How to Take Better Meeting Notes

Taking great notes isn't about writing everything down. It’s a three-part skill: prepare before the meeting, capture the important stuff during it, and organize everything so it’s actually useful afterward. Once you stop trying to transcribe every word and start using this approach, your notes will go from a messy record to a real tool that creates clarity and keeps everyone accountable.

Pourquoi vos notes de réunion ne fonctionnent pas

Admettons-le : la plupart des comptes rendus de réunion sont un désordre total. On est tous passés par là : vous sortez d’une réunion avec des pages de notes prises frénétiquement, mais vous repartez sans vraiment savoir quoi faire ensuite. Cela arrive généralement parce que nous tombons dans le piège de simplement consigner ce qui est dit au lieu d’écouter activement ce qui compte vraiment.

Le problème, ce n’est pas que vous n’écriviez pas assez ; c’est que vous ne captez pas les bonnes informations. Essayer de consigner toute la conversation mot pour mot est un moyen sûr de vous épuiser, et cela vous laisse avec un mur de texte impossible à exploiter plus tard. Plus important encore, cela détourne votre attention de l’écoute et de votre participation à la discussion elle-même.

De sténographe judiciaire à stratège

Pour vraiment élever votre prise de notes au niveau supérieur, vous avez besoin d’un changement de mentalité. Votre rôle n’est pas de documenter la conversation, mais d’en extraire les informations actionnables. Pensez aux résultats. Des études ont montré que les réunions improductives sont un énorme casse-tête pour les dirigeants, et c’est presque toujours parce qu’il n’y avait ni objectif clair ni suivi. Vos notes sont ce qui relie la discussion à une action concrète.

Alors, sur quoi devriez-vous vous concentrer ? Cela se résume à quelques éléments clés :

Ce cadre simple vous aide à saisir l’essentiel pour aller de l’avant.

Les trois piliers de la prise de notes exploitable

Pour rendre cela encore plus clair, j’ai décomposé cette approche stratégique en trois phases distinctes. Chaque phase a un objectif spécifique qui s’appuie sur le précédent, transformant une simple tâche en un processus puissant.

En maîtrisant ces trois piliers, vous vous assurez que le temps passé en réunion se traduit directement par des progrès.

Préparez le terrain avant le début de la réunion

Believe it or not, the secret to great meeting notes has almost nothing to do with what happens during the meeting. It’s all about what you do in the few minutes beforehand.

Arriver à une réunion sans préparation, c’est comme essayer de cuisiner une nouvelle recette sans jeter un œil aux ingrédients au préalable. Vous obtiendrez peut-être quelque chose de comestible, mais le processus sera chaotique et stressant. Le vrai travail se fait avant que la pression ne monte.

So, what’s the biggest culprit behind unproductive meetings? A lack of a clear agenda. It’s a shockingly common problem. Research shows that only 37% of meetings come with an agenda, and 61% of C-suite execs point to that as the main reason meetings go off the rails. You can dig into more meeting productivity statistics to see just how deep this issue runs. When you do get an agenda, use it.

Figure Out What

Avant de rejoindre l'appel ou d’entrer dans la salle, prenez cinq minutes. Regardez l’ordre du jour et posez-vous une question simple : « Qu’ai-je personnellement besoin de retirer de cette conversation ? »

Votre réponse sera différente de celle de tous les autres. Vous avez peut-être besoin d’une décision finale sur un projet en panne. Peut-être avez-vous besoin d’une spécification technique clarifiée, ou vous avez simplement besoin de savoir qui est responsable de la prochaine étape et pour quand.

Écrire ces objectifs personnels revient à donner une feuille de triche à votre cerveau. Cela vous prépare à vous concentrer sur les informations qui comptent réellement pour vous. Cette petite habitude actionne un interrupteur et vous transforme d’un auditeur passif en un participant actif en mission.

Voici une façon rapide de structurer vos idées :

This isn't about creating more work; it's about making the meeting work for you. You stop just reacting to the conversation and start steering it toward what you need.

Préparez votre espace de prise de notes

Never, ever start with a blank page. Whether you're using a tool like Notion or a classic paper notebook, set up a simple template before the meeting starts. This little bit of structure saves you from the frantic scramble of trying to organize your thoughts while three people are talking at once.

Votre modèle n’a pas besoin d’être sophistiqué. Créer simplement quelques espaces dédiés à l’avance fait toute la différence.

Essayez d’inclure ces sections de base :

Avec une trame déjà préparée, vous entrez dans la réunion en vous sentant calme et maître de la situation. Vous n’êtes plus seulement un scribe qui essaie de suivre — vous êtes un stratège, prêt à capturer l’essentiel dès la toute première minute.

Capturer ce qui compte vraiment pendant la réunion

Très bien, la réunion bat son plein et les idées fusent. C’est précisément à ce moment-là que la plupart des gens se plantent. Ils essaient de se comporter comme des sténographes, griffonnant frénétiquement chaque mot. C’est la recette idéale pour l’épuisement, et pour être honnête, ce n’est pas très utile. Votre rôle n’est pas de créer une retranscription parfaite, mais de servir de filtre, en extrayant l’or de la conversation.

Pour bien faire cela, vous devez entraîner votre oreille à repérer des phrases déclencheuses spécifiques. Considérez-les comme des panneaux qui crient : « Hé, c’est important — note ça ! » Lorsque vous vous concentrez sur ces indices, vos notes deviennent moins une question de quantité et davantage une question de qualité.

Écouter pour l’action et la prise de responsabilité

The most critical information in any meeting is about what happens next. So, instead of getting lost in the weeds of the general discussion, laser-focus on commitments. You're hunting for moments when a decision is made or a task is handed out.

Voici le genre de phrases qui devraient vous faire tendre l’oreille :

When you hear one of these, your only job is to capture the "who, what, and when" with absolute clarity. A vague note like "talked about marketing budget" is useless. A great note is "Sarah to send the final Q3 budget proposal to the team by Wednesday." One is noise; the other is an instruction.

Ce type d’approche structurée, avec des symboles clairs et une organisation nette, permet de s’assurer que rien d’important ne soit relégué au second plan.

Trouvez une méthode de prise de notes qui vous convient

Le cerveau de chacun est câblé différemment, donc ce qui fonctionne pour votre collègue ne fonctionnera pas forcément pour vous. L’essentiel est de trouver un système qui vous permette de capturer l’information rapidement sans perdre le fil de la conversation.

Voici un bref aperçu de quelques méthodes populaires pour voir laquelle pourrait vous convenir.

Comparaison des méthodes de prise de notes

Expérimente avec celles-ci et vois ce qui te semble naturel. Tu pourrais même finir par créer un système hybride qui t’est propre. L’objectif, c’est la clarté et la rapidité, pas le respect d’une formule rigide.

Développez votre propre sténographie

Soyons honnêtes, les conversations vont vite. Essayer de tout suivre en écrivant chaque mot en toutes lettres est une bataille perdue d’avance. C’est là qu’un système de sténographie personnel devient votre arme secrète. Vous n’avez pas besoin d’apprendre une langue entièrement nouvelle : quelques symboles cohérents suffiront.

Rends-la intuitive et personnelle. Par exemple :

Using simple shortcuts like these helps you keep pace with the discussion, so you can stay engaged instead of having your head buried in your notebook. And staying engaged is crucial. Research shows that 52% of employees lose focus within the first 30 minutes of a meeting. According to meeting engagement statistics from Flowtrace, effective note-taking is one of the best ways to stay locked in.

Lorsque vous combinez l’écoute active avec un système de sténographie simple, vous changez complètement la donne. Vous sortirez de chaque réunion avec un compte rendu clair et concis de ce qui a été décidé, qui fait quoi et pour quand c’est prévu.

Transformer vos notes brutes en actions concrètes

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La réunion est terminée, mais votre travail ne l’est pas. En ce moment, vous avez probablement un carnet rempli de gribouillis, d’abréviations et de pensées incomplètes. Ce n’est que le point de départ. La partie la plus importante pour prendre de meilleures notes se déroule juste après que vous cliquez sur « Quitter la réunion » : transformer cette matière brute en un plan clair.

Don't let your notes get cold. All the context and nuance of the conversation are fresh in your mind for only a short window of time. I always make it a rule to process my notes within 15-20 minutes of the meeting ending. If I wait until the end of the day, I'm almost guaranteed to misinterpret my own shorthand or forget a crucial detail someone mentioned offhand.

Le processus rapide de révision et d’affinage

Bon, première chose à faire : nettoyer le bazar. Il ne s’agit pas de tout réécrire à partir de zéro. Il s’agit d’extraire les éléments précieux et de les rendre compréhensibles pour quelqu’un qui n’était pas dans la pièce (ce qui pourrait très bien être toi dans deux semaines).

Parcourez vos notes avec un seul objectif en tête : en extraire de la valeur. D’après mon expérience, une réunion productive ne produit réellement que deux choses qui comptent.

Une fois que vous avez cette version condensée, il est temps de partager cette clarté avec le reste de l’équipe. C’est ainsi que vous vous assurez que tout le monde est aligné et, tout aussi important, que vous créez une responsabilité publique.

Distribuer un simple suivi

You don't need to draft a formal, multi-page report. Honestly, no one will read it. A quick summary sent in an email or a shared Slack channel is almost always more effective. By doing this, you become the person who ensures things actually get done.

Garde le suivi incroyablement simple et facile à parcourir. Voici une structure que j’utilise depuis des années et qui fonctionne à merveille :

Par exemple, votre section des éléments d’action pourrait ressembler à ceci :

Ce rapide rituel d’après-réunion est ce qui transforme vos notes de simples rappels personnels en un outil puissant pour l’alignement et l’exécution au sein de l’équipe. C’est l’étape finale et cruciale pour prendre des notes qui génèrent réellement de l’action.

Erreurs courantes à éviter lors de la prise de notes

Même les preneurs de notes les plus assidus peuvent tomber dans quelques pièges. Repérer ces erreurs courantes est la première étape pour rendre vos notes vraiment utiles une fois la réunion terminée.

The biggest mistake I see people make is trying to act like a court stenographer. You can't—and shouldn't—write down every single word. When you're frantically typing or scribbling, you stop listening to understand and start listening just to transcribe. You'll capture the words but completely miss the meaning behind them.

Une autre erreur classique consiste à vouloir être trop malin avec ton système d’abréviations. Le symbole étrange que tu as inventé sur le moment peut te sembler génial sur le coup, mais il se transforme en gribouillis inutile quand tu ne te souviens plus de ce qu’il veut dire le lendemain. Reste simple et tiens-toi à un système que tu maîtrises.

Idées vagues vs actions concrètes

C’est souvent là que la véritable valeur d’une réunion se perd. Vos notes deviennent un amas de réflexions intéressantes et de points de brainstorming, mais il n’y a aucune clarté sur ce qui a réellement été décidé ni sur qui est censé faire quoi.

C’est la recette idéale pour des projets au point mort et des délais non respectés.

La solution est étonnamment simple : créez une séparation visuelle claire dans vos notes pour deux choses :