Vous êtes-vous déjà retrouvé dans une réunion qui donnait l’impression de vous faire complètement perdre votre temps ? Une mauvaise préparation en est généralement la cause. Un ordre du jour bien conçu est votre feuille de route pour des discussions productives qui aboutissent réellement à quelque chose. Voici tout ce que vous devez savoir pour créer des ordres du jour qui permettent aux réunions de rester ciblées, efficaces et utiles pour toutes les personnes impliquées.

Salle de réunion professionnelle avec un ordre du jour sur un tableau blanc montrant une collaboration organisée

Ce qui fait un excellent ordre du jour de réunion

Un ordre du jour de réunion efficace sert à la fois d’outil de planification et de moyen de communication. Il fixe les attentes, répartit le temps efficacement et garantit que tous les sujets nécessaires sont abordés. Les meilleurs ordres du jour partagent ces caractéristiques :

Objectifs clairs et résultats souhaités
Allocations de temps réalistes pour chaque sujet
Intervenants ou animateurs de discussion assignés
Exigences de travail préalable ou de préparation
Section des éléments d’action et des prochaines étapes

Composants essentiels de chaque ordre du jour

Informations d’en-tête de la réunion

Titre et objectif de la réunion
Date, heure et durée
Lieu (ou lien de visioconférence)
Liste des participants et leurs rôles
Coordonnées de l’organisateur de la réunion

Section d’ouverture (5 à 10 minutes)

Bienvenue et présentations si nécessaire
Revue de l’ordre du jour et des objectifs
Règles de base ou normes de réunion
Révision du compte rendu de la réunion précédente

Sujets principaux de discussion

Chaque point de l’ordre du jour doit inclure :

Titre du sujet et brève description
Allocation du temps (soyez réaliste !)
Animateur de discussion ou présentateur
Résultat attendu (décision, discussion, information)
Préparation ou matériel requis

Section de clôture (5-10 minutes)

Résumé des décisions prises
Points d’action avec responsables et échéances
Prochaine date de réunion et sujets
Questions ouvertes ou points en suspens

Processus de création d’un ordre du jour étape par étape

Étape 1 : Définir l’objectif et les objectifs de la réunion

Commencez par vous demander :

De quels résultats spécifiques avons-nous besoin ?
Quelles décisions doivent être prises ?
Quelles informations doivent être partagées ?
Cela pourrait-il être géré par e-mail à la place ?

Si vous ne pouvez pas expliquer clairement pourquoi la réunion est nécessaire, envisagez de l’annuler.

Étape 2 : Identifier les principaux sujets et priorités

Brainstormez tous les sujets de discussion potentiels, puis établissez des priorités de manière impitoyable :

Haute priorité : Doit être abordé lors de cette réunion
Priorité moyenne : important mais peut attendre
Priorité basse : Sympa à discuter si le temps le permet

Concentrez-vous d’abord sur les éléments à haute priorité. Gardez les sujets de faible priorité pour la fin ou reportez-les à de futures réunions.

Étape 3 : Estimer les délais nécessaires

Soyez réaliste quant aux allocations de temps :

Partage d’informations : 2 à 5 minutes par sujet
Points de discussion : 10 à 20 minutes
Prise de décision : 15 à 30 minutes
Résolution de problèmes complexes : 30 à 60 minutes

Ajoutez du temps tampon entre les sujets et terminez toujours 5 à 10 minutes plus tôt afin de respecter l’emploi du temps de chacun.

Étape 4 : Attribuer les rôles et responsabilités

Animateur de réunion (maintient la discussion sur la bonne voie)
Chronométreur (surveille le respect des horaires de l’ordre du jour)
Priseur de notes (capture les décisions clés et les points d’action)
Animateurs de sujets (mènent des discussions spécifiques)

Étape 5 : Ajouter des informations complémentaires

Documents ou supports à lire avant la séance
Contexte de base pour les sujets complexes
Questions à considérer avant la réunion
Données ou rapports pertinents

Modèles d’ordre du jour de réunion par type

Ordre du jour de la réunion d’équipe hebdomadaire

Durée : 30 à 45 minutes

Point de situation et mises à jour (10 minutes)
Progrès sur les projets clés (15 minutes)
Freins et défis (10 minutes)
Priorités à venir (5 minutes)
Points d'action et prochaines étapes (5 minutes)

How to Write a Meeting Agenda: Complete Guide with Templates