques avancées de rédaction d’agendas

Utilise un langage orienté vers l’action

Remplace les sujets vagues par des verbes d’action spécifiques :

Au lieu de « Website redesign », écrivez « Approve website redesign wireframes »
Au lieu de « Budget discussion », écrivez « Décider de l’allocation du budget marketing du T2 »
Au lieu de « Mises à jour de l’équipe », écrivez « Passer en revue l’avancement du sprint et identifier les obstacles »

Inclure des questions de discussion

Pour chaque point à l’ordre du jour, incluez 2 à 3 questions directrices pour orienter la discussion :

Quel résultat spécifique avons-nous besoin d’obtenir sur ce sujet ?
De quelles informations avons-nous besoin pour prendre cette décision ?
Qui doit être impliqué dans la mise en œuvre de la solution ?

Ajouter la préparation avant la réunion

Précisez ce que les participants doivent faire avant la réunion :

Documents à examiner avec des sections spécifiques mises en évidence
Données à recueillir ou questions à préparer
Parties prenantes à consulter pour obtenir des contributions

How to Write a Meeting Agenda That Actually Works (2025 Guide)